Wanneer een nieuwe toewijzing wordt gestart, wordt er een nieuwe vermelding toegevoegd aan het venster Uw Toewijzingen voor de relevante ontvanger op de startpagina.
U kunt gebruikers via e-mail informeren over hun openstaande toewijzingen. Bij het maken van een workflow met een activiteit Formulier, kunt u een optie selecteren om een e-mail te verzenden telkens wanneer een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart. U kunt ook een optie inschakelen om gebruikers een dagelijkse e-mail te sturen met openstaande workflowtoewijzingen waarin hun openstaande taken worden samengevat.
Meldingen voor elke toewijzing verzenden
Wanneer u een nieuwe Formulieractiviteit toevoegt aan een workflow, kunt u ook het volgende selecteren: Formulier-e-mail verzenden?
Als u deze optie selecteert, wordt een e-mailmelding verzonden naar de vermelde gebruiker of gebruikers met daarin een koppeling voor het voltooien van het formulier. Telkens wanneer een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart, wordt een e-mail verzonden. Zie Een formulier opstellen voor meer informatie.
E-mails met een workflowoverzicht verzenden
U kunt open toewijzingen van een gebruiker groeperen in een workflowoverzichts-e-mail. Deze e-mail wordt verzonden op de dagen van de week die u selecteert.
Om deze optie in te schakelen, gaat u naar het gedeelte Workflow van de pagina . Zie De applicatie aanpassen voor meer details. Deze instelling is standaard niet ingeschakeld en samenvattings-e-mails worden niet standaard verzonden.
Als deze instelling is ingeschakeld, wordt een samenvattings-e-mail verzonden naar gebruikers met bijzondere workflowtoewijzingen om 05.00 uur UTC, op de geselecteerde dagen. In de samenvattings-e-mail staan alle uitstaande workflowtoewijzingen gedetailleerd die zijn gegenereerd uit een Formulierstap in een workflow. In het onderwerp van een e-mail met een workflowoverzicht wordt aangegeven hoeveel items aandacht vereisen, en in de hoofdtekst van de e-mail worden de openstaande toewijzingen weergegeven per workflow, versie en stap.
- Workflow: koppeling om de geselecteerde toewijzingsdetails in de toepassing te openen.
- Versie: de versie van de workflow.
- Stap: naam van de workflowstap waarmee de toewijzing is gestart.
- Nieuw: het aantal nieuwe toewijzingen. Nieuw wordt gedefinieerd als nieuw sinds de laatste samenvattings-e-mail is verzonden.
- Totaal: Het totale aantal openstaande toewijzingen voor de workflowstap. Het totale aantal omvat de nieuwe en bestaande toewijzingen.
- Alle workflowtoewijzingen weergeven: koppeling naar het deelvenster Uw toewijzingen op de startpagina van de toepassing waar alle geopende toewijzingen worden vermeld.