Formulare erstellen und verwalten - Data360_Govern - Neuheiten

Formular erstellen

Bei der Erstellung eines Workflows können Sie eine Formular-Aktivität einbinden. Die Formular-Aktivität ermöglicht Ihnen, ein benutzerdefiniertes Formular zu erstellen, das im Verlauf Ihres Workflows per E-Mail an einen Benutzer gesendet werden kann. Sie könnten beispielsweise ein Formular erstellen, um eine Änderung eines Business-Assets zu genehmigen oder abzulehnen, mit dem ein Prüfer die Möglichkeit hat, eine Änderung zu akzeptieren oder abzulehnen und einen Kommentar hinzuzufügen.

Sie können auf die Bearbeitungsseite für Workflows zugreifen, indem Sie zu Konfiguration > Workflows navigieren.

Wenn Sie einen neuen Workflow erstellen, der eine Formular-Aktivität enthält, können Sie das Formular wie folgt anpassen:

1. Wählen Sie die Formular-Aktivität aus, und klicken Sie dann im Bereich Formular auf die Registerkarte Bearbeiten, um das Formular einzurichten.

   Tipp: Wenn der Bereich Formular nicht automatisch geöffnet wird, wählen Sie die Formular-Aktivität aus und klicken dann auf das Symbol Informationen.

   Geben Sie einen Namen und einen Titel für das Formular ein, z. B. „Genehmigen Sie die Angaben?“. Der Name und der Titel können identisch sein. Beachten Sie jedoch, dass der Name auf der Seite Workflow-Details enthalten ist, während der Titel auf dem eigentlichen Formular angezeigt wird, wenn über eine E-Mail oder über den Bereich Ihre Zuweisungen darauf zugegriffen wird.

2. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

   Hinzufügen von Token

   Sie können Ihrer Formularbeschreibung spezifische Details hinzufügen, indem Sie ein Token aus der Liste Feldwert anfügen ... auswählen. Sie können beispielsweise den Namen der Person eingeben, die den Workflow ausgelöst hat, und das Objekt, für das der Workflow aufgerufen wurde.

   Die Token werden durch die entsprechenden Workflow-Details für den Benutzer ersetzt, der das Formular ausfüllt.

   Weitere Informationen zu den verschiedenen Token finden Sie unter Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen.

   Hinzufügen von Links

   1. Markieren Sie den Text, den Sie für die Anzeige des Links verwenden möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Link“.
   2. Geben Sie den Link ein, einschließlich des Protokolls (http://, https:// oder email://), und klicken Sie auf Speichern.
3. Wählen Sie einen Antworttyp aus, um festzulegen, was passieren muss, bevor der Workflow zum nächsten Schritt weitergehen kann. Wählen Sie aus:

   • Erste Antwort - Die erste Person, die das Formular übermittelt, bewirkt, dass das Workflow-Element zum nächsten Schritt übergeht.
   • Mehrheit - Die Mehrheit der Benutzer, die das Formular erhalten, muss das Formular übermitteln, bevor das Workflow-Element zum nächsten Schritt übergeht.
   • Alle - Alle Benutzer, die das Formular erhalten, müssen das Formular übermitteln, bevor das Workflow-Element zum nächsten Schritt übergeht.

4. Wählen Sie einen Empfängertyp aus, um festzulegen, an wen das Formular gesendet werden soll. Wählen Sie aus:

   • Initiator - Das Formular wird an die Person gesendet, die die Änderung initiiert hat.
   • Verantwortung - Das Formular wird allen Personen gesendet, die einer bestimmten Rolle zugewiesen wurden. Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein zweites Verantwortung-Feld angezeigt, in dem Sie den Namen der Verantwortung auswählen können, z. B. Data Steward oder Business-Eigentümer. Sie können auf Backup-Verantwortung hinzufügen klicken, um einen zweiten Verantwortungstyp zu definieren. In diesem Fall sucht das System zunächst nach Benutzern, die der ersten Verantwortung zugeordnet sind. Sind dieser Verantwortung keine Benutzer zugeordnet, sucht das System stattdessen nach Benutzern, die der zweiten Verantwortung zugeordnet sind, und sendet stattdessen ihnen das Formular. Wenn es beispielsweise keine Data Stewards gibt, senden Sie das Formular an den Business-Eigentümer.
   • Bestimmter Benutzer - Das Formular wird an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Feld Empfänger angezeigt. Geben Sie die E-Mail-Adressen der einzelnen Personen oder der Gruppe ein, an die Sie die E-Mail senden möchten, z. B. user@example.com oder financeteam@example.com. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse eingeben möchten, verwenden Sie ein Semikolon als Trennzeichen, und stellen Sie sicher, dass kein Leerzeichen zwischen dem Semikolon und der folgenden E-Mail-Adresse steht, z. B. email1@example.com;email2@example.com
   • Gruppe - Das Formular wird an eine Gruppe von Benutzern gesendet. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Feld Empfängergruppe angezeigt, damit Sie die Gruppe auswählen können. Die Gruppe muss bereits im System vorhanden sein, und nur Benutzer, die zu dem Zeitpunkt, an dem die Workflow-Aktivität initiiert wird, Mitglied der Gruppe sind, erhalten das Formular. Wenn die Gruppe mehrere Benutzer enthält, bestimmt der Antworttyp, welche Benutzer das Formular übermitteln müssen.
     Anmerkung: Wenn es sich bei der Gruppe um eine Active-Directory-Gruppe handelt, erhalten nur Benutzer das Formular, die auf Data360 Govern zugegriffen haben und daher automatisch der Gruppe hinzugefügt wurden.

5. Um eine E-Mail-Benachrichtigung zusammen mit dem Formular zu senden, wählen Sie Formular-E-Mail versenden?. Die E-Mail wird an den angegebenen Empfänger gesendet, unabhängig davon, ob es sich um den Initiator, den spezifischen Benutzer oder die Verantwortung handelt. Beachten Sie, dass Sie nur eine E-Mail-Adresse eingeben müssen, wenn Sie Bestimmter Benutzer auswählen. Wenn Sie einen anderen Empfängertyp auswählen, wird die entsprechende E-Mail-Adresse vom System identifiziert.

   Wenn Sie Vorherige Formularantworten einschließen auswählen, werden die Informationen aus Formularen, die in einem vorherigen Schritt des Workflows ausgefüllt wurden, in die E-Mail einbezogen. Diese Option wird nur angewendet, wenn Ihr Workflow eine vorherige Formular-Aktivität enthält.

   Tipp: Wenn Sie Formular-E-Mail versenden? ausgewählt haben, erhält der entsprechende Empfänger bei jedem Auslösen einer neuen Formularzuweisung eine E-Mail. Wenn Sie die Anzahl der Zuweisungs-E-Mails übersichtlich halten möchten, die an Benutzer mit ausstehenden Aufgaben gesendet werden, können Sie die offenen Aufgaben eines Benutzers in einer täglichen Workflow-E-Mail zusammenfassen. Wenn Sie zusammenfassende Workflow-E-Mails zur Vermeidung von Wiederholungen aktivieren möchten, wählen Sie nicht Formular-E-Mail versenden? aus.

6. Geben Sie den Text der E-Mail in das Feld Text und den E-Mail-Betreff in das Feld Betreff ein. Weitere Informationen zur Konfiguration des Texts der E-Mail und zur Verwendung von Token als Platzhalter für Variablentext finden Sie unter Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen.

7. Wenn der Workflow-Auslöser ein Aktionstyp ist, gibt es beim Erstellen eines Formulars zwei zusätzliche Optionen:

   • Neuzuweisung von Ressourcen zulassen - Wählen Sie diese Option aus, um dem Benutzer, der das Formular ausfüllt, zu gestatten, es einem anderen Benutzer zuzuweisen. Wenn der Benutzer das Workflow-Element an einen anderen Benutzer überträgt, wird das Formular aus der Zuweisungsliste des aktuellen Benutzers in die Liste des neu zugewiesenen Benutzers verschoben.

     Wenn beim Einrichten des Formulars die Option Formular-E-Mail versenden ausgewählt ist, erhält der neu zugewiesene Benutzer eine E-Mail.

   • Neuzuweisung von Objekten zulassen - Wählen Sie diese Option aus, um dem Benutzer, der das Formular ausfüllt, eine Neuzuweisung des Workflow-Elements an ein anderes Asset zu erlauben. Wenn beispielsweise ein Aktionstyp für ein falsches Asset veröffentlicht wurde, kann der Benutzer das berichtete Problem einem anderen Objekt zuweisen. Wenn ein Benutzer ein anderes Objekt auswählt und das Problem neu zuweist, wird der Workflow mit Schritt 1 mit dem neuen Objekt neu gestartet.

8. Um das Formular weiter anzupassen, können Sie zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie unten im Formular-Bereich auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken.

9. Wählen Sie einen Feldtyp aus. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:

   • Boolesch - Ein Datentyp mit zwei möglichen Werten. Ermöglicht Ihnen, Ihrem Formular eine Art „Ja/Nein“-Frage hinzuzufügen. Geben Sie im Feld Bezeichnung die Frage ein, auf die der Empfänger antworten soll, z. B. „Genehmigen Sie die Angaben?“.
   • Ganzzahl - Eine ganze Zahl, die positiv, negativ oder null sein kann.
   • Text - Eine frei formatierte Zeichenfolge aus alphanumerischen Zeichen. Beispiel: „Erklären Sie, warum Sie genehmigen/nicht genehmigen“.
   • Datum - Ein Datum in einem zulässigen Datumsformat.
   • Liste - Das Listenfeld ist spezifisch für den Auslöser des Workflows und ermöglicht Ihnen die Auswahl eines beliebigen Listenfeldes, das im Aktionstyp oder Objekttyp definiert ist.

     Wenn sich der Auslöser auf ein Objekt bezieht, das hinzugefügt oder geändert wurde, sind die Objektlistenfelder im Formular verfügbar. Wenn sich der Auslöser auf einen Aktionstyp bezieht, sind die Aktionslistenfelder verfügbar. Wenn der Auslöser für eine Aktion auch einen Freigabeobjekttyp enthält, sind die Listenfelder für den Freigabeobjekttyp ebenfalls verfügbar.

     Die Auswahl im Formular kann dann verwendet werden, um bedingt zum nächsten Workflow-Schritt zu wechseln oder um mit der Feldänderung-Aktivität die Aktion oder das Objekt mit den eingegebenen Werten zu aktualisieren.

   • Beziehungstyp - Eine Beziehung zwischen Business-Assets, z. B. [contains] Business Asset:: Report. Der Empfänger des Formulars kann aus einer Liste von Beziehungstypen auswählen, für die das Asset ein Subjekt oder ein Objekt ist. Dies wird zusammen mit der Workflow-Aktivität „Beziehungsänderung“ verwendet.

     Wenn ein Beziehungstyp für einen Aktions-Workflow ausgewählt wird und ein Objekttyp als Auslöser ausgewählt wird, können die Beziehungen des Asset-Typs ausgewählt werden. Diese können dann verwendet werden, um die Beziehungen des Assets im Aktion-Workflow zu aktualisieren.

   • HTML - Ein HTML-formatiertes Feld, das beispielsweise bei einer nachfolgenden Feldänderung verwendet werden kann, um ein HTML-Feld für ein Asset zu aktualisieren.
     Anmerkung: Wenn es nachfolgende E-Mail-Aktivitäten gibt, bei denen Vorherige Formularantworten einschließen ausgewählt wurde, werden möglicherweise im Formular ausgefüllte HTML-Felder in der E-Mail nicht genau wie im Formular selbst angezeigt. Das Asset wird jedoch genau so aktualisiert, wie es im Formular eingegeben wurde, und es wird möglicherweise in einer nachfolgenden E-Mail angezeigt.
   • Link - Kann ein Asset-Link-Feld in einer nachfolgenden Feldänderung aktualisieren.

10. Fügen Sie eine Bezeichnung für das neue Feld hinzu. Wenn Sie beispielsweise ein neues boolesches Feld hinzufügen, könnten Sie das Feld mit „Genehmigen?“ beschriften.

11. Wählen Sie mithilfe des Kontrollkästchens Ist erforderlich? aus, ob das neue Feld ein Pflichtfeld sein soll, das ausgefüllt werden muss, bevor das Formular übermittelt werden kann. Stellen Sie sicher, dass das Kästchen aktiviert ist, wenn das Feld ein Pflichtfeld ist. Bei booleschen Feldern ist das Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert, und der Wert kann nicht aktualisiert werden. Bei allen anderen Feldtypen ist das Kontrollkästchen standardmäßig deaktiviert.

12. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Formulare bearbeiten, löschen und neu anordnen

Wenn Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es bearbeiten oder löschen. Wenn mehrere Formulare verfügbar sind, können Sie sie nach Bedarf neu anordnen.

1. Klicken Sie auf das entsprechende Formular im Workflow. Das Workflow-Formular-Raster wird angezeigt.

2. Wählen Sie das Symbol Bearbeiten aus.

3. Suchen Sie das gewünschte Formular im Raster, und klicken Sie rechts davon auf Weitere Optionen, um die Optionen anzuzeigen.

   Die Optionen können Folgendes enthalten:

   • Bearbeiten
   • Löschen
   • Ganz nach oben verschieben
   • Nach oben verschieben
   • Nach unten verschieben
   • Ganz nach unten verschieben

   Die verfügbaren Optionen hängen von der Anzahl der Formulare und ihrer Position im Raster ab. Wenn das Formular z. B. ganz oben angezeigt wird, stehen „Ganz nach oben verschieben“ und „Nach oben verschieben“ nicht zur Verfügung.

4. Wählen Sie die gewünschte Option aus.

   Das Formular wird an die gewünschte Position verschoben, oder das Bearbeitungsfenster oder die Löschbestätigung werden angezeigt.