En este tema se describe cómo configurar la actividad del flujo de trabajo Notificación de correo electrónico cuando se está elaborando un flujo de trabajo. Para obtener más información sobre la configuración de los correos electrónicos que se envían a los usuarios con asignaciones de flujo de trabajo pendientes, consulte Envío de correos electrónicos de asignaciones de flujo de trabajo.
Al crear un flujo de trabajo, puede incluir una actividad Notificación de correo electrónico. La actividad Notificación de correo electrónico le permite enviar un correo electrónico a un rol o usuario determinado como parte de su flujo de trabajo.
Puede acceder a la página de edición de flujos de trabajo dirigiéndose a Configuración > Flujos de trabajo. Para obtener más información sobre la creación de un nuevo flujo de trabajo, consulte Configuración de flujos de trabajo.
Si va a crear un flujo de trabajo que incluya una actividad Notificación de correo electrónico, puede personalizar el correo electrónico de la siguiente manera:
- Seleccione la actividad Notificación de correo electrónico
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En el panel de información de Notificación de correo electrónico, haga clic en la ficha Editar para configurar el correo electrónico.
Consejo: Si el panel Notificación de correo electrónico no se abre automáticamente, seleccione la actividad Notificación de correo electrónico y, luego, haga clic en el icono Información en la esquina superior derecha del área de edición del flujo de trabajo.
- Escriba un nombre para el paso del flujo de trabajo, por ejemplo, "Iniciador de correo electrónico".
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Seleccione un tipo de destinatario para determinar a quién se enviará el correo electrónico.
- Iniciador: envía un correo electrónico al usuario que activa el paso del flujo de trabajo.
- Responsabilidad: envía un correo electrónico a todos los usuarios a los que se les ha asignado un rol en concreto. Si selecciona esta opción, aparecerá un campo Responsabilidad en el que podrá seleccionar el nombre de la responsabilidad, como Data Steward o Propietario del negocio.
Puede hacer clic en Añadir una responsabilidad de respaldo para definir un segundo tipo de responsabilidad. En este caso, el sistema buscará inicialmente usuarios asignados a la primera responsabilidad, pero, si no hay usuarios asignados a la primera responsabilidad, pero, si no hay usuarios asignados a esa responsabilidad, el sistema buscará usuarios asignados a la segunda responsabilidad y les enviará la notificación de correo electrónico a estos en su lugar. Por ejemplo, si no hay data stewards, se envía el formulario a los propietarios de negocios.
- Usuario específico: envía un correo electrónico a una o más direcciones de correo electrónico específicas. Cuando se selecciona esta opción, se muestra un campo Destinatario. Introduzca las direcciones de correo electrónico de cada individuo o grupo a los que desee enviar el correo electrónico; por ejemplo
user@example.comofinanceteam@example.com. Para introducir más de una dirección de correo electrónico, utilice un punto y coma como delimitador y asegúrese de que no haya ningún espacio entre el punto y coma y la siguiente dirección de correo electrónico, por ejemplo,email1@example.com;email2@example.com - Seguidores: envía un correo electrónico a todos los usuarios que actualmente siguen un activo del tipo en el que se basa el flujo de trabajo. El tipo de destinatario Seguidores solo está disponible en flujos de trabajo de tipo Elemento cambiado, Acción, Solicitar certificación y Programar.
- Grupo: envía un correo electrónico a todos los usuarios que son miembros del grupo seleccionado actualmente. Cuando selecciona esta opción, se muestra un campo Grupo de destinatarios para que seleccione el grupo. El grupo ya debe existir en el sistema, y solo los usuarios que sean miembros del grupo en el momento en que se inicie la actividad del flujo de trabajo recibirán el formulario.Nota: Si el grupo es un grupo de Active Directory, solo los usuarios que tengan acceso a Data360 Govern y que, por lo tanto, hayan sido añadidos automáticamente al grupo, recibirán el correo electrónico.
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Seleccione o anule la selección de Enviar a usuarios predeterminados cuando no exista responsabilidad, según sea necesario.
Esto le indica al sistema que envíe el correo electrónico a los destinatarios predeterminados, según se define en la configuración, si, por ejemplo, no hay ningún correo electrónico para el tipo de responsabilidad elegido. Esta configuración solo se aplica a la actividad de correo electrónico en particular, no a los pasos que requieren que se complete un formulario.
Se ha seleccionado el valor predeterminado. Si no se selecciona, ningún destinatario predeterminado recibe automáticamente el correo electrónico.
- Escriba un asunto para el correo electrónico; por ejemplo, un correo electrónico a un iniciador puede tener el asunto "Se ha recibido su solicitud".
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Escriba el cuerpo del correo electrónico.
Quizá desee incluir una nota sobre el motivo por el que el usuario recibe una notificación; por ejemplo, puede notificar a todos los data stewards de que se ha añadido un nuevo término empresarial al sistema. Puede añadir detalles específicos sobre el elemento con el que se ha activado el flujo de trabajo seleccionando un token de la lista Adjuntar valor de campo. Un token es un marcador que se reemplazará por los detalles del elemento pertinente en el correo electrónico. Elija entre:
- [OBJECT_NAME]: el nombre del objeto por el que se desencadenó el paso del flujo de trabajo. Por ejemplo, el nombre de un nuevo término empresarial que se añadió al sistema.
- [OBJECT_NAME]: el nombre del objeto por el que se activó el paso del flujo de trabajo. Por ejemplo, término empresarial.
- [ASSET_PATH]: la ruta de activo del objeto del flujo de trabajo.
- [GOV_SCORE]: la puntuación de gobierno del elemento, si se ha calculado una puntuación de este tipo.
- [DQ_SCORE]: la puntuación de calidad de los datos del elemento, si se ha calculado una puntuación de este tipo.
- [GOV_SCORE_PREV]: la puntuación de gobierno anterior del elemento, si existe una puntuación anterior de este tipo.
- [DQ_SCORE_PREV]: la puntuación de calidad de los datos anterior del elemento, si existe una puntuación anterior de este tipo.
- [WORKFLOW_INITIATOR]: el nombre del usuario que inició el flujo de trabajo.
- [WORKFLOW_INITIATOR_UID]: el UID de recurso del usuario que inició el flujo de trabajo.
- [WORKFLOW_INITIATOR_EMAIL]: la dirección de correo electrónico del usuario que inició el flujo de trabajo.
- [ACTION_DETAILS]: los detalles de la acción, incluidos el tipo de acción (por ejemplo, "Problema de calidad de datos"), el elemento con respecto al que actúa la acción (por ejemplo, un término empresarial específico) y cualquier detalle de descripción proporcionado por el usuario que ha planteado la acción. Nota: El token [ACTION_DETAILS] solo es pertinente si el flujo de trabajo es un flujo de trabajo Tipo de acción. Este token no debe utilizarse para otros tipos de flujos de trabajo.
- [RECIPIENT_TYPE]: informa al destinatario por qué ha recibido la notificación y depende del valor establecido en el campo Tipo de destinatario (paso 3):
- Si el tipo de destinatario es un usuario específico, el token se reemplaza por un usuario específico en el correo electrónico.
- Si el tipo de destinatario es un iniciador, el token se reemplaza con un iniciador en el correo electrónico.
- Si el tipo de destinatario es una responsabilidad, el token se reemplaza con una responsabilidad en el correo electrónico.
- [RECIPIENT_RESPONSIBILITY]: informa al destinatario de que ha recibido la notificación de correo electrónico debido a un tipo de responsabilidad asignada, por ejemplo, Data Steward o Propietario de negocio. Esto brinda al destinatario más información sobre el motivo por el que ha recibido la notificación de correo electrónico.
- Para utilizar este token, establezca el valor del campo Tipo de destinatario (paso 3) en Responsabilidad. Si ha utilizado el campo Añadir una responsabilidad de respaldo para definir un segundo tipo de responsabilidad y el usuario podría haber recibido la notificación de correo electrónico debido a varias asignaciones de responsabilidad, el token le permite al usuario saber qué tipo de responsabilidad provocó la notificación.
- Este token anula el valor del indicador Visible en las reglas de responsabilidad. Cuando utilice este token de tipo de responsabilidad, se mostrará la responsabilidad especificada en la notificación de correo electrónico si el indicador Visible está establecido en True o False para la regla.
Si no se puede encontrar el destinatario especificado, el sistema notificará al usuario o grupo predeterminado según lo establecido por su administrador en la página Administración > Configuración. En este caso, el token Tipo de destinatario se reemplazará con una nota en el correo electrónico, por ejemplo, "Predeterminado - Administradores".
- [ASSET_UID]: el UID del activo que se cambió o añadió y que activó el flujo de trabajo.
Consejo: Todos los campos personalizados relacionados con el tipo de activo en el que se basa el flujo de trabajo también estarán disponibles para su selección en la lista Adjuntar valor de campo.Consejo: Puede copiar y pegar un token del cuerpo del correo electrónico en el campo Asunto si es necesario.Por ejemplo, en la siguiente actividad Notificación de correo electrónico, se han añadido tres tokens al cuerpo del correo electrónico; [WORKFLOW_INITIATOR], [OBJECT_NAME] y [RECIPIENT_TYPE]:
[WORKFLOW_INITIATOR] has raised a data quality issue against the business term [OBJECT_NAME].[RECIPIENT_TYPE]Un correo electrónico generado por este paso del flujo de trabajo mostrará texto en lugar de tokens, por ejemplo:
User A has raised a data quality issue against the business term Bank Account. You are receiving this email because you are a member of the default Administrators group.- El token [WORKFLOW_INITIATOR] se reemplaza por el nombre del usuario.
- El token [OBJECT_NAME] se reemplaza por el nombre del término empresarial.
- El token [RECIPIENT_TYPE] se reemplaza por una nota en la que se informa al usuario de que recibe el correo electrónico porque forma parte del grupo de administradores predeterminado.
Para añadir un vínculo, resalte el texto que desea utilizar y, después, haga clic en el botón de vínculo. Escriba el vínculo, incluido el protocolo (http://, https:// o email://) y haga clic en Guardar.
- Seleccione Incluir respuestas de formulario anteriores si el flujo de trabajo contiene un paso de formulario anterior y desea incluir una copia del formulario completado en el correo electrónico.