Una forma de configurar un flujo de trabajo para certificar los activos empresariales es mediante el activador del flujo de trabajo Solicitar certificación. Este permite a los usuarios solicitar una certificación de un activo desde la página de detalles del activo.
- Se ha añadido un nuevo activo al glosario empresarial y se han añadido los metadatos requeridos.
- El elemento está en estado de borrador (el estado se ha aplicado mediante un flujo de trabajo diferente).
- Un data steward inicia el flujo de trabajo de certificación para el elemento haciendo clic en el botón Solicitar certificación de la barra de resumen en la parte superior de la página de detalles del elemento.Nota: El proceso Solicitar certificación solo puede iniciarse en un activo cuando el elemento esté en estado Borrador y se ha creado un flujo de trabajo de certificación.
- El elemento se envía a la parte responsable para su revisión y certificación. Los propietarios pertinentes del activo recibirán una notificación por correo electrónico con un vínculo a un formulario que solicita su aprobación.
- Los aprobadores certifican que el activo es apto para que la organización lo utilice.
- Cuando el elemento se ha revisado y aprobado, se aplica un estado de certificación al activo para informar a los usuarios de que el elemento se ha revisado y que todos los criterios y responsabilidades de gestión se han rellenado en el glosario.
Requisitos previos:
- El activo debe tener un campo llamado "Estado".
- El nombre de la API también debe ser "Estado".
- El campo Estado debe ser un campo de lista que contenga los siguientes tres estados: Borrador, En revisión y Certificado.
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Construya su flujo de trabajo de certificación arrastrando las actividades pertinentes de la parte izquierda de la pantalla hacia el área de edición. Para conectar las actividades del flujo de trabajo, haga clic y arrastre desde un punto en una actividad para conectarla a un punto en la siguiente. Si necesita volver y eliminar una conexión, seleccione la conexión que desea eliminar y luego presione Eliminar.
En este ejemplo, utilizaremos las siguientes actividades para construir un flujo de trabajo de certificación:
- Iniciar
- Cambio de campo
- Formulario
- Cambio de campo
- Finalizar
Consejo: En un flujo de trabajo de certificación, los elementos normalmente pasan de En revisión a Certificado una vez que un revisor ha aprobado la acción. Se asume que los elementos están inicialmente en el estado Borrador. El estado Borrador se puede aplicar a los elementos a través de un flujo de trabajo por separado. El proceso Solicitar certificación solo puede iniciarse en un activo cuando el elemento esté en estado Borrador y se ha creado un flujo de trabajo de certificación. Por consiguiente, es posible que tenga dos flujos de trabajo por separado; por ejemplo, uno en el que el estado de un activo se cambia a Borrador justo al añadirse al sistema y, luego, otro en el que el elemento pasa por el proceso de certificación.
Paso Actividad de flujo de trabajo Descripción 1 Iniciar Marca la entrada en el flujo de trabajo. 2 Cambio de campo - "En revisión" Seleccione la actividad Cambio de campo y, después, haga clic en la ficha Editar y configure las propiedades de la siguiente manera:
3 Formulario Proporciona un formulario personalizado que se inserta en el flujo de trabajo y que brinda a un revisor la oportunidad de certificar; consulte Configuración de un formulario.
En este ejemplo, el formulario incluiría un valor booleano que permite al revisor certificar o rechazar la acción.
4 Cambio de campo - "Certificado" Seleccione la actividad Cambio de campo y, después, haga clic en la ficha Editar y configure las propiedades de la siguiente manera:
5 Finalizar Marca la finalización satisfactoria del flujo de trabajo. Cuando se ha configurado un flujo de trabajo de certificación, se muestra un icono en color naranja (En revisión) o verde (Certificado) junto al icono de edición en la lista de activos para indicar el estado del elemento.
Si a un elemento se le ha asignado el estado Borrador como parte de un flujo de trabajo por separado, se muestra un icono gris junto al icono de edición en la lista de activos.
En una página de detalles de activos, el estado se muestra en la parte superior de la página, junto con el nombre y la puntuación del activo.
Si se ha establecido un flujo de trabajo de certificación (mediante el activador del flujo de trabajo Solicitar certificación), los usuarios pueden hacer clic en el botón Solicitar certificación en la parte superior de una página de detalles de activos para los elementos en estado Borrador para iniciar el flujo de trabajo de certificación.
Nota: Solo se puede añadir un elemento al estado Borrador si tiene un campo de lista personalizado denominado "Estado" con los valores Borrador, En revisión y Certificado.Consejo: Puede crear reglas de responsabilidad para restringir quién puede ver los elementos que están en un estado determinado; consulte Asignación de usuarios o grupos a responsabilidades.