Créer et gérer des formulaires - Data360_Govern - Dernière

Créer un formulaire

Lorsque vous créez un workflow, vous avez la possibilité d’inclure une activité Formulaire. L’activité Formulaire vous permet de créer un formulaire personnalisé qui peut être envoyé par e-mail à un utilisateur dans le cadre de votre workflow. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire d’approbation ou de rejet d’une modification apportée à un asset métier, dans lequel un réviseur a la possibilité d’accepter ou de refuser une modification et d’ajouter un commentaire.

Vous pouvez accéder à la page de modification du workflow en accédant à Configuration > Workflows.

Si vous construisez un workflow qui inclut une activité Formulaire, vous pouvez personnaliser votre formulaire comme suit :

1. Sélectionnez l’activité Formulaire, puis, dans le panneau Formulaire, cliquez sur l’onglet Modifier pour configurer le formulaire.

   Conseil : Si le panneau Formulaire ne s’ouvre pas automatiquement, sélectionnez l’activité Formulaire, puis cliquez sur l’icône Informations.

   Entrez un nom et un titre pour le formulaire, par exemple : « Approuvez-vous ? ». Le nom et le titre peuvent être identiques, mais notez que le Nom est inclus sur la page Détails du workflow, tandis que le Titre s’affiche sur le formulaire lui-même lorsqu’il est consulté depuis un e-mail ou depuis le volet Vos affectations.

2. Ajoutez une description.

   Ajouter des jetons

   Vous pouvez ajouter des détails spécifiques à la description de votre formulaire en sélectionnant un jeton dans la liste Ajout de la valeur du champ. Par exemple, vous pouvez inclure le nom de la personne qui a déclenché le workflow et l’objet à l’origine du workflow.

   Les jetons seront remplacés par les détails de workflow pertinents de l’utilisateur qui remplit le formulaire.

   Pour en savoir plus sur les différents jetons, reportez-vous à Configurer des notifications par e-mail.

   Ajouter des liens

   1. Mettez en évidence le texte que vous souhaitez utiliser pour afficher le lien, puis cliquez sur le bouton du lien.
   2. Entrez le lien, y compris le protocole (http://, https:// ou email://), puis cliquez sur Enregistrer.
3. Sélectionnez un type de réponse pour déterminer ce qui doit se produire avant que le workflow puisse passer à l’étape suivante. Choisissez parmi :

   • Première réponse - La première personne qui envoie le formulaire fait passer le workflow à l’étape suivante.
   • Majorité - La majorité des utilisateurs qui reçoivent le formulaire doivent l’envoyer avant que le workflow ne passe à l’étape suivante.
   • Tous - Tous les utilisateurs qui reçoivent le formulaire doivent l’envoyer avant que le workflow ne passe à l’étape suivante.

4. Sélectionnez un type de destinataire pour déterminer à qui le formulaire doit être envoyé. Choisissez parmi :

   • Initiateur - Le formulaire est envoyé à la personne à l’origine du changement.
   • Responsabilité - Le formulaire est envoyé à tous les individus qui ont été affectés à un rôle particulier. Si vous sélectionnez cette option, un deuxième champ Responsabilité apparaît, où vous pouvez sélectionner le nom de la responsabilité, comme Gestionnaire de données ou Propriétaire d’entreprise. Vous pouvez cliquer sur Ajouter une responsabilité de secours pour définir un deuxième type de responsabilité. Dans ce cas, le système recherche d’abord les utilisateurs affectés à la première responsabilité, mais si aucun utilisateur n’est affecté à cette responsabilité, le système recherche les utilisateurs affectés à la deuxième responsabilité et leur envoie le formulaire à la place. Par exemple, s’il n’y a pas de gestionnaire de données, envoyez le formulaire au propriétaire d’entreprise.
   • Utilisateur spécifique - Le formulaire est envoyé à une adresse e-mail spécifique. Lorsque cette option est sélectionnée, un champ Destinataire s’affiche. Entrez les adresses e-mail de chaque individu ou groupe auquel vous souhaitez envoyer l’e-mail, par exemple user@example.com ou financeteam@example.com. Pour entrer plusieurs adresses e-mail, utilisez un point-virgule comme délimiteur et assurez-vous qu’il n’y a pas d’espace entre le point-virgule et l’adresse e-mail suivante, par exemple email1@example.com;email2@example.com
   • Groupe - Le formulaire est envoyé à un groupe d’utilisateurs. Lorsque cette option est sélectionnée, un champ Groupe de destinataires s’affiche pour vous permettre de sélectionner le groupe. Le groupe doit déjà exister dans le système, et seuls les utilisateurs qui font partie du groupe au moment où l’activité de workflow est lancée recevront le formulaire. Si plusieurs utilisateurs sont présents dans le groupe, le type de réponse détermine quels utilisateurs doivent envoyer le formulaire.
     Remarque : Si le groupe est un groupe Active Directory, seuls les utilisateurs qui ont accédé à Data360 Govern et qui ont donc été automatiquement ajoutés au groupe recevront le formulaire.

5. Pour envoyer une notification par e-mail avec le formulaire, sélectionnez Envoyer un formulaire par e-mail ?. L’e-mail sera envoyé au destinataire spécifié, qu’il s’agisse de l’initiateur, de l’utilisateur spécifique ou de la responsabilité. Remarque : vous ne devez entrer une adresse e-mail que lorsque vous sélectionnez Utilisateur spécifique, et si vous sélectionnez un type de destinataire différent, l’adresse e-mail correspondante sera identifiée par le système.

   Si vous sélectionnez Inclure les réponses aux formulaires précédents, les informations des formulaires complétés à une étape précédente du workflow seront incluses dans l’e-mail. Cette option ne s’applique que si votre workflow contient une activité Formulaire précédente.

   Conseil : Si vous avez sélectionné Envoyer un formulaire par e-mail ?, le destinataire concerné recevra un e-mail à chaque fois qu’une nouvelle affectation de formulaire est déclenchée. Si vous souhaitez contrôler le nombre d’e-mails d’affectation envoyés aux utilisateurs avec des tâches en attente, vous pouvez regrouper les tâches ouvertes d’un utilisateur dans un e-mail récapitulatif du workflow quotidien. Si vous choisissez d’activer les e-mails récapitulatifs du workflow, afin d’éviter les répétitions, ne sélectionnez pas Envoyer un formulaire par e-mail ?.

6. Entrez le texte de l’e-mail dans le champ Corps, et l’objet de l’e-mail dans le champ Objet. Pour plus d’informations sur la configuration du corps de l’e-mail et l’utilisation de jetons comme marques de réservation pour le texte variable, reportez-vous à Configurer des notifications par e-mail.

7. Si le déclencheur de workflow est un type d’action, il existe deux options supplémentaires lors de la création d’un formulaire :

   • Autoriser la réaffectation des ressources - Sélectionnez cette option pour permettre à l’utilisateur qui remplit le formulaire de le transférer à un autre utilisateur. Si l’utilisateur transfère l’élément de workflow à un autre utilisateur, le formulaire sera déplacé de la liste des affectations de l’utilisateur actuel à la liste de l’utilisateur récemment affecté.

     Si l’option Envoyer un formulaire par e-mail est sélectionnée lorsque le formulaire est configuré, l’utilisateur récemment affecté recevra un e-mail.

   • Autoriser la réaffectation des objets - Sélectionnez cette option pour permettre à l’utilisateur qui remplit le formulaire de réaffecter l’élément de workflow à un autre asset. Par exemple, si un type d’action a été déclenché sur un asset incorrect, l’utilisateur peut réaffecter le problème signalé à un autre objet. Dans ce cas, si un utilisateur sélectionne un autre objet et réaffecte le problème, le workflow se redémarre à partir de l’étape 1 avec le nouvel objet.

8. Pour personnaliser davantage le formulaire, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires en faisant défiler jusqu’en bas du panneau Formulaire et en cliquant sur le bouton Ajouter.

9. Sélectionnez un type de champ. Choisissez l’une des options suivantes :

   • booléen - Un type de données avec deux valeurs possibles, true ou false. Vous permet d’ajouter une question de type « Oui/Non » à votre formulaire. Entrez la question à laquelle le destinataire doit répondre dans le champ Étiquette, par exemple, « Approuvez-vous ? ».
   • nombre entier - Un nombre entier qui peut être positif, négatif ou nul.
   • texte - Une chaîne de caractères alphanumériques au format libre. Par exemple, « Expliquez pourquoi vous approuvez/n’approuvez pas ».
   • date - Une date dans un format de date reconnu.
   • liste - Le champ de liste est spécifique au déclencheur du workflow et vous permet de sélectionner n’importe quel champ de liste défini sur le type d’action ou le type d’objet.

     Si le déclencheur porte sur un objet qui a été ajouté ou modifié, les champs de la liste Objet sont disponibles sur le formulaire. Si le déclencheur est sur un type d’action, les champs de la liste Action sont disponibles. Si le déclencheur d’une action inclut également un type d’objet du problème, les champs de la liste du type d’objet du problème seront également disponibles.

     La sélection sur le formulaire peut ensuite être utilisée pour effectuer une transition conditionnelle vers l’étape suivante du workflow ou, avec l’activité Changement de champ, pour mettre à jour l’action ou l’objet avec les valeurs entrées.

   • relationshipType - Une relation entre Assets métier, par exemple, [contains] Business Asset:: Report. Le destinataire du formulaire pourra choisir parmi une liste de types de relations pour lesquels l’asset est un sujet ou un objet. Elle est utilisée en conjonction avec l’activité de workflow Changement de relation.

     Si une valeur relationshipType est sélectionnée pour un workflow Action et qu’un type Objet est choisi comme déclencheur, alors les relations du type d’asset peuvent être sélectionnées. Elles peuvent ensuite être utilisées pour mettre à jour les relations de l’asset dans le workflow Action.

   • HTML - Un champ au format HTML qui peut être utilisé, par exemple, dans un changement de champ ultérieur, pour mettre à jour un champ HTML sur un asset.
     Remarque : Si des activités d’e-mail ultérieures ont été effectuées et que l’option Inclure les réponses aux formulaires précédents a été sélectionnée, tout champ HTML rempli sur le formulaire peut ne pas s’afficher dans l’e-mail exactement comme il l’était dans le formulaire lui-même. Cependant, elle mettra à jour l’asset exactement comme il a été entré dans le formulaire, qui pourrait apparaître de cette façon dans un e-mail ultérieur.
   • lien - Peut mettre à jour un champ de lien d’asset lors d’un changement de champ ultérieur.

10. Ajoutez une étiquette pour le nouveau champ. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau champ de type booléen, vous pouvez étiqueter le champ « Approbation ? ».

11. Choisissez si le nouveau champ est un champ obligatoire qui doit être renseigné avant de pouvoir envoyer le formulaire, en utilisant la case Est requis ?. Assurez-vous que la case est cochée si le champ est obligatoire. Pour les champs booléens, la case est cochée par défaut et la valeur ne peut pas être mise à jour. Pour tous les autres types de champs, la case n’est pas cochée par défaut.

12. Cliquez sur Ajouter.

Modifier, supprimer et réorganiser des formulaires

Lorsque vous avez créé un formulaire, vous pouvez le modifier ou le supprimer, ou, si plusieurs formulaires sont disponibles, les réorganiser selon vos besoins.

1. Cliquez sur le formulaire approprié dans le workflow. La grille du formulaire de workflow s’affiche.

2. Sélectionnez l’icône Modifier.

3. Localisez le formulaire requis dans la grille et cliquez sur Plus d’options à sa droite pour afficher les options.

   Voici des exemples d’options :

   • Modifier
   • Supprimer
   • Placer en haut
   • Monter
   • Descendre
   • Placer en bas

   Les options disponibles varient en fonction du nombre de formulaires et de leur position dans la grille. Par exemple, si le formulaire est en haut, les commandes Placer en haut et Monter ne sont pas disponibles.

4. Sélectionnez l’option requise.

   Le formulaire est déplacé vers la position appropriée, ou la fenêtre de modification ou la confirmation de suppression s’affiche.