Datos de referencia - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - 20.3

Ámbito de la aplicación

Las soluciones de datos de referencia pueden ser locales o globales.

Locales : Los datos de referencia locales se definen en la biblioteca de datos de referencia de una aplicación determinada y solo están disponibles para soluciones en esa aplicación particular.

Globales: Los datos de referencia globales se definen en la aplicación de datos de referencia y están disponibles para todas las soluciones en todas las aplicaciones.

Ubicación de los datos de referencia

Aplicación de datos de referencia globales: Un administrador global u otro usuario asignado a la aplicación de forma separada puede ver la aplicación de datos de referencia entre otras aplicaciones en la lista desplegable de selección de aplicaciones.

Esta aplicación aparece en la lista de forma predeterminada para los administradores globales cuando inician sesión en la aplicación por primera vez.

Datos de referencia locales: Los datos de referencia están disponibles en las bibliotecas de datos de referencia, en el menú Soluciones de esa aplicación.

Biblioteca de datos de referencia

Una biblioteca de datos de referencia es una biblioteca independiente que se crea de forma predeterminada para los datos de referencia. En esta biblioteca puede crear y administrar listas de datos de referencia. También puede crear bibliotecas adicionales para separar de forma lógica los datos de referencia. Los permisos de creación, lectura, actualización o eliminación (Consulte los Permisos de administración) de las bibliotecas adicionales no difieren de las soluciones y bibliotecas estándar.

Crear una solución de datos de referencia

Debe tener permiso de desarrollador de soluciones en la biblioteca de datos de referencia para crear y publicar soluciones de datos de referencia.

Cómo crear una solución de datos de referencia:

1. Globalmente: Seleccione Datos de referencia de la lista desplegable de la selección de aplicaciones en la parte superior derecha de la interfaz de usuario.

   Localmente (específica de la aplicación): Vaya al menú Soluciones y haga clic en Listas de datos de referencia.

2. Haga clic en Añadir esquema. Aparecerá la página Añadir esquema.
3. Introduzca el nombre del esquema, la categoría y la descripción.
   Nota:

   El campo de ámbito se rellena según lo que haya seleccionado en el paso 1.

4. Haga clic en Siguiente. Aparece el paso Creación de esquema. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:

   1. Crear manualmente : Esta opción le permite crear cada columna y cada campo de forma manual, uno a la vez. Puede añadir columnas y proporcionar los nombres, los tipos de datos y las restricciones que necesite.

      Haga clic en Añadir. Introduzca el nombre de campo, seleccione una opción de la lista desplegable Tipo de campo, introduzca la longitud del campo (solo en los campos de tipo cadena), seleccione Obligatorio si quiere que esa columna sea obligatoria y haga clic en Añadir. Los detalles se mostrarán en la pantalla.

      más información: Más información:

      • Después de que el originador cargue los datos en la lista, añada los datos predeterminados de cualquier columna si estos no se han proporcionado ya. Estos son los valores predeterminados de los siguientes campos:

        DateTime: DateTime.Min Value with time (19010101 00:00:00) Date : DateTime.Min Value without time (19010101)

        Int, Decimal, BigInt: 0

        Bit: Falso

        String y String(max): Vacío

      • En cuanto a los campos DateTime, no los convierta con TimeZone. En su lugar, manténgalos como DateTime para que los filtros funcionen adecuadamente.

   2. Crear desde Query: Esta opción le permite crear el esquema o las columnas desde los scripts de Studio Query. Todos los campos de salida y de criterios del archivo de Query se muestran en el esquema de datos de referencia.

      Nota:

      No puede cambiar la columna, pero puede cargar un script actualizado para actualizar el esquema.

      Haga clic en Seleccionar archivos y, a continuación, navegue al script de Studio Query.

   3. Crear desde Excel: Le permite crear el esquema a partir de un archivo de Excel existente. Puede elegir el nombre de la hoja de modo que se obtenga el nombre del encabezado para crear los nombres de campo. Puede cambiar la información del tipo de campo desde los detalles que se muestran en la pantalla.

      Haga clic en Seleccionar archivos y, a continuación, navegue al archivo de Excel.

      más información: Más información:

      • Lea los encabezados en la primera fila de la hoja de Excel y el tipo de datos en la segunda fila de la hoja de Excel. Si no se han establecido los datos o el tipo de la columna, establézcalos en string(max) de forma predeterminada.
      • La asignación funciona como con la columna de encabezados: si los encabezados comienzan en la columna C, la asignación comenzará en la misma columna.

5. Haga clic en Siguiente. En la página del asignador, asigne los campos introducidos a la columna de Excel. Para ello, introduzca las selecciones en la columna Asignado a correspondiente.

   más información: Más información:

   • Después de implementar la asignación predeterminada, tendrá la opción de modificar la asignación (no es obligatorio). Los encabezados se escriben en la misma columna.
   • Si la hoja contiene datos y la asignación comienza en la columna A, la hoja se asignará en columnas consecutivas empezando por la columna A.
   • Si la hoja contiene encabezados definidos en las columnas A, C, E, F, G, J y L, los datos de referencia se asignarán a las mismas columnas.
   • Se crea un archivo de Excel nuevo que incluye esta asignación definida. No se usa la plantilla que ha cargado el usuario.
6. Haga clic en Enviar. La solución se guarda como borrador y consta en la pestaña Soluciones, en la biblioteca de datos de referencia.

Publicar una solución de datos de referencia

Las soluciones de datos de referencia solo se pueden usar en otras soluciones después de publicarlas.

Cómo publicar una solución de datos de referencia en forma de borrador:

1. Vaya a la pestaña Soluciones.
2. Seleccione la solución de datos de referencia desde la biblioteca Datos de referencia.
3. Haga clic en el icono de la columna Acciones y haga clic en Publicar.
4. En el cuadro Publicar esquema, seleccione Sí en el campo Publicar plantilla.
   1. Si no desea publicar una plantilla de Excel, puede añadir datos a los datos de referencia desde el sitio de Evolve con el botón Editar datos.
   2. El botón Editar datos abre una página con una tabla de datos de referencia en la que puede añadir, actualizar o eliminar valores.
   3. También puede editar los datos cargados desde los resultados de la consulta en los datos de referencia, ya que no hay soluciones de plantilla para este caso.

5. Puede seleccionar uno de los siguientes procesos de workflow:

   Flujo de trabajo	Descripción
   Sin proceso de revisión de datos	Después de revisar los archivos, no tendrá que obtener la aprobación de los archivos antes de ejecutarlos.
   Revisar y grabar: Un paso	Debe aprobarse el archivo de datos de referencia y, a continuación, el revisor ejecutará el archivo. Después de realizar la ejecución, elija entre las siguientes opciones de tipos de ejecución automática: Nada: El usuario ejecuta el archivo de forma manual. Revisor/Creador: El archivo se publica automáticamente (ejecución automática).
   Revisar y grabar: Por separado	Debe aprobarse el archivo de datos de referencia y, a continuación, la persona que lo ha enviado lo ejecutará. Después de realizar la ejecución, elija entre las siguientes opciones de tipos de ejecución automática: Nada: El usuario ejecuta el archivo de forma manual. Revisor/Creador: El archivo se publica automáticamente (ejecución automática).
   Proceso de workflow personalizado	Si elige esta opción, puede crear un proceso de workflow personalizado para esta solución de datos de referencia.

6. Haga clic en Publicar. El estado de la solución cambia a Producción. Ahora puede rellenar los datos con el complemento de Excel o la opción Editar datos de la solución de datos de referencia.

7. Utilice la opción Notificar para añadir varios usuarios a la lista de notificaciones de modo que las acciones Publicar solución, Añadir datos y Ejecución automática envíen automáticamente notificaciones a estos usuarios.

   más información: Más información:

   • Haga clic en Actualizar esquema si el estado no se actualiza inmediatamente.
   • Puede abrir esta plantilla de solución en el complemento de Excel. También puede rellenar, validar y guardar datos en el complemento de Excel. Una vez envíe los datos de referencia a Evolve desde el complemento de Excel, puede ver los datos desde el menú Documentos (utilice el nombre del archivo de datos de referencia cuando envíe el archivo de datos de referencia por primera vez).
   • Puede realizar un seguimiento de las versiones de los datos de referencia desde el menú Documentos.

Actualizar esquema

Solo puede editar esquemas que estén en formato borrador. Si tiene que modificar campos en un esquema publicado, le recomendamos que copie el esquema con el botón Copiar esquema y, a continuación, lo guarde como un esquema nuevo.

Cómo actualizar un esquema:

1. Vaya a la pestaña Soluciones.
2. Seleccione la solución de datos de referencia desde la biblioteca Datos de referencia.
3. Haga clic en Actualizar esquema.
4. Realice los cambios en la página Actualizar esquema que aparece.
5. Haga clic en Guardar.

Copiar esquema

Utilice esta función para modificar campos en esquemas que ya se hayan publicado.

Cómo copiar un esquema:

1. Vaya a la pestaña Soluciones.
2. Seleccione la solución de datos de referencia desde la biblioteca Datos de referencia.
3. Haga clic en Copiar esquema.
4. Proporcione el nombre, la categoría y la descripción. Se crea unos datos de referencia nuevos.
5. Modifique el esquema con la opción Actualizar esquema que se ha explicado anteriormente.
6. Haga clic en Enviar. El esquema ahora consta en la biblioteca de datos de referencia.

Ver esquema

Cómo ver un esquema:

1. Vaya a la pestaña Soluciones.
2. Seleccione la solución de datos de referencia desde la biblioteca Datos de referencia.
3. Haga clic en Ver esquema. La página Ver esquema muestra la información del esquema.

Ver datos

El usuario puede ver los datos cargados desde el sitio de Evolve o desde el complemento de Excel. El usuario también puede aplicar todos los filtros de OData. Los datos se mostrarán según la configuración regional del usuario extraída de la información personal. El usuario puede exportar un archivo ODC para descargar los datos en Excel. El archivo de Excel ODC se ejecuta con autenticación de Windows y ese usuario debe pertenecer a los grupos de usuarios de Evolve.

Cómo ver datos:

1. Vaya a la pestaña Soluciones.
2. Seleccione la solución de datos de referencia desde la biblioteca Datos de referencia.
3. Haga clic en Ver datos. La página mostrará los datos en los datos de referencia.

Editar datos

Para las soluciones publicadas sin ninguna plantilla de Excel, el originador de la solución será el único con permiso para editar los datos desde el sitio. Las validaciones funcionan igual que en Excel cuando se cargan datos en las listas de datos de referencia. Si no se proporcionan datos, se carga el valor predeterminado de los campos.

Cómo editar datos:

1. Vaya a la pestaña Soluciones.
2. Seleccione la solución de datos de referencia desde la biblioteca Datos de referencia.
3. Haga clic en Editar datos. La página le permite editar una fila cada vez. En esta página también puede quitar las filas existentes y añadir filas nuevas a los datos de referencia.

Aplicación de datos de referencia: ayuda online

La ayuda online de la aplicación de usuario sirve también para la aplicación de datos de referencia, con las siguientes excepciones: