In dit onderwerp wordt de configuratie van de workflowactiviteit voor e-mailmeldingen tijdens het bouwen van workflow beschreven. Zie E-mail voor het toewijzen van workflows verzenden voor meer informatie over het configureren van e-mails die aan gebruikers worden gezonden.
Bij het maken van een workflow hebt u de mogelijkheid om een activiteit E-mailmelding op te nemen. Met de activiteit E-mailmelding kunt u als onderdeel van uw workflow een e-mail naar een specifieke rol of gebruiker verzenden.
U krijgt toegang tot de pagina voor het bewerken van de workflow door te navigeren naar Configuratie > Workflows. Zie Workflows vaststellen voor meer informatie over het maken van een nieuwe workflow.
Terwijl u een workflow met een E-mailmelding-activiteit opbouwt, kunt u de e-mail als volgt aanpassen:
- De activiteit E-mailmelding selecteren
-
Klik in het informatiepaneel E-mailmelding op het tabblad Bewerken om het e-mailbericht te configureren.
Tip: Als het deelvenster E-mailmelding niet automatisch wordt geopend, selecteert u de activiteit E-mailmelding en klikt u op het pictogram Informatie in de rechterbovenhoek van het gebied waar de workflow wordt bewerkt.
- Typ een Naam voor de workflowstap, bijvoorbeeld 'E-mail-initiator'.
-
Selecteer een Type ontvanger om te bepalen aan wie de e-mail moet worden verzonden.
- Initiator - Hiermee wordt een e-mail verzonden naar de gebruiker die de workflowstap start.
- Verantwoordelijkheid - Hiermee wordt een e-mail verzonden naar alle gebruikers die aan een bepaalde rol zijn toegewezen. Als u deze optie selecteert, wordt er een veld Verantwoordelijkheid weergegeven waarmee u de naam van de verantwoordelijkheid kunt selecteren, bijvoorbeeld 'Data Steward' of 'Bedrijfseigenaar'
Klik op Een back-upverantwoordelijkheid toevoegen om een tweede verantwoordelijkheidstype te definiëren. In dat geval zoekt het systeem in eerste instantie naar gebruikers die aan de eerste verantwoordelijkheid zijn toegewezen. Als er aan die verantwoordelijkheid echter geen gebruikers zijn toegewezen, zoekt het systeem naar gebruikers die aan de tweede verantwoordelijkheid zijn toegewezen en verzendt het bericht per e-mail naar hen. Als er bijvoorbeeld geen Data Stewards zijn, stuurt u het formulier naar de bedrijfseigenaar.
- Specifieke gebruiker - Hiermee wordt een e-mail naar een of meer specifieke e-mailadressen verzonden. Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een veld Ontvanger weergegeven. Voer de e-mailadressen van elk individu of elke groep in waarnaar u de e-mail wilt sturen, bijvoorbeeld
user@example.comoffinanceteam@example.com. Als u meer dan één e-mailadres wilt invoeren, gebruikt u een puntkomma als scheidingsteken en zorgt u ervoor dat er geen spatie staat tussen de puntkomma en het volgende e-mailadres, bijvoorbeeldemail1@example.com;email2@example.com. - Volgers - Hiermee wordt een e-mail verzonden naar alle gebruikers die momenteel een asset volgen van het type waarop de workflow is gebaseerd. Het type ontvanger Volgers is alleen beschikbaar voor workflows van het type 'Item gewijzigd', 'Actie', 'Aanvraagcertificering' en 'Planning'.
- Groep - Hiermee wordt een e-mail verzonden naar alle gebruikers die momenteel lid zijn van de geselecteerde groep. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, wordt er een veld Ontvangergroep weergegeven waarmee u de groep kunt selecteren. De groep moet al in het systeem zijn opgenomen en alleen gebruikers die leden zijn van de groep tijdens het starten van de workflowactiviteit, zullen het formulier ontvangen.Opmerking: Als de groep een Active Directory-groep is, zullen alleen gebruikers die toegang hebben gehad tot Data360 Govern en dus automatisch aan de groep zijn toegevoegd de e-mail ontvangen.
-
Selecteer of deselecteer naar wens Verzenden naar standaardgebruikers wanneer er geen verantwoordelijkheid bestaat.
Hiermee wordt het systeem geïnstrueerd om de e-mail te verzenden naar de standaardontvanger(s) zoals gedefinieerd in de instellingen, als er bijvoorbeeld geen ontvangers met het gekozen verantwoordelijkheidstype bestaan. Deze instelling is alleen van toepassing op de specifieke e-mailactiviteit en geldt niet voor stappen waarbij een formulier moet worden ingevuld.
Deze optie is standaard geselecteerd. Als deze optie niet is geselecteerd, wordt de e-mail niet automatisch door een standaardontvanger ontvangen.
- Geef een onderwerp op voor de e-mail. Een e-mail naar een initiator kan bijvoorbeeld het onderwerp 'Uw aanvraag is ontvangen' hebben.
-
Stel de Hoofdtekst van de e-mail op.
U kunt een opmerking toevoegen over waarom de gebruiker een melding ontvangt. U kunt bijvoorbeeld alle Data Stewards op de hoogte stellen van het feit dat een nieuwe bedrijfsterm is toegevoegd aan het systeem. U kunt specifieke details toevoegen over het item waarvoor de workflow is gestart door een token te selecteren in de lijst Veldwaarde toevoegen. Een token is een tijdelijke aanduiding die wordt vervangen door de relevante itemdetails in de e-mail. Kies uit:
- [OBJECT_NAME] - De naam van het object waarmee de workflowstap is gestart. Bijvoorbeeld de naam van een nieuwe bedrijfsterm die aan het systeem is toegevoegd.
- [OBJECT_TYPE] - Het type object waarmee de workflowstap is gestart. Bijvoorbeeld 'Bedrijfsterm'.
- [ASSET_PATH] - Het assetpad van het object van de workflow.
- [GOV_SCORE] - De Governancescore van het item, als een score van dit type is berekend.
- [DQ_SCORE] - De Gegevenskwaliteitscore van het item, als een score van dit type is berekend.
- [GOV_SCORE_PREV] - De vorige Governancescore van het item, als een vorige score van dit type bestaat.
- [DQ_SCORE_PREV] - De vorige Gegevenskwaliteitscore van het item, als een vorige score van dit type bestaat.
- [WORKFLOW_INITIATOR]: De naam van de gebruiker die de workflow heeft gestart.
- [WORKFLOW_INITIATOR_UID]: De resource-UID van de gebruiker die de workflow heeft gestart.
- [WORKFLOW_INITIATOR_EMAIL] - Het e-mailadres van de gebruiker die de workflow heeft gestart.
- [ACTION_DETAILS] - De details van de actie, waaronder het actietype (bijvoorbeeld 'Probleem met gegevenskwaliteit'), het item waarvoor de actie werd gestart (bijvoorbeeld een specifieke bedrijfsterm) en alle beschrijvende gegevens die zijn verstrekt door de gebruiker die de actie heeft gestart. Opmerking: Het token [ACTION_DETAILS] is alleen van toepassing als de workflow een workflow van het type Actie is. Dit token mag niet worden gebruikt voor andere workflowtypen.
- [RECIPIENT_TYPE] - Hiermee wordt de ontvanger geïnformeerd waarom hij of zij de melding heeft ontvangen. De waarde is afhankelijk van de waarde die is ingesteld in het veld Type ontvanger (stap 3):
- Als het ontvangertype 'Specifieke gebruiker' is, wordt het token in de e-mail vervangen door 'Specifieke gebruiker'.
- Als het ontvangertype 'Initiator' is, wordt het token in de e-mail vervangen door 'Initiator'.
- Als het ontvangertype 'Verantwoordelijkheid' is, wordt het token in de e-mail vervangen door 'Verantwoordelijkheid'.
- [RECIPIENT_RESPONSIBILITY] - Hiermee wordt de ontvanger op de hoogte gesteld van het feit dat hij of zij de e-mailmelding heeft ontvangen vanwege een toegewezen verantwoordelijkheidstype, bijvoorbeeld Data Steward of Bedrijfseigenaar. Hiermee krijgt de ontvanger meer informatie over waarom de e-mail is ontvangen.
- Stel voor het gebruik van dit token de waarde van het veld Type ontvanger (stap 3) in op Verantwoordelijkheid. Als u het veld Een back-upverantwoordelijkheid toevoegen hebt gebruikt om een tweede verantwoordelijkheidstype te definiëren en de gebruiker mogelijk de e-mailmelding had ontvangen vanwege meerdere verantwoordelijkheidstoewijzingen, laat het token de gebruiker weten welk verantwoordelijkheidstype de verzending van het bericht heeft veroorzaakt.
- Met dit token wordt de waarde van de vlag Zichtbaar in de verantwoordelijkheidsregels overschreven. Wanneer u dit token voor verantwoordelijkheidstype gebruikt, wordt de verantwoordelijkheid die is opgegeven in de e-mailmelding weergegeven, ongeacht of de vlag Zichtbaar voor de regel is ingesteld op true of false.
Als de opgegeven ontvanger niet kan worden gevonden, wordt de standaardgebruiker of -groep geïnformeerd zoals ingesteld door de beheerder op de pagina Beheer > Instellingen. In dat geval wordt het token voor 'Type ontvanger' vervangen door een opmerking in de e-mail, bijvoorbeeld 'Standaard - Beheerders'.
- [ASSET_UID] - Het UID van de gewijzigde of toegevoegde asset waardoor de workflow werd gestart.
Tip: In de lijst Veldwaarde toevoegen kunnen ook aangepaste velden voor het assettype waarop de workflow is gebaseerd worden geselecteerd.Tip: Indien nodig kunt u een token vanuit de Hoofdtekst van de e-mail naar het veld Onderwerp kopiëren en plakken.In de volgende activiteit E-mailmelding zijn bijvoorbeeld drie tokens toegevoegd aan de hoofdtekst van de e-mail: [WORKFLOW_INITIATOR], [OBJECT_NAME] en [RECIPIENT_TYPE]:
[WORKFLOW_INITIATOR] has raised a data quality issue against the business term [OBJECT_NAME].[RECIPIENT_TYPE]In een e-mail die door deze workflowstap wordt gegenereerd, wordt tekst in plaats van de tokens weergegeven, bijvoorbeeld:
User A has raised a data quality issue against the business term Bank Account. You are receiving this email because you are a member of the default Administrators group.- Het token [WORKFLOW_INITIATOR] wordt vervangen door de naam van de gebruiker.
- Het token [OBJECT_NAME] wordt vervangen door de naam van de bedrijfsterm.
- Het token [RECIPIENT_TYPE] wordt vervangen door een melding waarin de gebruiker wordt geïnformeerd dat hij/zij de e-mail ontvangt omdat hij/zij lid is van de standaardgroep Beheerders.
Als u een link wilt toevoegen, selecteert u de tekst die u wilt gebruiken om de link weer te geven en klikt u vervolgens op de koppelingsknop. Typ de link, inclusief het protocol (http://, https:// of email://), en klik op Opslaan.
- Selecteer Eerdere formulierreacties opnemen als de workflow een eerdere formulierstap bevat en u een kopie van het voltooide formulier in het e-mailadres wilt opnemen.