Mogelijk is uw systeem geconfigureerd om per e-mail meldingen te versturen naar gebruikers met openstaande toewijzingen. Afhankelijk van uw systeemconfiguratie ontvangt u mogelijk een e-mail elke keer dat een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart. Het kan ook zijn dat uw beheerder uw systeem heeft ingesteld om elke dag een samenvattings-e-mail te verzenden waarin al uw geopende toewijzingen staan vermeld.
In het onderwerp van een e-mail voor workflowoverzicht wordt aangegeven hoeveel items uw aandacht vereisen, en in de inhoud van de e-mail worden de geopende toewijzingen weergegeven per workflow, versie en stap.
Afhankelijk van de configuratie kunnen de volgende details worden opgenomen in de e-mail:
- Naam - Koppeling om de geselecteerde toewijzingsdetails in de toepassing te openen.
- Versie: de versie van de workflow.
- Stap: naam van de workflowstap waarmee de toewijzing is gestart.
- Nieuw: het aantal nieuwe toewijzingen. Nieuw wordt gedefinieerd als nieuw sinds de laatste samenvattings-e-mail is verzonden.
- Totaal: Het totale aantal openstaande toewijzingen voor de workflowstap. Het totale aantal omvat de nieuwe en bestaande toewijzingen.
- Alle workflowtoewijzingen weergeven - Koppeling naar het paneel Mijn toewijzingen op de startpagina van de toepassing waar alle geopende toewijzingen worden vermeld.
Er is altijd een lijst met uw openstaande toewijzingen beschikbaar in het paneel Mijn toewijzingen op de startpagina, ongeacht de e-mailconfiguratie voor de workflow op uw systeem.