Een workflow maken - Data360_Govern - Nieuwste

U kunt voorwaarden in de workflow opnemen zodat de relevante partijen worden geïnformeerd wanneer een eindgebruiker een bepaalde actie onderneemt, zodat gebruikers de mogelijkheid krijgen de wijziging goed te keuren of af te wijzen.

Standaard zijn er geen ingebouwde workflows in Data360 Govern.

In deze lijst worden enkele gangbare workflowtypen beschreven:

• Ad hoc-aanvraag: een workflow die betrekking heeft op elke aanvraag met betrekking tot gegevenstoegang, een gegevensprobleem of een specifiek governance-onderzoek. De aanvraag wordt naar de verantwoordelijke partij verzonden voor beoordeling. De beoordelaar bepaalt vervolgens of de aanvraag geldig is.
• Bedrijfsterm wijzigen: een workflow waarbij aanvragen voor het wijzigen van een bedrijfsterm worden behandeld. De aanvraag wordt naar de betreffende persoon verzonden om de geldigheid te bevestigen. Nadat de geldigheid van de aanvraag is goedgekeurd, wordt de wijziging verwerkt door de betreffende beheerder.
• Nieuwe bedrijfsterm: een workflow waarbij aanvragen voor het toevoegen van een nieuwe bedrijfsterm worden behandeld. De aanvraag wordt naar de verantwoordelijke partij verzonden voor beoordeling. Als de aanvraag geldig is, kan de data governance-analist die de aanvraag heeft ontvangen, de term toevoegen aan het systeem.
• Certificering - Een workflow waarmee wordt gecontroleerd of een asset binnen de woordenlijst voldoet aan de governancecriteria die door uw organisatie zijn vastgesteld. Bijvoorbeeld: de metadata of het eigenaarschapsniveau voor een geselecteerde asset worden gecontroleerd.

Overzicht workflowproces

1. Een beheerder maakt een workflow op basis van de governancevereisten van uw organisatie
2. Een workflow wordt opgestart door een gebeurtenis, bijvoorbeeld wanneer een gebruiker een asset toevoegt of bewerkt.
3. Het item doorloopt de workflowstappen en de verantwoordelijke partijen worden op de hoogte gesteld.
4. De workflow wordt voltooid wanneer het item alle vereiste stappen heeft doorlopen en alle vereiste goedkeuringen zijn verleend.

Een nieuwe workflow opzetten

Ga voor toegang tot de pagina Workflow naar Configuratie > Workflows. Vanaf hier kunt u een nieuwe workflow opzetten.

U kunt ook een bestaande workflow klonen als basis voor een nieuwe workflow. Zie Een bestaande workflow klonen voor meer informatie over hoe u dit kunt doen.

1. Klik op Toevoegen in de rechterbovenhoek van het deelvenster Workflowtypen om een nieuwe workflow aan te maken.

   In dit deelvenster kunt u ook een workflow bewerken, klonen, verwijderen, bekijken of bewaken door op het bijbehorende pictogram rechts van het geselecteerde item te klikken.

2. Typ een Naam voor de workflow in het deelvenster Nieuw workflowtype, bijvoorbeeld "Wijziging bedrijfsterm".

   In de eerste stappen voor het maken van een workflow moet u een trigger opgeven, d.w.z. een gebeurtenis of een actie die de workflow start wanneer deze wordt uitgevoerd door een eindgebruiker.

3. Selecteer een trigger voor de workflow uit de lijst Type wijzigen. Om bijvoorbeeld een workflow te starten telkens wanneer een nieuwe bedrijfsterm wordt toegevoegd, selecteert u Item toegevoegd. Zie hieronder voor meer informatie over de triggers die u kunt selecteren bij het maken van een workflow.

4. Selecteer in de lijst Objecttype het itemtype waaraan u de workflow wilt koppelen. Selecteer bijvoorbeeld Bedrijfsasset::Bedrijfsterm als u de workflow wilt activeren als een gebruiker een nieuwe Bedrijfsterm toevoegt. Alleen objecten waaraan een score kan worden toegekend, zijn beschikbaar voor de trigger Score gewijzigd, bijvoorbeeld Bedrijfsassets, Technische assets, Regels, Beleid en Modellen.

   Als u Planning selecteert, zijn de typen Actie, Bedrijfsasset, Technische asset, Model, Referentielijst en Regelobject beschikbaar.

5. Als Score gewijzigd wordt gebruikt, selecteert u het juiste Scoretype. Alleen scoretypen toegewezen aan het geselecteerde objecttype zijn beschikbaar. Deze optie is niet beschikbaar voor andere triggers.

6. Als Planning wordt gebruikt, selecteert u Interval uitvoeren. Kies uit:

   • Dagelijks (standaard).
   • Elk uur

   Opmerking: De instelling voor de uitvoeringsinterval, dagelijks of elk uur, definieert hoe vaak de workflow in de wachtrij staat om te worden uitgevoerd. De taak om te kijken of er geplande uit te voeren workflows zijn, vindt elke 15 minuten plaats. De werkelijke uitvoeringstijd is afhankelijk van andere workflows die mogelijk worden uitgevoerd. Dit betekent dat als u bijvoorbeeld een workflow hebt gepland om elk uur te worden uitgevoerd, de wachtrij wordt ingesteld op het hele uur en de workflow vervolgens maximaal 15 minuten later wordt uitgevoerd.
   • Selecteer de Uitvoeringsfrequentie. Dit geeft de duur van de planning aan, bijvoorbeeld 14 dagen. Als de Uitvoeringsinterval is ingesteld op Dagelijks, is het maximum 365 dagen. Als de Uitvoeringsinterval is ingesteld op Elk uur, is het maximum 72 uur. Als u meer dan 72 uur nodig hebt, gebruikt u Dagelijks. Alleen gehele getallen van 1 of hoger kunnen worden ingevoerd.

   • Selecteer onder Uitvoeringsdagen de dagen waarop u de workflow wilt uitvoeren. Er moet minimaal één dag zijn geselecteerd. Bij bestaande geplande workflows worden standaard alle dagen van de week geselecteerd.

   Opmerking: Als u een geplande workflow ad-hoc moet uitvoeren, gaat u naar de workflowpagina en wist u de tijd waarop de workflow het laatst is uitgevoerd. De workflow wordt vervolgens binnen 15 minuten opnieuw uitgevoerd.
7. Als u wilt opgeven dat uw workflow alleen kan worden gestart in zeer specifieke situaties, kunt u Voorwaarden toevoegen door te klikken op de knop Toevoegen in het deelvenster Voorwaarden:

   

   Selecteer een veld om de voorwaarde op toe te passen. Merk op dat u de volgende veldtypen niet kunt selecteren bij het toepassen van workflowvoorwaarden: Tag, JSON, JSON-attribuut, Eigenaarschap-lookup, Relatie-lookup, Assetpad, Veld van relatie, Referentie-item Lijst van relatie, Relatie en Score.

   De Governancescore en de Gegevenskwaliteitsscore zijn alleen beschikbaar voor de triggervoorwaarden en voorwaardelijke transities Score gewijzigd, Item gewijzigd, Aanvraagcertificering en Plannen. Zie Transities voor meer informatie.

   Afhankelijk van het geselecteerde veldtype kunt u kiezen uit een aantal operators. Zie hieronder voor meer informatie over de verschillende operators.

   Indien een vorige Formulierstap in een workflow een HTML-veld heeft, dan is de stap beschikbaar in voorwaardelijke transities, waarbij de operators "is gevuld" en "is niet gevuld" beschikbaar zijn. Als een HTML-veld van een workflowFormulier wordt gebruikt in een voorwaardelijke transitie, dan bepaalt of u bij het invullen van het workflowformulier al dan niet iets in het HTML-veld invoert, of de workflow naar de volgende stap gaat.

   U kunt ook een veldtype Koppeling selecteren voor voorwaardelijke transities, evenals een veld van het type Lijst, waarbij de operators "is gevuld" en "is niet gevuld" beschikbaar zijn. Indien de operator "is gevuld" wordt geselecteerd, wordt de workflow alleen gestart als het gespecificeerde veld een waarde heeft. Indien de operator "is niet gevuld" is geselecteerd, zal de workflow alleen verder gaan naar de volgende stap als het gespecificeerde veld geen waarde heeft.

   Als u meer dan één voorwaarde aan een workflow toevoegt, kunt u kiezen uit de volgende triggervoorwaarden:

   • Aan alles voldoen - de workflow wordt alleen gestart als aan alle vermelde voorwaarden is voldaan.
   • Voldoen aan alle - de workflow wordt gestart als aan enige van de vermelde voorwaarden is voldaan.
8. Zorg ervoor dat het selectievakje Actief is ingeschakeld als u de workflow wilt activeren wanneer deze voor het eerst wordt gepubliceerd. De standaardinstelling is dat een nieuwe workflow actief is. Om dit te wijzigen en de workflow in eerste instantie inactief te maken, klikt u op het selectievakje Actief om deze uit te schakelen.
9. Klik op Volgende.

   Zodra u een workflowtrigger hebt ingesteld, kunt u uw workflow gaan opbouwen. Elke workflow moet een Start-activiteit, een Voltooien-activiteit en ten minste één extra activiteit hebben die tussen het begin en het einde plaatsvindt. Zie Workflowactiviteiten voor details over de beschikbare activiteiten.

10. Bouw uw workflow op door de vereiste activiteiten links van het scherm naar het gebied voor het bewerken van de workflow te slepen. Zie Workflowactiviteiten voor details over de beschikbare activiteiten.
11. Om workflowactiviteiten te koppelen, klikt en sleept u vanuit een punt op een activiteit en koppelt u deze aan een punt op de volgende activiteit. Als u terug moet gaan om een verbinding te verwijderen, selecteert u de verbinding die u wilt verwijderen, en drukt u vervolgens op Verwijderen.

Workflowactiviteiten

Elke workflow moet een Start-activiteit, een Voltooien-activiteit en ten minste één extra activiteit hebben die tussen het begin en het einde plaatsvindt. Activiteiten worden met elkaar verbonden door middel van transities. Zie transities voor meer informatie.

Bij het maken van uw workflow kunt u kiezen uit de volgende activiteiten:

• Begin
• Voltooien
• Afsluiten
• E-mailmelding
• Formulier
• SQL procedure
• Veldwijziging
• Relatiewijziging
• HTTP-request
• HTTP-reactie

Begin

Hiermee wordt de invoer in de workflow gemarkeerd. Elke workflow moet een Start-activiteit bevatten

Voltooien

Hiermee wordt aangegeven dat de workflow is voltooid. Elke workflow moet een Voltooien-activiteit bevatten

Afsluiten

Hiermee wordt aangegeven dat de workflow niet geheel is voltooid.

E-mailmelding

Hiermee wordt een e-mailmelding verzonden naar een specifieke rol of persoon.

Bij het configureren van de activiteit E-mailmelding kunt u tokens gebruiken als tijdelijke aanduidingstekens om tekst toe te voegen aan de inhoud van de e-mail of het onderwerp van de e-mail door een optie te selecteren uit de lijst Veldwaarde toevoegen.

Formulier

Deze optie biedt een aangepast formulier dat in de workflow wordt ingevoegd, zodat een controleur de mogelijkheid heeft om een actie te certificeren.

SQL procedure

Gereserveerd voor gebruik door implementatiespecialisten van Precisely. Het team van Precisely schrijft een aangepaste procedure voor het behandelen van complexe functionaliteit. Als u deze activiteit wilt gebruiken, neemt u contact op met uw Precisely-vertegenwoordiger om uw vereisten te bespreken.

Veldwijziging

U kunt een activiteit Veldwijziging gebruiken om de waarde van een veld bij te werken in een of meer assets. De nieuwe waarden kunnen worden opgegeven in de activiteit Veldwijziging of worden overgenomen van waarden die in een eerdere activiteit Formulier zijn opgegeven. U kunt een Veldwijzigingsactiviteit gebruiken om de waarde te wijzigen van een veld dat is gedefinieerd doordat Is bewerkbaar? is ingesteld op false.

U stelt als volgt een activiteit voor veldwijzigingen in:

1. Selecteer en sleep een activiteit Veldwijziging naar het gebied voor het bewerken van de workflow en verbind deze activiteit met uw workflow.
2. Geef optioneel een naam op voor de activiteit.
3. Klik op Toevoegen om een wijziging toe te voegen.
4. Selecteer een veld in de vervolgkeuzelijst. De vervolgkeuzelijst bevat een lijst van velden die horen bij het Objecttype waarmee de workflow te maken heeft. Als u de activiteit toevoegt aan een workflow van het type Actie, bevat de lijst ook velden uit Objecttype uitgeven voor de workflow.
5. Kies hoe de nieuwe veldwaarde wordt vastgesteld.
   • Een waarde invoeren - gebruik deze optie om een nieuwe waarde voor het veld in te voeren. Het veldtype bepaalt de mogelijke waarden die u kunt invoeren. Als het veldtype bijvoorbeeld Lijst is, kunt u kiezen uit de beschikbare lijstwaarden. Als het veldtype Html/Richtext is, kunt u tekst toevoegen in HTML-stijl.
   • Geselecteerde waarden toevoegen? - deze optie is alleen beschikbaar wanneer het veldtype Lijst is en meerdere lijstitems zijn toegestaan. Als deze optie is ingeschakeld, worden de geselecteerde waarden toegevoegd aan de momenteel geselecteerde items voor het veld. Als de optie niet is geselecteerd, vervangt de selectie de huidige waarden voor het veld.
   • Een formulierresultaatwaarde kiezen - deze optie is beschikbaar als een vorige stap in de workflow een formulier is. U kunt kiezen uit waarden die zijn ingevoerd in formuliervelden waarvan het formuliertype overeenkomt met het type veld dat u wijzigt.
   • Kies een actieveld: deze optie is beschikbaar in een workflow voor een actietype. Gebruik deze optie om de veldwaarde bij te werken met de inhoud van een veld dat aanwezig is in het Actietype. U kunt kiezen uit waarden die zijn ingevoerd in actietypevelden waarvan het veldtype van het actietype overeenkomt met het type veld dat u wijzigt.
   • De veldwaarde wissen - gebruik deze optie om de huidige waarde uit het veld te verwijderen.

Zo kunt u bijvoorbeeld de activiteit Veldwijziging gebruiken om de status van een item bij te werken in een certificeringsworkflow.

Relatiewijziging

Gebruik de activiteit Relatiewijziging om relaties uit een asset te vervangen, toe te voegen of te verwijderen.

U voegt als volgt een activiteit Relatiewijziging toe aan een workflow:

1. Voeg een activiteit Formulier toe aan de workflow.
2. Voeg een veld relationshipType toe aan het formulier.
3. Voeg een activiteit Relatiewijziging toe aan de workflow.
4. Verbind de activiteit Formulier met de activiteit Relatiewijziging.
5. Selecteer de activiteit Relatiewijziging en klik op Bewerken.
6. Geef optioneel een naam op om bij de activiteit weer te geven in de workflow.
7. Selecteer voor het formulierveld Relatie het veld relationshipType dat u aan het formulier hebt toegevoegd.
8. Kies of er bestaande relaties moeten worden toegevoegd, gewist of vervangen door gebruik te maken van de beschikbare selectievakjes.
   • Als Relaties toevoegen? is geselecteerd, voegt de workflow de relatie formulier toe aan de asset. Als de kardinaliteit van de relatie 1:1 is en er al een relatie op de asset bestaat, wordt de relatie op de asset vervangen door de relatie uit het formulier als deze optie is geselecteerd.
   • Indien Relaties wissen? is aangevinkt, zal de workflow de formulierrelatie verwijderen van de asset.
   • Als beide selectievakjes zijn uitgeschakeld, wordt de bestaande relatie op de asset vervangen door de relatie uit het formulier.

HTTP-request

Hiermee kunt u een verbinding maken met een externe API vanuit een workflow.

HTTP-reactie

U kunt een HTTP-reactieactiviteit toevoegen aan een HTTP-aanvraagworkflow om JSON-gebaseerde eigenschappen uit de API te extraheren.

Transities

Transities verbinden workflowactiviteiten. U kunt transities definiëren zodat ze altijd de volgende workflowstap activeren of een voorwaarde of timer toepassen op de transitie om te bepalen of de volgende stap wordt geactiveerd of niet.

Om informatie over een transitie te bekijken, klikt u op de transitie in het gebied voor het bewerken van de workflow. Om de transitie te bewerken, klikt u op het pictogram Bewerken in het dialoogvenster met transitie-informatie.

U kunt kiezen uit de volgende transitietypen:

Altijd

De volgende stap in de workflow wordt onmiddellijk gestart. Dit is de standaardwaarde.

Voorwaarde

De volgende stap in de workflow wordt gestart als aan een of meer voorwaarden is voldaan. U kunt voorwaardelijke transities gebruiken om verschillende paden te bepalen die de workflow kan volgen, afhankelijk van of aan die voorwaarden wordt voldaan of niet.

Als u meer dan één voorwaarde toevoegt, moet aan alle voorwaarden worden voldaan om de volgende workflowstap te kunnen starten.

U configureert als volgt een transitie Voorwaarde:

1. Stel in het dialoogvenster met transitiegegevens het Transmissietype in op Voorwaarde.
2. Klik op de knop Toevoegen.
3. Kies een Veld waaraan de voorwaarde zal worden gecontroleerd. De lijst met beschikbare velden wordt bepaald door het Objecttype waarop de workflow van toepassing is, en formuliervelden uit de workflow.
4. Kies de Operator die zal worden gebruikt om de voorwaarde te testen.
5. Voer een Waarde in waarbij aan de voorwaarde is voldaan.

In deze workflow wordt bijvoorbeeld een E-mailmelding verzonden dat het formulier niet is goedgekeurd als een toegewezen persoon Formulier 1 invult en daarbij het formulierveld "Accepteert u?" als false heeft gemarkeerd.

Wanneer u voorwaardelijke transities maakt, moet u ervoor zorgen dat met alle voorwaarden rekening wordt gehouden. In de bovenstaande workflow wordt bijvoorbeeld door Formulier 1 een E-mailmelding geactiveerd als het formulier is goedgekeurd, en een andere E-mailmelding als het formulier niet is goedgekeurd. In beide gevallen wordt de workflow vervolgens voltooid en zijn er geen andere mogelijke waarden buiten = en !=, waardoor de workflow altijd wordt voltooid.

Timer

U kunt de voorwaarde Timer gebruiken om de uitvoering van de volgende workflowstap een aantal dagen uit te stellen. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een herinneringsmail te sturen naar een toegewezen persoon als deze geen formulier heeft ingevuld dat aan hem of haar is toegewezen.

In de afbeelding ziet u een voorbeeld van een workflow met een timertransitie.

Als de stap "Formulier 1" wordt gestart, ontvangt de toegewezen persoon het formulier. Als hij of zij het formulier na twee dagen niet heeft voltooid, wordt de stap "E-mailherinnerring" gestart, en wordt er een e-mail wordt verzonden naar de toegewezen persoon, waarin hij of zij er aan wordt herinnerd het formulier in te vullen.

Verwijderen

Verwijdert een asset.

Een bestaande workflow klonen

Als u een nieuwe workflow wilt maken die vergelijkbaar is met een workflow die u al hebt gemaakt, bijvoorbeeld als u modificaties wilt testen zonder een bestaande workflow te wijzigen, kunt u een bestaande workflow klonen in plaats van een nieuwe te maken.

1. Ga naar de pagina Workflow door te navigeren naar Configuratie > Workflow.
2. Zoek in het deelvenster Workflowtypen naar de workflow die u wilt klonen.
3. Klik op het pictogram Kopiëren in de overeenkomstige rij om een kopie van de workflow te maken.
4. In het deelvenster Nieuw workflowtype wordt de workflownaam ingevuld en geselecteerd. De naam is de workflownaam die u kloont, waaraan '(Kopie)' is toegevoegd.
5. Vanaf nu kunt u wijzigingen aanbrengen in uw nieuwe workflow op dezelfde wijze als bij het bewerken van een workflow.
   Opmerking: De nieuwe workflow wordt aangemaakt wanneer u op het pictogram Kopiëren klikt. Als u op Annuleren in het deelvenster Nieuw workflowtype klikt, wordt de nieuwe workflow in het deelvenster Workflowtypen vermeld als een niet-gepubliceerde workflow.
6. Typ een nieuwe naam voor uw workflow en werk de velden Type wijzigen en Objecttype bij zoals vereist.
7. Kies of de workflow actief moet zijn wanneer deze voor het eerst wordt gepubliceerd door het selectievakje Actief in of uit te schakelen. De beginwaarde is gelijk aan de waarde voor de workflow die u kloont. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven als er workflowitems in behandeling zijn.
8. Klik op Volgende.
9. Wijzig uw workflowstappen naar behoefte. Aangezien de nieuwe workflow is gemaakt als een niet-gepubliceerde workflow, moet u op Publiceren klikken om de workflow te publiceren of op Opslaan klikken om deze op te slaan als een niet-gepubliceerde workflow.

Een workflow bewerken

Een bestaande workflow bewerken:

1. Ga naar Configuratie > Workflow.
2. Zoek in het deelvenster Workflowtypen naar de workflow die u wilt bewerken.
3. Klik op het pictogram Bewerken in de overeenkomstige rij om de workflow te bewerken.
4. Vanaf nu kunt u wijzigingen aanbrengen in uw nieuwe workflow. Klik op Volgende als u de wijzigingen hebt aangebracht.
5. Wijzig vervolgens uw workflowstappen naar behoefte. Aangezien de nieuwe workflow is gemaakt als een niet-gepubliceerde workflow, moet u op Publiceren klikken om de workflow te publiceren of op Opslaan klikken om deze op te slaan als een niet-gepubliceerde workflow.

Actieve en inactieve workflows

In Data360 Govern kunnen workflows actief of inactief zijn. De standaardinstelling is dat nieuwe workflows actief zijn, maar u kunt deze waarde wijzigen om een nieuwe workflow inactief te maken wanneer u deze maakt.

Als u de status van een bestaande workflow probeert te wijzigen van actief naar inactief, wordt een waarschuwing weergegeven als er workflowitems in behandeling zijn die zijn gekoppeld aan de workflow. Workflowitems die in behandeling zijn, kunnen nog altijd worden voltooid als de workflow inactief is, maar er worden geen nieuwe workflowitems aangemaakt. Alle gepubliceerde versies van de workflow worden gedeactiveerd wanneer een workflow wordt gewijzigd van actief in inactief.

Om te zien of een workflow actief of inactief is, gaat u naar Configuratie > Workflows.