Workflow Excel - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - 20.3

Guide d'utilisation d'Automate Evolve

Product type
Logiciels
Portfolio
Integrate
Product family
Automate
Product
Automate > Automate Evolve
Version
20.3
Language
Français
Product name
Automate Evolve
Title
Guide d'utilisation d'Automate Evolve
Topic type
Administration
Référence
Aperçu
First publish date
2018

Avec Evolve, un fichier de données Excel peut être acheminé à l'aide d'un workflow personnalisé. Les autorisations de modifier le fichier de données Excel et d'exécuter les scripts Studio peuvent être modifiées tout au long du workflow, en fonction de vos besoins spécifiques.

Les utilisateurs professionnels exécutant le workflow exécuteront le workflow Excel à partir du ruban Evolve (complément Winshuttle) dans Excel.

Remarque :

Une fois qu'un workflow Excel a été soumis, les utilisateurs de l'entreprise peuvent également interagir avec le workflow Excel pour exécuter, approuver ou rejeter les tâches et les courriers électroniques dans Evolve.

Composants de workflow Excel

Excel

  • Modèle de données :

    Modèle Excel créé pendant le développement qui définit le format du fichier de données.

    Stockés dans les solutions, les classeurs Excel dans Evolve :

  • Fichier de données : le fichier Excel complété contenant les données à publier sur SAP.

Scripts Winshuttle Studio

Scripts Transaction (chargement) et/ou Query (téléchargement) développés pour être utilisés avec le fichier de données Excel avant ou après le lancement du workflow.

Composants Evolve

  • Solution, classeur Excel - Solution de workflow personnalisé Excel.

    Définition du workflow, y compris les champs synchronisés avec Excel.

    Modèle Excel (les scripts Studio sont stockés dans le modèle Excel).

  • La liste de Documents dans Evolve contient la liste de toutes les solutions. Chaque liste de solutions contient les éléments suivants

    Liste de toutes les requêtes soumises

    Fichier de données Excel complété

    Documents connexes

Conditions requises

Ces instructions supposent que vous savez déjà comment créer des scripts Winshuttle Studio et les mapper sur Excel. Pour plus d'informations sur ces processus, veuillez consulter les liens ci-dessous.

Étapes de haut niveau

  1. Créer un modèle de données Excel contenant les données nommées (le cas échéant) à promouvoir vers le workflow.

  2. Créer des scripts Studio (Transaction et/ou Query) que le workflow doit utiliser ; les mapper dans le modèle de données Excel (voir Conditions requises pour plus d'informations).

  3. Soumettre des scripts Studio et un modèle de données Excel à Evolve

  4. Approuver des scripts – La tâche est automatiquement générée par Evolve.

  5. Ajouter des champs de solution – Evolve créé une liste de champs de Solution par défaut ; il est alors possible d'ajouter des champs supplémentaires que le workflow pourra utiliser, soit depuis Excel ou à des fins de rapports.

  6. Créer le workflow pour le modèle Excel.

  7. Déployez la solution.

Créer un workflow Excel

Créez un modèle de données Excel avec des plages nommées à promouvoir vers les champs de la solution du workflow.

Si des données sont présentes dans une cellule du Modèle de données Excel qui doit être promu vesr le workflow, définissez un nom pour une cellule (voir l'aide de Microsoft Excel pour obtenir des instructions sur la manière de nommer une cellule).

Exemples de données Excel à promouvoir vers les workflows : Total, Approbateur, Code de l'entreprise, Usine, ou d'autres données à utiliser par le workflow pour exécuter les opérations suivantes :

  • Identifier les informations sur les participants au workflow

  • Déterminer le routage conditionnel

  • Afficher sur la liste des documents

  • Afficher sur la liste des tâches

  • Utiliser à des fins de génération de rapports

Remarque :

Conseils : avec un workflow Excel Evolve, les plages nommées seront promues vers le workflow depuis Excel lorsqu'un champ de solution correspondant existe. Il n'est plus nécessaire d'utiliser les propriétés avancées personnalisées d'Excel pour promouvoir les plages nommées vers un workflow Excel.

Notez le nom exact, y compris la casse (il est sensible à la casse), et le type de données des cellules nommées à promouvoir vers le workflow. Les noms et les types de données seront configurés ultérieurement dans la liste des champs de Solution du workflow et ils doivent correspondre exactement au contenu d'Excel, pour fonctionner.

Soumettre des scripts Studio et un modèle de données Excel à Evolve

Voir Conditions préalables pour en savoir plus sur la création de scripts.

Pour soumettre des scripts Studio à Evolve, à utiliser avec un workflow Excel :

  1. Ouvrez le script dans Studio.

  2. Si vous le soumettez à une application autre que votre application Evolve par défaut, passez à l'application dans laquelle vous souhaitez le déployer (voir Se connecter à un site différent ).

  3. Soumettez le(s) script(s) de Studio relatif(s) au workflow Excel.

    1. Scripts Transaction - Soumettre les fichiers de solution de Transaction pour vérification Impotant : sélectionner Workflow personnalisé

    2. Scripts Studio – Soumettre des fichiers de solution Query pour vérification

    3. Soumettre plusieurs fichiers script ou des fichiers script liés

Approuver des scripts - Approuver, rejeter ou réaffecter la solution et les fichiers de données

Créez le workflow Excel dans Evolve

  1. Ouvrez l'application Evolve où le(s) script(s) Studio et le modèle de données Excel ont été déployés.

    1. Accédez à Solutions → Classeurs Excel.

    2. Activez la case en regard de la solution déployée.

  2. Cliquez sur Ajouter un workflow.

    1. Objets de solution par défaut créés.

      1. Workflow de base via les Nœuds de début et de fin (accessible depuis l'onglet Workflow ).

      2. Champs solution par défaut utilisés par le workflow (accessible depuis l'onglet Solution).

  3. Ajouter des champs solution - Ajoutez des champs Excel à promouvoir vers le workflow depuis Excel et tous les champs solution supplémentaires. Voir Champs solution pour en savoir plus.

    1. Champs Excel à promouvoir vers le workflow depuis Excel. Voir Promouvoir des champs Excel vers des champs de solution dans Champs solution et Conseil important pour en savoir plus.

    2. Champs supplémentaires de solution – des champs supplémentaires liés à un workflow peuvent être créés le cas échéant. Exemples : les mises à jour manuelles de l'état du workflow ou les champs de solution utilisés à des fins de génération de rapports.

  4. Créez le workflow à l'aide de l'onglet Workflow.

    1. Configurer les couloirs du workflow (voir Résolveurs de participants pour en savoir plus).

    2. Créez le workflow en utilisant les nœuds de workflow et les transitions.

      Voir Nœuds de workflow, Conseils sur les nœuds de workflow Excel, et Transitions pour en savoir plus.

Déployer la solution - Déployez la solution

Workflow Excel - Conseils et liens

Conseils et liens généraux sur les nœuds

Activité

  • Si l'activité affectée nécessite de modifier le fichier de données Excel, définissez la propriété Permettre le support de l'interface utilisateur de remplacement sur True. Sinon, le fichier de données Excel sera accessible en Lecture uniquement.

  • Si l'activité affectée nécessite que l’utilisateur exécute manuellement un script sur le fichier de données Excel et que le fichier contient plusieurs scripts, saisissez le nom du script dans la Nom du script ou saisissez Tout pour permettre l’exécution manuelle de tous les scripts.

  • Propriété Définition de la nécessité de réviser = True. Cela oblige l'utilisateur à ouvrir le fichier de données Excel au moins une fois avant de terminer la tâche et l'empêchera d'accomplir la tâche à partir du navigateur. En outre, dans le cas d'un travail d'équipe, lorsqu'un utilisateur ouvre le fichier Excel, celui-ci est réservé à cet utilisateur et empêche les autres de l'ouvrir.

Décision – Utilisez un nœud de décision lorsqu'il existe plusieurs conditions différentes pour déterminer l'étape suivante du workflow.

Conseil :

Conseil : Utilisez le champ de solution système Error_rows pour déterminer si des erreurs ont été renvoyées à la suite de l'exécution d'un script.

Boucle – Chaque fois que vous démarrez une boucle (sous-processus), vous devez définir quand quitter la boucle en utilisant une condition.

Notification – Envoyez une notification au(x) participant(s) du workflow dans le couloir où le nœud de notification existe. Pour saisir des champs dynamiques dans le message électronique, utilisez le bouton [] dans la propriété Message .

Définisseur de valeur – Si vous attribuez une valeur textuelle à un champ, mettez le texte entre guillemets.

Conseils et liens sur les nœuds de plug-in

Module logiciel enfichable Deferred Copy Document - Créer une copie d’un document, d’un document connexe ou les deux. Les documents sont copiés sur un système de fichiers ou un dossier à l’intérieur d’une bibliothèque de fichiers. Ce module logiciel enfichables ne fonctionne qu’avec le workflow Excel personnalisé.

Module logiciel enfichable Deferred Copy Document : crée une copie d’un document, d’un document connexe ou les deux. Ces documents peuvent être copiés sur un système de fichiers ou un dossier dans une bibliothèque de fichiers. Ce plug-in ne fonctionne qu’avec le workflow Excel personnalisé.

Ce plug-in est exécuté en arrière-plan. C’est la seule différence avec le plug-in Copy Document.

Module logiciel enfichable Send Email : envoie des courriers électroniques à l’extérieur de l’environnement Evolve/Studio Manager.

Plug-in Wait – créé une période d'attente. Il est principalement utilisé pour éviter les dépassements de délais d’attente dans un workflow. Continuer sans attendre = False signifie que le workflow attendra que l'étape en cours (qui s'exécute en arrière-plan) soit terminée avant de poursuivre.

Plug-in Winshuttle AutoRun - Il vous permet d’exécuter automatiquement un fichier de données routé vers un système SAP spécifié à l’aide d’Evolve Worker. Ce module logiciel enfichables ne fonctionne qu’avec le workflow Excel personnalisé.

  • Runnernode – si Runnernode est vide, le workflow utilisera les informations d'identification du couloir où se trouve le plug-in. Si vous souhaitez exécuter le plug-in en utilisant d'autres informations d'identification, indiquez le nom des informations d'identification du nœud de workflow que vous souhaitez utiliser.

    Remarque :

    L'utilisateur dont les informations d'identification sont utilisées pour exécuter le script doit avoir des informations d'identification SAP enregistrées sur le serveur pour que le module logiciel enfichable Auto-run fonctionne.

  • RunOnlyErrors – Exécute uniquement les lignes pour lesquelles des erreurs ont été enregistrées dans le journal SAP.

  • RunOnlyUnprocessed – Exécute uniquement les lignes dont le journal SAP est vide.

  • StopRunOnError – Arrête l'exécution s'il y a une erreur.

Conseils sur les transitions - Transitions

  • Utilisez une étiquette sur les lignes de transition contenant des conditions pour afficher un texte facile à lire dans la grille de workflow au lieu de la condition complète.

  • Utilisez la fonction de transition Otherwise pour collecter toutes les conditions qui n'ont pas été explicitement identifiées par toutes les autres transitions.

Conseils et liens sur les pièces jointes

Gérer les documments connexes et Joindre des documents Définissez une balise dans la ligne Emplacement de pièce jointe (Doc_Attach) dans un script Studio Transaction avec l'option Ajouter des lignes d'attachement de fichier est sélectionnée.

Remarque :

Utilisez une seule balise par script.

  • Balise de document actuel – Utilisez la balise <Utiliser le fichier actuel> pour charger le fichier de données Excel.

  • Balise de document connexe - Utilisez la balise <Doc connexe> pour charger le document connexe identifié au cours de la soumission.

Liens vers l'administration