Toewijzingen zijn taken die aan u worden toegewezen als gevolg van een workflowstap. Op de pagina Toewijzingen kunt u een lijst met alle toewijzingen bekijken of kunt u de lijst filteren om alleen uw openstaande toewijzingen weer te geven.
Een workflow is een set stappen die kunnen worden toegepast op een asset om te bepalen hoe het item wordt beheerd binnen de bedrijfswoordenlijst. Wanneer u werkt met bestaande assets of wanneer u nieuwe assets voorstelt om aan de woordenlijst toe te voegen, moet u de workflowstappen volgen die zijn bepaald in het governanceprogramma van uw organisatie. Er kan bijvoorbeeld een workflow worden ingesteld zodat bij het bewerken van een bedrijfsterm een specifieke gebruiker of beheerder een formulier ontvangt om de wijziging te goedkeuren.
Klik in de navigatiebalk links van het scherm op Toewijzingen.
Het raster Alle toewijzingen bevat de volgende gegevens:
- Workflownaam - De naam van de workflow.
- Gekoppeld aan - De naam van de asset waarop de workflow is gebaseerd.
- Initiator - De naam van de persoon die de workflow heeft gestart.
- Gestart - Datum (of tijd indien vandaag) waarop de workflow is gestart.
- Toegewezen persoon - De namen van de toegewezen personen. Als er meer dan twee personen zijn toegewezen, plaatst u de muisaanwijzer op de gebruikersnamen om de volledige lijst te zien.
- Status - De status van de workflow, In behandeling of Voltooid.
U kunt in het vak Zoeken typen om een specifieke toewijzing te zoeken of u kunt filters toepassen om de weergegeven lijst aan te passen. U kunt bijvoorbeeld een 'takenlijst' maken door de filters Toegewezen persoon en Status te gebruiken om alleen de workflows te zien die aan u zijn toegewezen met de status In behandeling.
Om de voltooide en onvoltooide stappen van een workflow te bekijken, selecteert u een workflow en opent u het zijpaneel Voortgang toewijzing. Klik op een willekeurige stap om gedetailleerde Stapinformatie te bekijken. Als er een onvolledig formulier is dat op een antwoord van u wacht, kunt u klikken om De toewijzing te voltooien. Klik op Workflowdiagram en details weergeven om informatie over de configuratie van de workflow en het workflowdiagram weer te geven.
U kunt op de knop Informatie over toewijzing in het zijpaneel klikken om aanvullende workflowgegevens te bekijken. Het deelvenster Informatie over toewijzing bevat een aantal koppelingen waarop u kunt klikken om de betreffende informatie weer te geven in het secundaire zijpaneel. Zo wordt Assetinformatie weergegeven nadat u in de lijst Verwant aan op een assetnaam hebt geklikt. Er wordt een gedeelte Aanvraag weergegeven als de workflow is gestart met een knop Actie ondernemen.
Toewijzingen in workflowversie
Klik in de navigatiebalk aan de linkerkant van het scherm op Toewijzingen en vervolgens op het tabblad Op workflowversie.
In het tabblad Op workflowversie worden workflowversies weergegeven die toewijzingen hebben gegenereerd, die alfabetisch zijn gesorteerd op Workflownaam en vervolgens aflopend op Versienummer. De eerste vermelding in de lijst wordt automatisch geselecteerd. In Openstaande toewijzingen worden het aantal en de status weergegeven van de wachtende toewijzingen in de workflowversie. Als de toewijzing zich op een formulierstap bevindt en wacht op de actie van de toegewezen persoon, wordt deze weergegeven als Wachtend, anders wordt de waarde weergegeven als Onvoltooid.
Het zijpaneel Toewijzingen voor workflowversie bevat basisinformatie over de workflowversie en het workflowdiagram. Als er nog openstaande toewijzingen in de workflow zijn, hebben de stappen waarop de toewijzingen zich bevinden een teller waarop het aantal toewijzingen in de stap wordt weergegeven.
U kunt op een stap klikken om de opties Wachtende toewijzingen of Informatie over activiteit te bekijken, die informatie over de configuratie van de stap bevat.
De getallen die in de rechterbenedenhoek van een stap kunnen worden weergegeven, geven aan hoeveel workflowexemplaren die bepaalde stap hebben voltooid.