Créer un workflow - Data360_Govern - Dernière

Vous pouvez inclure des conditions dans le workflow afin que les parties concernées soient notifiées lorsqu’un utilisateur final effectue une action spécifiée. Les approbateurs ont ainsi possibilité d’approuver ou de rejeter la modification.

Par défaut, aucun workflow prédéfini n’est présent dans Data360 Govern.

Cette liste décrit certains types de workflows communs :

• Requête ad hoc - Un workflow qui traite toute requête liée à l’accès aux données, à un problème de données ou à une demande de gouvernance spécifique. La requête est envoyée à la partie responsable pour examen. L’examinateur détermine ensuite la validité de la requête.
• Modifier un terme métier - Un workflow qui traite les requêtes de modification d’un terme métier. La requête est envoyée à la personne concernée pour confirmer la validité. Une fois la validité de la requête approuvée, la modification est traitée par l’administrateur concerné.
• Nouveau terme métier - Un workflow qui traite les requêtes de modification pour ajouter un terme métier. La requête est envoyée à la partie responsable pour examen. Si la requête est valide, l’analyste de gouvernance des données qui a reçu la requête peut ajouter le terme au système.
• Certification - Un workflow qui vérifie si un asset dans le glossaire répond aux critères de gouvernance définis par votre organisation. Par exemple, la vérification des métadonnées attendues ou des niveaux de propriété d’un asset sélectionné.

Aperçu du processus du workflow

1. Un administrateur crée un workflow en fonction des exigences de gouvernance de votre organisation
2. Le workflow est déclenché par un événement, par exemple lorsqu’un utilisateur ajoute ou modifie un asset.
3. L’élément passe par les étapes du workflow et les parties responsables sont notifiées.
4. Le workflow est terminé lorsque l’élément a franchi toutes les étapes nécessaires et que toutes les approbations requises ont été effectuées.

Construire un nouveau workflow

Pour accéder à la page Workflow, accédez à Configuration > Workflows. À partir de là, vous pouvez construire un nouveau workflow.

Sinon, vous pouvez cloner un workflow existant comme base pour un nouveau workflow. Reportez-vous à Cloner un workflow existant pour en savoir plus sur la manière d’effectuer cette opération.

1. Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit du panneau Types de workflows pour créer un workflow.

   Depuis ce panneau, vous pouvez également modifier, cloner, supprimer, consulter ou surveiller un workflow en cliquant sur l’icône correspondante située à droite de l’élément sélectionné.

2. Dans le panneau Nouveau type de workflow, entrez un nom pour le workflow, par exemple « Modification du terme métier ».

   Les premières étapes de la création d’un workflow nécessitent que vous spécifiiez un déclencheur, c’est-à-dire un événement ou une action qui, exécuté par un utilisateur final, lance le workflow.

3. Dans la liste Modifier le type, sélectionnez un déclencheur de workflow. Par exemple, pour initialiser un workflow à chaque fois qu’un nouveau terme métier est ajouté, sélectionnez Élément ajouté. Reportez-vous aux informations ci-dessous pour en savoir plus sur les déclencheurs que vous pouvez sélectionner lors de la construction d’un workflow.

4. Dans la liste Type d’objet, sélectionnez le type d’élément auquel vous souhaitez relier le workflow. Par exemple, sélectionnez Asset métier :: terme métier si vous souhaitez que le workflow soit déclenché lorsqu’un utilisateur ajoute un nouveau terme métier. Seuls les objets auquel un score peut être attribué sont disponibles pour le déclencheur Score modifié, par exemple, Assets métier, Assets techniques, Règles, Politiques et Modèles.

   Si vous sélectionnez Calendrier, les types Action, Asset métier, Asset technique, Modèle, Liste de référence et Règle sont disponibles.

5. Si le déclencheur Score modifié est utilisé, sélectionnez le type de score approprié. Seuls les types de scores attribués au type d’objet sélectionné sont disponibles. Cette option n’est pas disponible pour les autres déclencheurs.

6. Si Calendrier est utilisé, sélectionnez l’intervalle d’exécution. Choisissez parmi :

   • Quotidien (valeur par défaut)
   • Horaire

   Remarque : Les paramètres d’intervalle d’exécution quotidien ou horaire définissent la fréquence à laquelle le workflow est mis en file d’attente pour être exécuté. La tâche qui s’exécute pour voir si des workflows planifiés sont à exécuter a lieu toutes les 15 minutes. Cependant, le moment réel de l’exécution dépend de l’exécution éventuelle d’autres workflows. Cela signifie que si vous avez par exemple planifié l’exécution d’un workflow toutes les heures, la file d’attente sera définie sur l’heure, puis sera exécutée jusqu’à 15 minutes plus tard.
   • Sélectionnez la fréquence d’exécution. Il représente la durée du calendrier, par exemple 14 jours. Si l’intervalle d’exécution est défini sur Quotidien, la valeur maximale est 365. Si l’intervalle d’exécution est défini sur Horaire, la valeur maximale est 72. Si vous avez besoin de plus de 72 heures, utilisez Quotidien. Seuls les nombres entiers de 1 ou plus peuvent être entrés.

   • Sous Jours d’exécution, sélectionnez les jours auxquels vous souhaitez exécuter le workflow. Au moins un jour doit être sélectionné. Les workflows planifiés existants sont par défaut arrêtés pour sélectionner tous les jours de la semaine.

   Remarque : Si vous devez exécuter un workflow planifié ponctuellement, accédez à la page du workflow et effacez la dernière heure d’exécution. Le workflow sera ensuite réexécuté dans les 15 minutes.
7. Si vous souhaitez spécifier que votre workflow ne doit être déclenché que dans des situations très spécifiques, vous pouvez ajouter des conditions en cliquant sur le bouton Ajouter du panneau Conditions :

   

   Sélectionnez un champ auquel appliquer la condition. Remarque : vous ne pouvez pas sélectionner les types de champs suivants lors de l’application des conditions de workflow : Tag, JSON, Attribut JSON, Recherche de propriété, Recherche de relation, Chemin d’accès de l’asset, Champ de la relation, Liste des éléments de référence de la relation, Relation et Score.

   Le score de gouvernance et le score de qualité des données sont disponibles pour les conditions de déclenchement Score modifié, Élément modifié, Demander une certification et Calendrier et les transitions conditionnelles uniquement. Reportez-vous à Transitions pour en savoir plus.

   En fonction du type de champ sélectionné, plusieurs opérateurs sont à votre disposition. Reportez-vous aux informations ci-dessous pour en savoir plus sur les différents opérateurs.

   Si une étape Formulaire précédente dans un workflow possède un champ HTML, celui-ci est disponible dans les transitions conditionnelles, avec les opérateurs « est renseigné » et « n’est pas renseigné ». Si un champ HTML Formulaire de workflow est utilisé dans une transition conditionnelle, le fait d’entrer ou non une entrée dans le champ HTML au moment de remplir le formulaire de workflow déterminera si le workflow passe à l’étape suivante.

   Vous pouvez également sélectionner un type de champ Lien, ainsi qu’un type de champ Liste de type formulaire, pour les transitions conditionnelles, avec les opérateurs « est renseigné » et « n’est pas renseigné » disponibles. Lorsque l’opérateur « est renseigné » est sélectionné, le workflow ne sera déclenché que si le champ spécifié a une valeur. Si l’opérateur « n’est pas renseigné » est sélectionné, le workflow ne passera à l’étape suivante que si le champ spécifié n’a pas de valeur.

   Si vous ajoutez plusieurs conditions à un workflow, vous pouvez choisir parmi ces conditions de déclenchement :

   • Tout satisfaire - Le workflow est déclenché uniquement lorsque toutes les conditions énumérées sont remplies.
   • Satisfaire à l’ensemble - Le workflow est déclenché lorsque l’une des conditions énumérées est remplie.
8. Veillez à ce que la case Active soit cochée si vous souhaitez que le workflow soit actif lors de sa publication initiale. Par défaut, un nouveau workflow est actif. Pour modifier ce statut et rendre le workflow initialement inactif, cliquez pour décocher la case Actif.
9. Cliquez sur Suivant.

   Une fois que vous avez établi un déclencheur de workflow, vous pouvez commencer à construire votre workflow. Chaque workflow doit avoir une activité de début, une activité de fin et au moins une activité supplémentaire qui se produit entre le début et la fin. Reportez-vous à Activités de workflow pour en savoir plus sur les activités disponibles.

10. Construisez votre workflow en faisant glisser les activités requises de la gauche de l’écran vers la zone de modification du workflow. Reportez-vous à Activités de workflow pour en savoir plus sur les activités disponibles.
11. Pour connecter les activités de workflow, cliquez et faites glisser un point sur une activité pour le relier à un point sur la suivante. Si vous devez revenir et supprimer une connexion, sélectionnez la connexion que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur Supprimer.

Activités de workflow

Chaque workflow doit avoir une activité de début, une activité de fin et au moins une activité supplémentaire qui se produit entre le début et la fin. Les activités sont reliées entre elles par des transitions. Pour plus d’informations, reportez-vous à Transitions.

Lorsque vous créez votre workflow, vous pouvez choisir parmi ces activités :

• Démarrage
• Fin
• Terminer
• Notification par e-mail
• Formulaire
• Procédure SQL
• Changement de champ
• Changement de relation
• Requête HTTP
• Réponse HTTP

Démarrage

Marque l’entrée dans le workflow. Chaque workflow doit inclure une activité Début

Fin

Marque la réussite de l’achèvement du workflow. Chaque workflow doit inclure une activité Fin

Terminer

Marque l’échec de l’achèvement du workflow.

Notification par e-mail

Envoie une notification par e-mail à un rôle ou à une personne spécifique.

Lors de la configuration de l’activité Notification par e-mail, vous pouvez utiliser des jetons comme marques de réservation pour ajouter du texte au corps ou à l’objet de l’e-mail en sélectionnant une option dans la liste Ajout de la valeur du champ.

Formulaire

Fournit un formulaire personnalisé inséré dans le workflow qui donne à un réviseur la possibilité de certifier une action.

Procédure SQL

À destination des spécialistes de mise en œuvre de Precisely. L’équipe Precisely rédigera une procédure personnalisée pour gérer les fonctionnalités complexes. Si vous souhaitez utiliser cette activité, veuillez contacter votre représentant Precisely pour discuter de vos besoins.

Changement de champ

Vous pouvez utiliser une activité Changement de champ pour mettre à jour la valeur d’un champ dans un ou plusieurs assets. Les nouvelles valeurs peuvent être spécifiées dans l’activité Changement de champ ou être issues de valeurs données dans une activité Formulaire antérieure. Vous pouvez utiliser l’activité Changement de champ pour modifier la valeur d’un champ qui a été défini avec la valeur Est modifiable ? définie sur false.

Pour configurer une activité Changement de champ, procédez comme suit :

1. Sélectionnez et faites glisser une activité Changement de champ jusqu’à la zone de modification du workflow, puis connectez-la à votre workflow.
2. Si vous le souhaitez, entrez un nom pour l’activité.
3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un changement.
4. Sélectionnez un champ dans la liste déroulante. La liste déroulante contient une liste des champs appartenant au type d’objet auquel le workflow se rapporte. Si vous ajoutez l’activité à un workflow Type d’action, la liste contient également des champs du workflow Type d’objet du problème.
5. Choisissez comment la nouvelle valeur de champ est déterminée.
   • Entrer une valeur - Utilisez cette option pour entrer une nouvelle valeur pour le champ. Le type de champ détermine les valeurs possibles que vous pouvez entrer. Par exemple, si le type de champ est Liste, vous pouvez choisir parmi les valeurs de liste disponibles. Si le type de champ est HTML/Texte enrichi, vous pouvez ajouter du texte avec un style HTML.
   • Ajouter les valeurs sélectionnées ? - Cette option est disponible uniquement lorsque le type de champ est Liste et que plusieurs éléments de liste sont autorisés. Si cette option est cochée, les valeurs sélectionnées seront ajoutées aux éléments actuellement sélectionnés pour le champ. Si l’option n’est pas cochée, la sélection remplace les valeurs actuelles du champ.
   • Choisir une valeur de résultat de formulaire - Cette option est disponible si une étape précédente du workflow est un formulaire. Vous pouvez choisir parmi les valeurs entrées dans les champs de formulaire dont le type correspond au type de champ que vous modifiez.
   • Choisir un champ Action - Cette option est disponible dans un workflow Type d’action. Utilisez cette option pour mettre à jour la valeur du champ avec le contenu d’un champ présent dans le type d’action. Vous pouvez choisir parmi les valeurs entrées dans les champs de type d’action dont le type correspond au type de champ que vous modifiez.
   • Effacer la valeur du champ - Utilisez cette option pour supprimer la valeur actuelle du champ.

Par exemple, vous pouvez utiliser l’activité Changement de champ pour mettre à jour le statut d’un élément dans un workflow de certification.

Changement de relation

Utilisez l’activité Changement de relation pour remplacer, ajouter ou supprimer des relations d’un asset.

Pour ajouter une activité Changement de relation à un workflow, procédez comme suit :

1. Ajoutez une activité Formulaire au workflow.
2. Ajoutez un champ relationshipType au formulaire.
3. Ajoutez une activité Changement de relation à un workflow.
4. Connectez l’activité Formulaire à l’activité Changement de relation.
5. Sélectionnez l’activité Changement de relation, puis cliquez sur Modifier.
6. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer un nom à afficher pour l’activité dans le workflow.
7. Pour le champ Formulaire Relation, sélectionnez le champ relationshipType que vous avez ajouté au formulaire.
8. Choisissez si vous souhaitez ajouter, effacer ou remplacer les relations existantes à l’aide des cases à cocher disponibles.
   • Si la case Ajouter des relations  ? est cochée, le workflow ajoute la relation du formulaire à l’asset. Si la cardinalité de la relation est 1:1 et qu’une relation existe déjà pour l’asset, la relation de l’asset est remplacée par la relation du formulaire si cette option est sélectionnée.
   • Si la case Effacer les relations ? est cochée, le workflow supprime la relation du formulaire de l’asset.
   • Si les deux cases sont décochées, la relation existante de l’asset est remplacée par la relation du formulaire.

Requête HTTP

Cette option vous permet de vous connecter à une API externe depuis un workflow.

Réponse HTTP

Vous pouvez ajouter une activité Réponse HTTP à un workflow Requête HTTP pour extraire les propriétés basées sur JSON de l’API.

Transitions

Les transitions connectent les activités de workflow. Vous pouvez définir des transitions de sorte qu’elles déclenchent toujours l’étape de workflow suivante, ou appliquer une condition ou une minuterie à la transition pour contrôler si ou quand l’étape suivante est déclenchée.

Pour voir les informations sur une transition, cliquez sur celle-ci dans la zone de modification du workflow. Pour modifier la transition, cliquez sur l’icône Modifier dans la boîte de dialogue des informations sur la transition.

Vous pouvez choisir parmi ces types de transition :

Toujours

L’étape suivante du workflow est immédiatement déclenchée. Il s’agit de la valeur par défaut.

Condition

L’étape suivante du workflow est déclenchée lorsqu’une ou plusieurs conditions sont satisfaites. Vous pouvez utiliser des transitions conditionnelles pour déterminer les différents chemins d’accès que le workflow pourrait prendre, selon que ces conditions sont satisfaites ou non.

Si vous ajoutez plusieurs conditions, toutes les conditions doivent être satisfaites pour que l’étape de workflow suivante soit déclenchée.

Pour configurer une transition Condition, procédez comme suit :

1. Dans la boîte de dialogue d’informations sur la transition, définissez le type de transition sur Condition.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter.
3. Sélectionnez un champ sur lequel la condition sera vérifiée. La liste des champs disponibles est déterminée par le type d’objet auquel le workflow s’applique et les champs de formulaire du workflow.
4. Choisissez l’opérateur qui sera utilisé pour tester la condition.
5. Entrez une valeur à atteindre pour satisfaire la relation.

Par exemple, dans ce workflow, une notification par e-mail indiquant que le formulaire n’a pas été approuvé est envoyée lorsqu’un bénéficiaire remplit le formulaire 1 et qu’il a marqué le champ du formulaire « Approuvez-vous ? » comme étant false.

Lorsque vous créez des transitions conditionnelles, assurez-vous que toutes les conditions sont prises en compte. Par exemple, dans le workflow ci-dessus, le formulaire 1 déclenche une notification par e-mail si le formulaire est approuvé, et une notification par e-mail différente si le formulaire n’est pas approuvé. Dans les deux cas, le workflow se termine alors, et il n’y a pas de valeurs possibles autres que = et !=, de sorte que le workflow se termine toujours.

Minuterie

Vous pouvez utiliser la condition Minuterie pour retarder l’exécution de l’étape de workflow suivante pendant plusieurs jours. Elle peut être utilisée, par exemple, pour envoyer un e-mail de rappel à un bénéficiaire s’il n’a pas rempli un formulaire qui lui a été affecté.

L’image montre un exemple de workflow contenant une transition de minuterie.

Lorsque l’étape « Formulaire 1 » est déclenchée, le bénéficiaire reçoit le formulaire. Si le bénéficiaire n’a pas rempli le formulaire après deux jours, l’étape « Rappel par e-mail » est déclenchée et un e-mail lui est envoyé pour lui rappeler de remplir le formulaire.

Supprimer

Supprime un asset.

Cloner un workflow existant

Si vous souhaitez créer un workflow similaire à celui que vous avez déjà créé, par exemple, si vous souhaitez tester les modifications sans modifier un workflow existant, vous pouvez cloner un workflow existant plutôt que d’en créer un.

1. Accédez à la page Workflow via Configuration > Workflow.
2. Dans le panneau Types de workflows, recherchez le workflow que vous souhaitez cloner.
3. Cliquez sur l’icône Copier sur la ligne correspondante pour effectuer une copie du workflow.
4. Dans le panneau Nouveau type de workflow, le nom du workflow est renseigné et sélectionné. Le nom correspond au nom du workflow que vous clonez, ajouté avec « (Copier) ».
5. À partir de là, vous pouvez apporter des modifications à votre nouveau workflow comme vous le feriez si vous étiez en train de modifier un workflow.
   Remarque : Le workflow est créé lorsque vous cliquez sur l’icône Copier. Si vous cliquez sur Annuler dans le panneau Nouveau type de workflow, le nouveau workflow sera répertorié comme un workflow non publié dans le panneau Types de workflows.
6. Entrez un nouveau nom pour votre workflow, puis mettez à jour les champs Modifier le type et Type d’objet, selon les besoins.
7. Choisissez si le workflow doit être actif ou non lors de sa première publication, en cochant ou décochant la case Actif. La valeur initiale sera la même que la valeur du workflow que vous clonez. Un message d’avertissement s’affiche si des éléments de workflows en attente sont présents.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Modifiez vos étapes de workflow selon les besoins. Puisque le workflow est créé sous forme de workflow non publié, vous devez cliquer sur Publier pour publier le workflow, ou vous pouvez cliquer sur Enregistrer pour l’enregistrer sous forme de workflow non publié.

Modifier un workflow

Pour modifier un workflow existant, procédez comme suit :

1. Accédez à Configuration > Workflow.
2. Dans le panneau Types de workflows, recherchez le workflow que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur l’icône Modifier sur la ligne correspondante pour modifier le workflow.
4. À partir de là, vous pouvez apporter des modifications à votre nouveau workflow. Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé les modifications.
5. Ensuite, modifiez vos étapes de workflow selon les besoins. Puisque le workflow est créé sous forme de workflow non publié, vous devez cliquer sur Publier pour publier le workflow, ou vous pouvez cliquer sur Enregistrer pour l’enregistrer sous forme de workflow non publié.

Workflows actifs et inactifs

Dans Data360 Govern, les workflows peuvent être actifs ou inactifs. Par défaut, les nouveaux workflows sont activés, mais vous pouvez modifier cette valeur pour rendre un nouveau workflow inactif lorsque vous le créez.

Si vous essayez de faire passer le statut d’un workflow existant d’actif à inactif, un avertissement s’affiche si des éléments de workflows en attente sont associés au workflow. Les éléments de workflows en attente peuvent toujours être complétés lorsque le workflow est inactif, mais aucun nouvel élément de workflow ne sera créé. Toutes les versions publiées du workflow sont désactivées lorsqu’un workflow passe du statut actif à inactif.

Pour voir si un workflow est actif ou inactif, accédez à Configuration > Workflows.