Données de référence - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - 20.3

Étendue de l’application

Les solutions de données de référence peuvent être locales ou globales.

Locales – Les données de référence locales sont définies dans la bibliothèque de référence de données d’une application spécifique, et sont uniquement disponibles dans les Solutions de cette application en particulier.

Globales – Les données de référence globales sont définies dans l'Application Référence de données, et sont uniquement disponibles dans toutes les solutions de toutes les applications.

Emplacement des données de référence

Application Données de référence globales - Un administrateur global ou un autre utilisateur affecté à l’application séparément, peut voir l’application Données de référence répertoriée parmi les autres applications dans la liste déroulante de sélection de l’application.

Cette application est répertoriée par défaut pour les administrateurs globaux quand ils se connectent à l’application pour la première fois.

Données de référence locales - Les données de référence sont disponibles dans les bibliothèques de données de référence sous le menu Solutions de cette application.

Bibliothèque de données de référence

Une bibliothèque de données de référence est une bibliothèque séparée qui est créée par défaut pour les données de référence. Vous pouvez créer et gérer les listes de données de référence au sein de la bibliothèque. Vous pouvez également créer des bibliothèques supplémentaires pour séparer de manière logique les données de référence. Les autorisations Créer, Lire, Mettre à jour et supprimer (voir Gérer les autorisations) pour ces bibliothèques supplémentaires ne diffèrent pas des solutions et bibliothèques standard.

Créer une solution de données de référence

Vous devez disposer de l’autorisation Développeur de solution sur la bibliothèque de données de référence pour créer et publier des solutions de données de référence.

Pour créer une solution de données de référence :

1. Globalement - Sélectionnez les données de référence à partir de la liste déroulante de la sélection d’application en haut à droite de l'interface de l'utilisateur

   Localement (spécifique à l'application) - Rendez-vous dans le menu Solutions et cliquez sur les Liste de données de référence.

2. Cliquez sur Ajouter un schéma. La page Ajouter un schéma s’affichera.
3. Saisissez le nom du schéma, la catégorie et la description.
   Remarque :

   Le champ de portée est prérenseigné conformément à votre sélection à l’étape 1.

4. Cliquez sur Suivant. L’étape de création de schéma s’affichera. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

   1. Créer manuellement  : cette option permet de créer chaque colonne et chaque champ manuellement, une seule colonne ou un seul champ à la fois. Vous pouvez ajouter des colonnes et indiquer les noms, le type de données et les contraintes si nécessaire.

      Cliquez sur Ajouter. Entrez un nom de champ, sélectionnez une option à partir de la liste déroulante Type de champ, entrez la longueur du champ (applicable uniquement aux champs type de chaîne), sélectionnez Requis si vous désirez rendre cette colonne obligatoire, et cliquez sur Ajouter. Les détails s’afficheront à l’écran.

      furtherinformation : Informations supplémentaires :

      • Une fois que le créateur aura chargé les données dans la liste, ajoutez les données par défaut pour n’importe quelles colonnes requises si les données par défaut n’ont pas été déjà fournies. Vous trouverez les valeurs par défaut pour les champs suivants :

        DateTime: DateTime.Min Valeur avec heure (19010101 00:00:00) Date : DateTime.Min Valeur sans heure (19010101)

        Int, Decimal, BigInt : 0

        Bit : False

        String and String(max) : Vide

      • Concernant les champs Date et heure (DateTime) : ne convertissez pas en tant que fuseau horaire (TimeZone). Conservez-les à la place en tant que valeur DateTime pour que les filtres fonctionnent correctement.

   2. Créer depuis Query : cette option permet de créer le schéma/les colonnes à partir de scripts Query. Tous les champs de sortie ou de critère du fichier Query sont affichés dans le schéma de données de référence.

      Remarque :

      Vous ne pouvez pas modifier la colonne ; vous pouvez le fare en chargeant un script modifié pour mettre à jour le schém

      Cliquez sur Sélectionner les fichiers, puis naviguez vers le script Studio Query.

   3. Créer depuis Excel : permet de créer le schéma à partir d’un fichier Excel existant. Vous pouvez choisir le nom de la feuille, de façon que le nom de l’en-tête est extrait pour créer les noms de champ. Vous pouvez modifier les informations de type champ à partir des détails affichés sur l’écran.

      Cliquez sur Sélectionner les fichiers, puis naviguez vers le fichier Excel.

      furtherinformation : Informations supplémentaires :

      • Lisez les en-têtes à partir de la première ligne de la feuille Excel et le type de données à partir de la seconde ligne de la feuille Excel. Si les données ou le type n’ont pas été définis pour la colonne, définissez string(max) par défaut.
      • Les tâches de mappage à l’instar de la colonne d’en-tête : si les en-têtes commencent à la colonne C, le mappage commencera à la même colonne.

5. Cliquez sur Suivant. Sur la page Mappeur, mappez les champs saisis sur la colonne Excel en entrant les sélections de la colonne associée correspondante.

   furtherinformation : Informations supplémentaires :

   • Après le mappage par défaut mis en œuvre, vous avez l’option de modifier l’association (ce n’est pas obligatoire). Les en-têtes sont écrits sur la même colonne.
   • Si la feuille contient les données et le mappage commence à la colonne A, la feuille sera mappée dans les colonnes suivantes commençant à la colonne A.
   • Si la feuille contient des en-têtes qui sont définis dans les colonnes A, C, E, F, G, J et L, les données de référence seront mappées sur les mêmes colonnes.
   • Un nouveau fichier Excel qui inclut ce mappage défini est créé ; ce modèle chargé par l’utilisateur n’est pas utilisé.
6. Cliquez sur Envoyer. La solution est enregistrée en tant que brouillon et est répertoriée dans l’onglet Solutions de la bibliothèque de données de référence.

Publier une solution de données de référence

Les solutions de données de référence peuvent être utilisées dans les autres solutions uniquement après avoir été publiées.

Pour publier une solution de données de référence au format brouillon :

1. Accédez à l’onglet Solutions.
2. Sélectionnez la solution de données de référence dans la bibliothèque de données de référence.
3. Cliquez sur l’icône sous la colonne Actions et cliquez sur Publier .
4. Dans la case Publier le schéma, sélectionnez Oui dans le champ Publier le modèle.
   1. Si vous ne désirez pas publier un modèle Excel, vous pouvez ajouter des données aux données de référence à partir du site Evolve à l’aide du bouton Modifier les données.
   2. Le bouton Modifier les données permet d’ouvrir une page avec une table de données de référence où vous pouvez ajouter, actualiser ou supprimer les valeurs.
   3. Vous pouvez également modifier les données chargées à partir de la sortie Query aux données de référence, puisque aucune solution de modèle n’existe pour ce scénario.

5. Vous pouvez choisir parmi les workflows suivants :

   Flux de travail	Description
   Aucun processus de vérification des données	Une fois les fichiers revus, il n’est pas nécessaire d’approuver les fichiers avant de les exécuter.
   Réviser et publier - une étape	Le fichier de données de référence doit être approuvé et le vérificateur peut ainsi exécuter le fichier. Une fois le fichier exécuté, choisissez l’une des options suivantes de type AutoRun : Aucun - L’utilisateur exécute le fichier manuellement. Vérificateur/Créateur - Le fichier est automatiquement publié (AutoRun).
   Vérification et publication - Séparément	Le fichier de données de référence doit être approuvé et l’émetteur peut ainsi l’exécuter. Une fois le fichier exécuté, choisissez parmi les options de type AutoRun suivantes : Aucun - L’utilisateur exécute le fichier manuellement. Vérificateur/Créateur - Le fichier est automatiquement publié (AutoRun).
   Workflow personnalisé	Si vous choisissez cette option, vous pouvez créer un processus de workflow personnalisé pour cette solution de données de référence.

6. Cliquez sur Publier. Le statut de la solution passe à Production. Vous pouvez désormais renseigner les données à l’aide du compagnon Excel ou de l’option Modifier les données dans la solution de données de référence.

7. Utilisez l’option Notifier pour ajouter plusieurs utilisateurs à la liste de notification, de façon que les actions Publier la solution, Ajouter les données et AutoRun envoient automatiquement des notifications à ces utilisateurs.

   furtherinformation : Informations supplémentaires :

   • Cliquez sur Actualiser le schéma si le statut n’est pas immédiatement mis à jour.
   • Vous pouvez ouvrir ce modèle de solution dans le modules complémentaire Excel. Vous pouvez également remplir, valider et enregistrer des données dans le module. Une fois que vous avez soumis des données de référence à Evolve à partir du module complémentaire Excel, vous pouvez visualiser les données à partir du menu Documents (utilisez le nom du fichier de données de référence que vous avez utilisé lors de la première soumission du fichier de données de référence).
   • Vous pouvez suivre les versions de données de référence à partir du menu Documents.

Mettre à jour le schéma

Vous pouvez également modifier les schémas qui sont au format brouillon. Si vous devez modifier les champs dans un schéma publié, nous vous recommandons de copier le schéma à l’aide du bouton Copier le schéma, et enregistrez-le en tant que nouveau schéma.

Mettre à jour le schéma :

1. Accédez à l’onglet Solutions.
2. Sélectionnez la solution de données de référence dans la bibliothèque de données de référence.
3. Cliquez sur Mettre à jour le schéma.
4. Procédez aux changements sur la page Mettre à jour le schéma qui s’affiche.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Copier le schéma

Utilisez cette fonctionnalité pour modifier les champs des schémas qui ont déjà été publiés.

Pour copier un schéma :

1. Accédez à l’onglet Solutions.
2. Sélectionnez la solution de données de référence dans la bibliothèque de données de référence.
3. Cliquez sur Copier le schéma.
4. Indiquez le nom, la catégorie et la description. Cela crée de nouvelles données de référence.
5. Modifiez le schéma à l’aide de l'option de schéma, décrite ci-dessus.
6. Cliquez sur Envoyer. Le schéma est répertorié dans la bibliothèque de données de référence.

Afficher le schéma

Pour afficher un schéma :

1. Accédez à l’onglet Solutions.
2. Sélectionnez la solution de données de référence dans la bibliothèque de données de référence.
3. Cliquez sur Afficher le schéma. La page Afficher le schéma permet d’afficher les informations du schéma.

Afficher les données

Les utilisateurs peuvent afficher les données chargées à partir du site Evolve ou du module complémentaire Excel. L'utilisateur peut également appliquer tous les filtres OData. Les données seront affichées conformément aux paramètres régionaux des utilisateurs dans les Informations personnelles. L’utilisateur peut exposer un fichier ODC pour télécharger les données dans Excel. Le fichier Excel ODC est exécuté avec l’authentification Windows et cet utilisateur doit faire partie des groupes d’utilisateurs d’Evolve.

Pour afficher les données :

1. Accédez à l’onglet Solutions.
2. Sélectionnez la solution de données de référence dans la bibliothèque de données de référence.
3. Cliquez sur Afficher les données . La page affichera les données au sein des données de référence.

Modifier les données

Pour les solutions publiées sans modèle Excel, le créateur de solution est le seul disposant de l’autorisation permettant de modifier les données à partir du site. En chargeant les données sur les listes de données de référence, les validations fonctionnent de la même manière que sous Excel. Si aucune donnée n’est fournie, la valeur par défaut des champs est chargée.

Pour modifier les données :

1. Accédez à l’onglet Solutions.
2. Sélectionnez la solution de données de référence dans la bibliothèque de données de référence.
3. Cliquez Modifier les données. La page vous permet de modifier une ligne à la fois. Sur cette page, vous pouvez également supprimer les lignes existantes et ajouter de nouvelles lignes aux données de référence.

Application Données de référence - Aide en ligne

L’aide en ligne de l’Application utilisateur s’applique également à l’Application Données de référence , avec les exceptions suivantes :