Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen - Data360_Govern - Neuheiten

Data360 Govern – Hilfe
Product type
Software
Portfolio
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Product family
Data360
Product
Precisely Data Integrity Suite > Govern
Data360 Govern
Version
Neuheiten
Language
Deutsch
Product name
Data360 Govern
Title
Data360 Govern – Hilfe
Copyright
2024
First publish date
2014

In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie die Workflow-Aktivität „E-Mail-Benachrichtigung“ konfigurieren, wenn Sie einen Workflow erstellen. Informationen zur Konfiguration von E-Mails, die an Benutzer mit offenen Workflow-Zuweisungen gesendet werden, finden Sie unter Senden von E-Mails zu Workflow-Zuweisungen.

Bei der Erstellung eines Workflows können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung-Aktivität einbinden. Mit der Aktivität E-Mail-Benachrichtigung können Sie im Rahmen Ihres Workflows eine E-Mail an eine bestimmte Rolle oder einen bestimmten Benutzer senden.

Sie können auf die Bearbeitungsseite für Workflows zugreifen, indem Sie über die Navigationsleiste zu Konfiguration > Workflows wechseln. Weitere Informationen zum Erstellen eines neuen Workflows finden Sie unter Workflows erstellen.

Wenn Sie einen neuen Workflow erstellen, der eine E-Mail-Benachrichtigung-Aktivität enthält, können Sie die E-Mail wie folgt anpassen:

  1. Die E-Mail-Benachrichtigung-Aktivität auswählen
  2. Klicken Sie im Informationsbereich E-Mail-Benachrichtigung auf die Registerkarte Bearbeiten, um die E-Mail zu konfigurieren.
    Tipp: Wenn der Bereich E-Mail-Benachrichtigung nicht automatisch geöffnet wird, wählen Sie die E-Mail-Benachrichtigung-Aktivität aus, und klicken Sie dann oben rechts im Bearbeitungsbereich des Workflows auf das Symbol Informationen.
  3. Geben Sie einen Namen für den Workflow-Schritt ein, z. B. „E-Mail-Initiator“.
  4. Wählen Sie einen Empfängertyp aus, um festzulegen, an wen die E-Mail gesendet werden soll.
    • Initiator - Sendet eine E-Mail an den Benutzer, der den Workflow-Schritt auslöst.
    • Verantwortung - Sendet eine E-Mail an alle Benutzer, die einer bestimmten Rolle zugewiesen wurden. Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein Verantwortung-Feld angezeigt, in dem Sie den Namen der Verantwortung auswählen können, z. B. Data Steward oder Business-Eigentümer.

      Sie können auf Backup-Verantwortung hinzufügen klicken, um einen zweiten Verantwortungstyp zu definieren. In diesem Fall sucht das System zunächst nach Benutzern, die der ersten Verantwortung zugeordnet sind. Sind dieser Verantwortung keine Benutzer zugeordnet, sucht das System stattdessen nach Benutzern, die der zweiten Verantwortung zugeordnet sind, und sendet stattdessen ihnen die E-Mail-Benachrichtigung. Wenn es beispielsweise keine Data Stewards gibt, senden Sie das Formular an den Business-Eigentümer.

    • Bestimmter Benutzer - Sendet eine E-Mail an eine oder mehrere spezifische E-Mail-Adressen. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Feld Empfänger angezeigt. Geben Sie die E-Mail-Adressen der einzelnen Personen oder der Gruppe ein, an die Sie die E-Mail senden möchten, z. B. user@example.com oder financeteam@example.com. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse eingeben möchten, verwenden Sie ein Semikolon als Trennzeichen, und stellen Sie sicher, dass kein Leerzeichen zwischen dem Semikolon und der folgenden E-Mail-Adresse steht, z. B. email1@example.com;email2@example.com.
    • Follower - Sendet eine E-Mail an alle Benutzer, die derzeit einem Asset des Typs folgen, auf dem der Workflow basiert. Der Empfängertyp Follower ist nur in den Workflow-Typen „Element geändert“, „Aktion“, „Zertifizierung anfordern“ und „Zeitplan“ verfügbar.
    • Gruppe - Sendet eine E-Mail an alle Benutzer, die derzeit Mitglieder der ausgewählten Gruppe sind. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Feld Empfängergruppe angezeigt, damit Sie die Gruppe auswählen können. Die Gruppe muss bereits im System vorhanden sein, und nur Benutzer, die zu dem Zeitpunkt, an dem die Workflow-Aktivität initiiert wird, Mitglied der Gruppe sind, erhalten das Formular.
      Anmerkung: Wenn es sich bei der Gruppe um eine Active-Directory-Gruppe handelt, erhalten nur Benutzer die E-Mail, die auf Data360 Govern zugegriffen haben und daher automatisch der Gruppe hinzugefügt wurden.
  5. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie nach Bedarf An Standardbenutzer senden, wenn keine Verantwortung vorhanden ist.

    Damit wird das System angewiesen, die E-Mails an den/die in den Einstellungen definierten Standardempfänger zu senden, wenn beispielsweise für den ausgewählten Verantwortungstyp keine vorhanden sind. Diese Einstellung gilt nur für die jeweilige E-Mail-Aktivität und nicht für Schritte, für die ein Formular ausgefüllt werden muss.

    Die Standardeinstellung ist ausgewählt. Wenn die Auswahl aufgehoben wird, erhält kein Standardempfänger automatisch die E-Mail.

  6. Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein. In einer E-Mail an einen Initiator kann beispielsweise der Betreff „Ihre Anforderung wurde empfangen“ verwendet werden.
  7. Geben Sie den Text der E-Mail ein.
    Sie möchten vielleicht einen Hinweis einfügen, warum der Benutzer eine Benachrichtigung erhält. Sie könnten beispielsweise alle Data Stewards benachrichtigen, dass dem System ein neuer Business-Begriff hinzugefügt wurde. Sie können bestimmte Details zu dem Element hinzufügen, für das der Workflow ausgelöst wurde, indem Sie ein Token aus der Liste Feldwert anfügen ... auswählen. Ein Token ist ein Platzhalter, der in der E-Mail durch die entsprechenden Elementdetails ersetzt wird. Wählen Sie aus:
    • [OBJECT_NAME] - Der Name des Objekts, durch das der Workflow-Schritt ausgelöst wurde. Beispiel: Der Name eines neuen Business-Begriffs, der dem System hinzugefügt wurde.
    • [OBJECT_TYPE] - Der Typ des Objekts, durch das der Workflow-Schritt ausgelöst wurde. Beispiel: Business-Begriff.
    • [ASSET_PATH] - Der Asset-Pfad des Workflow-Objekts.
    • [GOV_SCORE] - Der Governance-Score des Elements, wenn ein Score dieses Typs berechnet wurde.
    • [DQ_SCORE] - Der Datenqualität-Score des Elements, wenn ein Score dieses Typs berechnet wurde.
    • [GOV_SCORE_PREV] - Der vorherige Governance-Score des Elements, wenn ein vorheriger Score dieses Typs vorhanden ist.
    • [DQ_SCORE_PREV] - Der vorherige Datenqualität-Score des Elements, wenn ein vorheriger Score dieses Typs vorhanden ist.
    • [WORKFLOW_INITIATOR] - Der Name des Benutzers, der den Workflow initiiert hat.
    • [WORKFLOW_INITIATOR_UID] - Die Ressourcen-UID des Benutzers, der den Workflow initiiert hat.
    • [WORKFLOW_INITIATOR_EMAIL] - Die E-Mail-Adresse des Benutzers, der den Workflow initiiert hat.
    • [ACTION_DETAILS] - Die Details der Aktion, einschließlich des Aktionstyps (z. B. „Datenqualitätsproblem“), des Elements, für das die Aktion veranlasst wurde (z. B. ein bestimmter Business-Begriff) und aller Beschreibungsdetails, die vom Benutzer bereitgestellt wurden, der die Aktion veranlasst hat.
      Anmerkung: Das Token [ACTION_DETAILS] ist nur relevant, wenn der Workflow ein Aktionstyp-Workflow ist. Dieses Token sollte nicht für andere Workflow-Typen verwendet werden.
    • [RECIPIENT_TYPE] - Informiert den Empfänger darüber, warum er die Benachrichtigung erhalten hat, und ist abhängig von dem Wert, der im Empfängertyp-Feld (Schritt 3) festgelegt wurde:
      • Wenn der Empfängertyp ein bestimmter Benutzer ist, wird das Token in der E-Mail durch „Bestimmter Benutzer“ ersetzt.
      • Wenn der Empfängertyp ein Initiator ist, wird das Token in der E-Mail durch „Initiator“ ersetzt.
      • Wenn der Empfängertyp „Verantwortung“ ist, wird das Token in der E-Mail durch „Verantwortung“ ersetzt.
    • [RECIPIENT_RESPONSIBILITY] - Informiert den Empfänger, dass er die E-Mail-Benachrichtigung aufgrund eines zugewiesenen Verantwortungstyps erhalten hat, z. B. Data Steward oder Business-Eigentümer. Auf diese Weise erhält der Empfänger mehr Informationen darüber, warum er die E-Mail-Benachrichtigung erhalten hat.
      • Um dieses Token zu verwenden, setzen Sie den Wert des Empfängertyp-Feldes (Schritt 3) auf „Verantwortung“. Wenn Sie im Feld Backup-Verantwortung hinzufügen einen zweiten Verantwortungstyp definiert haben und der Benutzer aufgrund von mehreren Verantwortungszuweisungen die E-Mail-Benachrichtigung erhalten haben könnte, informiert das Token den Benutzer darüber, welcher Verantwortungstyp die Benachrichtigung verursacht hat.
      • Dieses Token überschreibt den Wert des Kennzeichens Wird angezeigt in den Verantwortungsregeln. Wenn Sie dieses Verantwortungstyp-Token verwenden, zeigt es die in der E-Mail-Benachrichtigung angegebene Verantwortung an, unabhängig davon, ob das Kennzeichen Wird angezeigt für die Regel auf „true“ oder „false“ gesetzt ist.

      Wird der angegebene Empfänger nicht gefunden, informiert das System den Standardbenutzer oder die Standardgruppe, wie auf der Seite Verwaltung > Einstellungen festgelegt. In diesem Fall wird das Empfängertyp-Token durch eine Anmerkung in der E-Mail ersetzt, z. B. „Standard - Administratoren“.

    • [ASSET_UID] - Die UID des Assets, das geändert oder hinzugefügt wurde, und das den Workflow ausgelöst hat.
    Tipp: Alle benutzerdefinierten Felder, die sich auf den Asset-Typ beziehen, auf dem der Workflow basiert, können ebenfalls in der Liste Feldwert anfügen ... ausgewählt werden.
    Tipp: Sie können ein Token aus dem Text der E-Mail kopieren und gegebenenfalls in das Feld Betreff einfügen.

    In der folgenden Aktivität E-Mail-Benachrichtigung wurden beispielsweise drei Token zum Text der E-Mail hinzugefügt: [WORKFLOW_INITIATOR], [OBJECT_NAME] und [RECIPIENT_TYPE]:

    [WORKFLOW_INITIATOR] has raised a data quality issue against the business term [OBJECT_NAME].

    [RECIPIENT_TYPE]

    In einer von diesem Workflow-Schritt generierten E-Mail würde Text anstelle der Token angezeigt, z. B.:

    User A has raised a data quality issue against the business term Bank Account. You are receiving this email because you are a member of the default Administrators group.

    • Das Token [WORKFLOW_INITIATOR] wird durch den Namen des Benutzers ersetzt.
    • Das Token [OBJECT_NAME] wird durch den Namen des Business-Begriffs ersetzt.
    • Das Token [RECIPIENT_TYPE] wird durch einen Hinweis ersetzt, der den Benutzer darüber informiert, dass er die E-Mail erhält, weil er der Standardadministratorengruppe angehört.

    Markieren Sie den Text, den Sie für die Anzeige des Links verwenden möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Link“. Geben Sie den Link ein, einschließlich des Protokolls (http://, https:// oder email://), und klicken Sie auf Speichern.

  8. Wählen Sie Vorherige Formularantworten einschließen aus, wenn der Workflow einen vorherigen Formularschritt enthält und Sie eine Kopie des ausgefüllten Formulars in die E-Mail einfügen möchten.