Formulieren maken en beheren - Data360_Govern - Nieuwste

Een formulier maken

Bij het maken van een workflow heeft u de optie om een activiteit Formulier op te nemen. Met de activiteit Formulier kunt u een aangepast formulier maken dat per e-mail aan een gebruiker kan worden verzonden als onderdeel van uw workflow. Zo kunt u bijvoorbeeld een formulier maken voor het goedkeuren of afwijzen van een wijziging in een bedrijfsasset, waarbij een beoordelaar de mogelijkheid heeft een wijziging te accepteren of af te wijzen en een opmerking toe te voegen.

U krijgt toegang tot de pagina voor het bewerken van de workflow door te navigeren naar Configuratie > Workflows.

Indien u een nieuwe workflow opstelt die een activiteit Formulier omvat, kunt u uw formulier als volgt aanpassen:

1. Selecteer de activiteit Formulier, klik vervolgens in het deelvenster Formulier op het tabblad Bewerken om het formulier op te stellen.

   Tip: Als het deelvenster Formulier niet automatisch wordt geopend, selecteert u de activiteit Formulier en klikt u op het pictogram Informatie.

   Typ een Naam en een Titel in voor het formulier, bijvoorbeeld "Keurt u het goed?". De naam en titel kunnen hetzelfde zijn, maar merk op dat Naam is opgenomen op de pagina Workflowdetails, terwijl de Titel wordt weergegeven op het formulier zelf wanneer toegang wordt verkregen via een e-mailbericht of via het deelvenster Uw Toewijzingen.

2. Voeg een Beschrijving toe.

   Tokens toevoegen

   U kunt specifieke details aan uw formulierbeschrijving toevoegen door een token te selecteren in de lijst Veldwaarde toevoegen. U kunt bijvoorbeeld de naam opnemen van de persoon die de workflow heeft geactiveerd en het object waartegen de workflow is gestart.

   De tokens worden vervangen door de relevante workflowdetails voor de gebruiker die het formulier invult.

   Zie E-mailmeldingen configureren voor meer informatie over de verschillende tokens.

   Koppelingen toevoegen

   1. Markeer de tekst die u wilt gebruiken om de link weer te geven en klik dan op de linkknop.
   2. Typ de koppeling, inclusief het protocol (http://, https:// of email://) en klik op Opslaan.
3. Selecteer een Antwoordtype om te bepalen wat moet gebeuren voordat de workflow naar de volgende stap kan gaan. Kies uit:

   • Eerste reactie: De eerste persoon die het formulier inlevert, zorgt ervoor dat het workflowitem doorgaat naar de volgende stap.
   • Meerderheid: De meerderheid van de gebruikers die het formulier hebben ontvangen, moeten het formulier hebben ingediend voordat het workflowitem doorgaat naar de volgende stap.
   • Alle: Alle gebruikers die het formulier hebben ontvangen, moeten het formulier hebben ingediend voordat het workflowitem doorgaat naar de volgende stap.

4. Selecteer een Type ontvanger om te bepalen naar wie het formulier moet worden verstuurd. Kies uit:

   • Initiator: Het formulier wordt naar de persoon verzonden die de wijziging heeft gestart.
   • Verantwoordelijkheid: Het formulier wordt verzonden naar alle personen aan wie een bepaalde rol is toegewezen. Als u deze optie selecteert, verschijnt er een tweede veld Verantwoordelijkheid waar u de naam van de verantwoordelijkheid kunt selecteren, zoals Data Steward of Bedrijfseigenaar. Klik op Een back-upverantwoordelijkheid toevoegen om een tweede verantwoordelijkheidstype te definiëren. In dit geval zoekt het systeem in eerste instantie naar gebruikers die aan de eerste verantwoordelijkheid zijn toegewezen, maar als er geen gebruikers aan die verantwoordelijkheid zijn toegewezen, zoekt het systeem naar gebruikers die aan de tweede verantwoordelijkheid zijn toegewezen en stuurt het formulier in plaats daarvan naar hen. Als er bijvoorbeeld geen Data Stewards zijn, stuurt u het formulier naar de bedrijfseigenaar.
   • Specifieke gebruiker: Het formulier wordt naar een specifiek e-mailadres verzonden. Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een veld Ontvanger weergegeven. Voer de e-mailadressen van elk individu of elke groep in waarnaar u de e-mail wilt sturen, bijvoorbeeld user@example.com of financeteam@example.com. Als u meer dan één e-mailadres wilt invoeren, gebruikt u een puntkomma als scheidingsteken en zorgt u ervoor dat er geen spatie staat tussen de puntkomma en het volgende e-mailadres, bijvoorbeeld email1@example.com;email2@example.com
   • Groep - Het formulier wordt naar een groep gebruikers verzonden. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, wordt er een veld Ontvangergroep weergegeven waarmee u de groep kunt selecteren. De groep moet al in het systeem zijn opgenomen en alleen gebruikers die leden zijn van de groep tijdens het starten van de workflowactiviteit, zullen het formulier ontvangen. Als er meerdere gebruikers in de groep zijn, bepaalt Antwoordtype welke gebruikers het formulier moeten indienen.
     Opmerking: Als de groep een Active Directory-groep is, zullen alleen gebruikers die toegang hebben gehad tot Data360 Govern en dus automatisch aan de groep zijn toegevoegd het formulier ontvangen.

5. Om een e-mailmelding te versturen naast het formulier, selecteert u Formulier-e-mail verzenden?. Het e-mailadres wordt naar de opgegeven ontvanger verzonden, of het nu de Initiator, Specifieke gebruiker of Verantwoordelijkheid is. Zoals u ziet, hoeft u alleen een e-mailadres te typen wanneer u Specifieke gebruiker selecteert. Als u een ander Type ontvanger selecteert, wordt het relevante e-mailadres door het systeem geïdentificeerd.

   Als u Eerdere formulierreacties opnemen selecteert, wordt de informatie uit formulieren die zijn ingevuld in een vorige stap van de workflow opgenomen in de e-mail. Deze optie is alleen van toepassing als uw workflow een voorafgaande activiteit Formulier bevat.

   Tip: Als u Formulier-e-mail verzenden? hebt geselecteerd, ontvangt de betreffende ontvanger een e-mail elke keer dat een nieuwe formuliertoewijzing wordt gestart. Als u het aantal toewijzingse-mails wilt beheren dat wordt verzonden naar gebruikers met uitstaande taken, kunt u de open taken van een gebruiker groeperen in één dagelijkse workflowoverzichts-e-mail. Als u e-mails met workflowoverzichten inschakelt om herhaalde e-mails te voorkomen, moet u Formulier-e-mail verzenden? niet selecteren.

6. Typ de tekst van de e-mail in het veld Hoofdtekst en het e-mailonderwerp in het veld Onderwerp. Zie voor meer informatie over het configureren van de hoofdtekst van de e-mail en het gebruik van tokens als tijdelijke aanduiding voor variabele tekst E-mailmeldingen configureren.

7. Als de workflowtrigger een actietype is, zijn er twee aanvullende opties beschikbaar bij het maken van een formulier:

   • Hertoewijzing van resource toestaan - Selecteer deze optie om de gebruiker die het formulier invult toe te staan het aan een andere gebruiker over te dragen. Als de gebruiker het workflowitem overdraagt aan een andere gebruiker, wordt het formulier verplaatst van de lijst met toewijzingen van de huidige gebruiker naar de lijst met nieuw toegewezen gebruikers.

     Als Stuur formulier-e-mail is geselecteerd bij het opstellen van het formulier, ontvangt de nieuw toegewezen gebruiker een e-mail.

   • Hertoewijzing van object toestaan - Selecteer deze optie om aan de gebruiker die het formulier vult toe te staan het workflowitem opnieuw toe te wijzen aan een andere asset. Als er bijvoorbeeld een actietype is vermeld op een onjuist asset, kan de gebruiker het probleem dat is gerapporteerd opnieuw toewijzen aan een ander object. In dit geval wordt de workflow opnieuw gestart vanuit stap één met het nieuwe object, als een gebruiker een ander object selecteert en het probleem opnieuw toewijst.

8. U kunt het formulier verder aanpassen door extra velden toe te voegen. Dit doet u door naar de onderkant van het scherm Formulier te schuiven en op de knop Toevoegen te klikken.

9. Selecteer een Veldtype. Kies uit de volgende opties:

   • Booleaans - Een gegevenstype met twee mogelijke waarden. Hiermee kunt u een "Ja / Nee"-vraag aan uw formulier toevoegen. Typ de vraag die u de geadresseerde wilt laten beantwoorden in het veld Label, bijvoorbeeld "Keurt u het goed?".
   • integer - Een geheel getal dat positief, negatief of nul kan zijn.
   • tekst - Een vrije tekenreeks van alfanumerieke tekens. Bijvoorbeeld, "Leg uit waarom u het goedkeurt/niet goedkeurt".
   • datum - Een datum in een herkende datumnotatie.
   • Lijst - het lijstveld is specifiek voor de trigger van de workflow en laat u alle lijstvelden selecteren die zijn gedefinieerd in het actietype of het objecttype.

     Als de trigger zich op een object bevindt dat is toegevoegd of gewijzigd, zijn de velden in de lijst voor objecten beschikbaar op het Formulier. Als de trigger zich op een actietype bevindt, zijn de velden in de actielijst beschikbaar. Als de trigger voor een actie ook een Objecttype uitgeven bevat, zijn de lijstvelden voor het Objecttype uitgeven eveneens beschikbaar.

     De selectie in het formulier kan vervolgens worden gebruikt om voorwaardelijk over te stappen naar de volgende workflowstap, of met de activiteit Veldwijziging om de actie of het object bij te werken met de ingevoerde waarden.

   • Relatietype - Een relatie tussen bedrijfsassets, bijvoorbeeld [contains] Business Asset:: Report. De ontvanger van het formulier kan kiezen uit een lijst van relatietypen waarvoor de asset een onderwerp of object is. Deze wordt in combinatie met de workflowactiviteit Relatiewijziging gebruikt.

     Als een Relatietype is geselecteerd voor een Actieworkflow en er een objecttype is gekozen als trigger, kunnen de relaties van het assettype worden geselecteerd. Deze kunnen vervolgens worden gebruikt om de relaties van de asset bij te werken in de Actieworkflow.

   • html - Een HTML-geformatteerd veld dat kan worden gebruikt, bijvoorbeeld bij een navolgende veldwijziging, om een HTML-veld op een asset bij te werken.
     Opmerking: als er opeenvolgende e-mailactiviteiten zijn waarbij Eerdere formulierreacties opnemen is geselecteerd, wordt een HTML-veld in het formulier gevuld. Dit wordt mogelijk in het e-mailbericht niet exact weergegeven hoe het op het formulier zelf is weergegeven. Het zal de asset echter op exact dezelfde manier bijwerken als hoe deze is ingevoerd op het formulier, en kan mogelijk op die manier worden weergegeven in een volgende e-mail.
   • link - Kan een assetkoppelingveld bijwerken in een volgende veldwijziging.

10. Voeg een Label toe voor het nieuwe veld. Als u bijvoorbeeld een nieuw veld van het type boolean toevoegt, kunt u het veld van het label "Goedkeuring?" voorzien.

11. Kies of het nieuwe veld een vereist veld is dat moet worden voldaan voordat u het formulier kunt indienen, door het selectievakje Is vereist? in te schakelen. Zorg ervoor dat het vakje is ingeschakeld als het veld een vereist veld is. Voor velden van het type boolean is het vakje standaard aangevinkt en kan de waarde niet worden bijgewerkt. Voor alle andere veldtypen is dit vakje standaard uitgeschakeld.

12. Klik op Toevoegen.

Formulieren bewerken, verwijderen en herordenen

Als u een formulier hebt gemaakt, kunt u het bewerken of verwijderen of, als er meerdere formulieren beschikbaar zijn, deze herordenen indien noodzakelijk.

1. Klik op het gewenste formulier in de workflow. Het rasterwerk van het workflowformulier wordt weergegeven.

2. Selecteer het pictogram Bewerken.

3. Zoek het vereiste formulier in het raster en klik rechts van dit scherm op Meer opties om de opties weer te geven.

   De opties kunnen onder andere bestaan uit:

   • Bewerken
   • Verwijderen
   • Naar boven verplaatsen
   • Omhoog verplaatsen
   • Omlaag verplaatsen
   • Naar onderen verplaatsen

   De beschikbare opties zijn afhankelijk van het aantal formulieren en de positie van de formulieren in het raster. Als het formulier bijvoorbeeld bovenaan staat, zijn Naar boven verplaatsen en Omhoog verplaatsen niet beschikbaar.

4. Selecteer de vereiste optie.

   Het formulier wordt naar de juiste positie verplaatst of het scherm voor bewerken of de bevestiging van het verwijderen, wordt weergegeven.