E-mail voor het toewijzen van workflows verzenden - Data360_Govern - Nieuwste

Help Data360 Govern

Product type
Software
Portfolio
Verify
Product family
Product
Data360 Govern
Precisely Data Integriteit Suite > Govern
Version
Nieuwste
Language
Nederlands
Product name
Data360 Govern
Title
Help Data360 Govern
Copyright
2024
First publish date
2014
ft:lastEdition
2024-06-13
ft:lastPublication
2024-06-13T21:26:02.142435

Wanneer een nieuwe toewijzing wordt gestart, wordt er een nieuwe vermelding toegevoegd aan het venster Uw Toewijzingen voor de relevante ontvanger op de startpagina.

U kunt gebruikers via e-mail informeren over hun openstaande toewijzingen. Bij het maken van een workflow met een activiteit Formulier, kunt u een optie selecteren om een e-mail te verzenden telkens wanneer een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart. U kunt ook een optie inschakelen om gebruikers een dagelijkse e-mail te sturen met openstaande workflowtoewijzingen waarin hun openstaande taken worden samengevat.

Opmerking: Deze instellingen staan los van elkaar. U kunt kiezen of u beide opties wilt inschakelen, slechts één wilt inschakelen of geen van beide wilt inschakelen.

Meldingen voor elke toewijzing verzenden

Wanneer u een nieuwe Formulieractiviteit toevoegt aan een workflow, kunt u ook het volgende selecteren: Formulier-e-mail verzenden?

Als u deze optie selecteert, wordt een e-mailmelding verzonden naar de vermelde gebruiker of gebruikers met daarin een koppeling voor het voltooien van het formulier. Telkens wanneer een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart, wordt een e-mail verzonden. Zie Een formulier opstellen voor meer informatie.

Tip: Als u het aantal e-mails wilt beheren dat een gebruiker ontvangt, kunt u deze optie niet selecteren en in plaats daarvan overzichts-e-mails voor dagelijkse workflows inschakelen.

E-mails met een workflowoverzicht verzenden

U kunt open toewijzingen van een gebruiker groeperen in een workflowoverzichts-e-mail. Deze e-mail wordt verzonden op de dagen van de week die u selecteert.

Om deze optie in te schakelen, gaat u naar het gedeelte Workflow van de pagina Beheer > Instellingen. Zie De applicatie aanpassen voor meer details. Deze instelling is standaard niet ingeschakeld en samenvattings-e-mails worden niet standaard verzonden.

Als deze instelling is ingeschakeld, wordt een samenvattings-e-mail verzonden naar gebruikers met bijzondere workflowtoewijzingen om 05.00 uur UTC, op de geselecteerde dagen. In de samenvattings-e-mail staan alle uitstaande workflowtoewijzingen gedetailleerd die zijn gegenereerd uit een Formulierstap in een workflow. In het onderwerp van een e-mail met een workflowoverzicht wordt aangegeven hoeveel items aandacht vereisen, en in de hoofdtekst van de e-mail worden de openstaande toewijzingen weergegeven per workflow, versie en stap.

  • Workflow: koppeling om de geselecteerde toewijzingsdetails in de toepassing te openen.
  • Versie: de versie van de workflow.
  • Stap: naam van de workflowstap waarmee de toewijzing is gestart.
  • Nieuw: het aantal nieuwe toewijzingen. Nieuw wordt gedefinieerd als nieuw sinds de laatste samenvattings-e-mail is verzonden.
  • Totaal: Het totale aantal openstaande toewijzingen voor de workflowstap. Het totale aantal omvat de nieuwe en bestaande toewijzingen.
  • Alle workflowtoewijzingen weergeven: koppeling naar het deelvenster Uw toewijzingen op de startpagina van de toepassing waar alle geopende toewijzingen worden vermeld.
Tip: Als u de optie hebt ingeschakeld voor het verzenden van workflowoverzichts-e-mails, kunt u er optioneel voor kiezen om de optie Formulier-e-mail verzenden? uit te schakelen in activiteiten Formulier in workflows om het aantal meldingen dat een gebruiker ontvangt te verkleinen.
Opmerking: E-mails die worden verzonden als onderdeel van workflowstappen voor e-mailmeldingen worden niet opgenomen in workflowoverzichten en zullen afzonderlijk blijven worden verzonden.