Wenn eine neue Zuweisung ausgelöst wird, wird für den relevanten Empfänger auf der Startseite ein neuer Eintrag zum Bereich Ihre Zuweisungen hinzugefügt.
Sie können Benutzer über ihre offenen Zuweisungen per E-Mail benachrichtigen. Beim Erstellen eines Workflows mit einer Formularaktivität können Sie eine Option aktivieren, mit der bei jedem Auslösen einer Formularzuweisung eine E-Mail gesendet wird. Sie können auch eine Option aktivieren, mit der Benutzer mit ausstehenden Workflow-Zuweisungen eine tägliche E-Mail erhalten, in der ihre offenen Aufgaben zusammengefasst werden.
Senden von Benachrichtigungen für jede Zuweisung
Wenn Sie eine neue Formular-Aktivität zu einem Workflow hinzufügen, gibt es die Auswahloption Formular-E-Mail senden?
Wenn Sie diese Option auswählen, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzer oder Benutzer in der Liste gesendet, zusammen mit einem Link zum Ausfüllen des Formulars. Jedes Mal, wenn eine neue Formularzuweisung ausgelöst wird, wird eine E-Mail gesendet. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten eines Formulars.
Senden von E-Mails mit einer Workflow-Zusammenfassung
Sie können offene Zuordnungen eines Benutzers in einer E-Mail zusammenfassen, die an den von Ihnen ausgewählten Wochentagen gesendet wird.
Um diese Option zu aktivieren, navigieren Sie zum Abschnitt Workflow auf der Seite . Weitere Informationen finden Sie unter Die Anwendung anpassen. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert, und es werden keine zusammenfassenden E-Mails gesendet.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird an den ausgewählten Tagen um 5:00 Uhr UTC an Benutzer ausstehende Workflow-Aufgaben eine Übersichts-E-Mail gesendet. In der Übersichts-E-Mail sind alle ausstehenden Workflow-Zuweisungen aufgeführt, die aus einem Formular-Schritt in einem Workflow generiert wurden. Der Betreff einer E-Mail mit einer Workflow-Zusammenfassung gibt an, wie viele Elemente die Aufmerksamkeit des Benutzers erfordern, und in der E-Mail werden die offenen Zuweisungen nach Workflow, Version und Schritt aufgeführt.
- Workflow – Link zum Öffnen der ausgewählten Zuweisungsdetails in der Anwendung.
- Version - Die Version des Workflows.
- Schritt – Name des Workflow-Schritts, der die Zuweisung ausgelöst hat.
- Neu – Die Anzahl der neuen Zuweisungen. „Neu“ ist als „Neu“ seit dem Senden der letzten zusammenfassenden E-Mail definiert.
- Gesamt – Die Gesamtanzahl der ausstehenden Zuweisungen für den Workflow-Schritt. Die Gesamtanzahl umfasst neue und vorhandene Zuweisungen.
- Alle Workflow-Zuweisungen anzeigen – Link zum Bereich Ihre Zuweisungen auf der Anwendungs-Startseite, in dem alle offenen Zuweisungen aufgeführt sind.