Les affectations sont des tâches qui vous sont affectées à la suite d’une étape de workflow. La page Affectations vous permet d’afficher une liste de toutes les affectations. Vous pouvez également filtrer la liste pour n’afficher que vos affectations en attente.
Un workflow est un ensemble d’étapes qui peuvent être appliquées à un asset pour contrôler la manière dont l’élément est géré dans le glossaire métier. Lorsque vous utilisez des assets existants ou que vous proposez l’ajout de nouveaux assets au glossaire, vous suivez les étapes du workflow définies par le programme de gouvernance de votre organisation. Par exemple, un workflow peut être configuré de façon à ce que, lorsque vous modifiez un terme métier, un utilisateur ou administrateur spécifique soit invité à approuver la modification.
Dans la barre de navigation située à gauche de l’écran, cliquez sur Affectations.
La grille Toutes les affectations comprend les détails suivants :
- Nom du workflow - Le nom du workflow.
- Associé à - Le nom de l’asset sur lequel le workflow est basé.
- Initiateur - Le nom de la personne qui a lancé le workflow.
- Lancé - Date (ou heure si aujourd’hui) de début du workflow.
- Bénéficiaire - Les noms des bénéficiaires. Si plusieurs bénéficiaires sont affectés, survolez les noms d’utilisateur pour afficher la liste complète.
- Statut - Le statut du workflow (En attente ou Complet).
Vous pouvez entrer du contenu dans la case Rechercher pour localiser une affectation spécifique, ou vous pouvez appliquer des filtres pour personnaliser la liste affichée. Par exemple, vous pouvez créer une « liste de choses à faire » en utilisant les filtres Bénéficiaire et Statut pour ne voir que les workflows qui vous sont affectés et dont le statut est En attente.
Pour afficher les étapes complètes et incomplètes d’un workflow, sélectionnez un workflow et ouvrez le panneau latéral Progression de l’affectation. Vous pouvez cliquer sur n’importe quelle étape pour voir les informations sur l’étape en détail. Si un formulaire incomplet attend une réponse de votre part, vous pouvez cliquer sur Compléter l’affectation. Cliquez sur Afficher le diagramme et les détails du workflow pour obtenir des informations sur la configuration du workflow ainsi qu’un diagramme du workflow.
Vous pouvez cliquer sur le bouton Informations sur l’affectation du panneau latéral pour obtenir des informations supplémentaires sur le workflow. Le panneau Informations sur l’affectation comprend un certain nombre de liens sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher les informations appropriées dans le panneau latéral secondaire. Par exemple, Informations sur l’asset s’affiche après avoir cliqué sur le nom d’un asset dans la liste Associé à. Une section Requête apparaît si le workflow a été lancé à l’aide du bouton Réaliser une action.
Affectations par version de workflow
Dans la barre de navigation située à gauche de l’écran, cliquez sur Affectations, puis sur l’onglet Par version de workflow.
L’onglet Par version de workflow répertorie les versions de workflow ayant généré des affectations. Elles sont triées par nom du workflow, puis par numéro de version décroissant, dans l’ordre alphabétique. La première entrée de la liste est automatiquement sélectionnée. Affectations en suspens répertorie le nombre et le statut de toutes les affectations en attente dans la version du workflow. Si l’affectation se trouve à une étape du formulaire et requiert une action de la part de son bénéficiaire, elle porte la mention En attente, sinon, la mention Incomplet.
Le panneau latéral Affectations sur la version du workflow contient des informations de base sur la version du workflow ainsi qu’un diagramme du workflow. Si le workflow contient des affectations en attente, les étapes auxquelles se trouvent les affectations comportent un compteur qui indique le nombre d’affectations à cette étape.
Vous pouvez cliquer sur une étape pour voir les affectations en attente, ou les informations sur l’activité qui comprennent des informations sur la configuration de l’étape.
Les numéros qui peuvent s’afficher dans le coin inférieur droit d’une étape représentent le nombre d’instances de workflow qui ont terminé cette étape particulière.