E-mail voor het toewijzen van workflows verzenden - Data360_Govern - Nieuwste

Help Data360 Govern

Product type
Software
Portfolio
Verify
Product family
Data360
Product
Data360 Govern
Precisely Data Integriteit Suite > Govern
Version
Nieuwste
Language
Nederlands
Product name
Data360 Govern
Title
Help Data360 Govern
Copyright
2023
First publish date
2014

Wanneer een nieuwe toewijzing wordt gestart, wordt er een nieuwe vermelding toegevoegd aan het venster Uw Toewijzingen voor de relevante ontvanger op de startpagina.

U kunt gebruikers via e-mail informeren over hun openstaande toewijzingen. Bij het maken van een workflow met een activiteit Formulier, kunt u een optie selecteren om een e-mail te verzenden telkens wanneer een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart. U kunt ook een optie inschakelen om gebruikers een dagelijkse e-mail te sturen met openstaande workflowtoewijzingen waarin hun openstaande taken worden samengevat.

Opmerking: Deze instellingen staan los van elkaar. U kunt kiezen of u beide opties wilt inschakelen, slechts één wilt inschakelen of geen van beide wilt inschakelen.

Meldingen voor elke toewijzing verzenden

Wanneer u een nieuwe Formulieractiviteit toevoegt aan een workflow, kunt u ook het volgende selecteren: Formulier-e-mail verzenden?

Als u deze optie selecteert, wordt een e-mailmelding verzonden naar de vermelde gebruiker of gebruikers met daarin een koppeling voor het voltooien van het formulier. Telkens wanneer een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart, wordt een e-mail verzonden. Zie Een formulier opstellen voor meer informatie.

Tip: Als u het aantal e-mails wilt beheren dat een gebruiker ontvangt, kunt u deze optie niet selecteren en in plaats daarvan overzichts-e-mails voor dagelijkse workflows inschakelen.

E-mails met een workflowoverzicht verzenden

U kunt open toewijzingen van een gebruiker groeperen in een workflowoverzichts-e-mail. Deze e-mail wordt verzonden op de dagen van de week die u selecteert.

Om deze optie in te schakelen, gaat u naar het gedeelte Workflow van de pagina Beheer > Instellingen. Zie De applicatie aanpassen voor meer details. Deze instelling is standaard niet ingeschakeld en samenvattings-e-mails worden niet standaard verzonden.

Als deze instelling is ingeschakeld, wordt een samenvattings-e-mail verzonden naar gebruikers met bijzondere workflowtoewijzingen om 05.00 uur UTC, op de geselecteerde dagen. In de samenvattings-e-mail staan alle uitstaande workflowtoewijzingen gedetailleerd die zijn gegenereerd uit een Formulierstap in een workflow. In het onderwerp van een e-mail met een workflowoverzicht wordt aangegeven hoeveel items aandacht vereisen, en in de hoofdtekst van de e-mail worden de openstaande toewijzingen weergegeven per workflow, versie en stap.

  • Workflow: koppeling om de geselecteerde toewijzingsdetails in de toepassing te openen.
  • Versie: de versie van de workflow.
  • Stap: naam van de workflowstap waarmee de toewijzing is gestart.
  • Nieuw: het aantal nieuwe toewijzingen. Nieuw wordt gedefinieerd als nieuw sinds de laatste samenvattings-e-mail is verzonden.
  • Totaal: Het totale aantal openstaande toewijzingen voor de workflowstap. Het totale aantal omvat de nieuwe en bestaande toewijzingen.
  • Alle workflowtoewijzingen weergeven: koppeling naar het deelvenster Uw toewijzingen op de startpagina van de toepassing waar alle geopende toewijzingen worden vermeld.
Tip: Als u de optie hebt ingeschakeld voor het verzenden van workflowoverzichts-e-mails, kunt u er optioneel voor kiezen om de optie Formulier-e-mail verzenden? uit te schakelen in activiteiten Formulier in workflows om het aantal meldingen dat een gebruiker ontvangt te verkleinen.
Opmerking: E-mails die worden verzonden als onderdeel van workflowstappen voor e-mailmeldingen worden niet opgenomen in workflowoverzichten en zullen afzonderlijk blijven worden verzonden.