Los administradores globales pueden dirigirse a la página Archivo para consultar los detalles de todas las tareas de archivo que se hayan configurado en el sistema. Los documentos relacionados pueden pertenecer a cualquiera de los siguiente tipos de biblioteca: solución de formularios, solución de Excel o Transaction y Query.
Los administradores globales tienen acceso a todas las aplicaciones y pueden programar tareas de archivo para todas las aplicaciones, mientras que los administradores de aplicaciones solo pueden programar tareas de archivo para las aplicaciones de las que son administradores. Ambos pueden editar o eliminar tareas de archivo en la página Calendario del administrador de aplicaciones de usuario. Si desea obtener más información sobre cómo programar tareas, consulte la página Calendario del administrador de aplicaciones de usuario.
Notas: Las tareas de archivo no se pueden programar desde la aplicación de administración.
Recomendamos programar las tareas de archivo para que se ejecuten fuera del horario laboral.
Las listas de datos de referencia nunca se archivan, aunque se les haya aplicado algún proceso de workflow.
Notas: En Evolve, el proceso de archivo incluye archivar todos los formularios completados en el tiempo especificado. Para archivar los formularios, se añade una instantánea de la vista Proceso de formulario completado como archivo adjunto. La creación de esta instantánea depende directamente del número de campos, elementos desplegables y elementos de formulario o controles (por ejemplo) del formulario. Esta vista debe ser lo más ligera posible (en lo que a datos se refiere). Para garantizar que el proceso de archivo se ejecute sin problemas y no suponga una carga adicional para el servidor de aplicaciones, recomendamos lo siguiente para la vista Proceso de formulario completado:
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No incluya más de 25 cuadros de texto en la vista de formulario.
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Convierta los campos desplegables en cuadros de texto.
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No incluya el historial de procesos ni el control de asignaciones en la vista de formulario.
Toda esta información está disponible en el formulario archivado como XML.
Consulte, a continuación, los detalles que se archivan de cada tipo de biblioteca:
| Documentos del tipo de biblioteca | Información archivada |
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Bibliotecas del tipo Solución de formularios |
Historial de procesos, historial de versiones, documentos auxiliares (datos adjuntos) y la vista Proceso completado |
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Bibliotecas del tipo Solución de Excel Bibliotecas del tipo Solución de Transaction o Query |
Historial de procesos, historial de versiones, documentos auxiliares y cada versión del documento (un archivo de datos). |
Se archivarán los documentos cuya fecha de finalización sea anterior a la del valor del periodo de vida de la tarea de archivo (por ejemplo, 30 días). El periodo de vida se calcula a partir de la fecha de finalización del proceso. Esto no se aplica a procesos anteriores que no se hayan completado aún.
Los administradores globales pueden ver los siguientes datos de archivo en la página Archivo de la aplicación Administración:
- Nombre de documento: Nombre del documento
- Tipo de biblioteca: Tipo de biblioteca a la que se ha enviado el documento
- Nombre de aplicación: Nombre de la aplicación desde la que se ha archivado el documento
- Nombre de biblioteca: Nombre de la biblioteca a la que se ha enviado el documento
- Nombre de solución: Nombre de la solución a la que pertenece el documento
- Fecha de creación: Fecha en la que se ha creado/enviado el documento
- Acciones: Acciones que admite el documento: descargar copia, ver historial de procesos, ver historial de versiones, ver documentos auxiliares (adjuntos)
Tarea de archivo de datos
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La tarea de archivo de datos archivará los documentos de la solución de formularios/solución de Excel/Transaction (OOB)/Query (OOB) cuyos procesos se hayan completado. La tarea de archivo de datos es específica de la aplicación, por lo que debemos programar la tarea de archivo para todas las aplicaciones que tengan estas soluciones. La tarea de archivo no archiva el documento y los procesos si su proceso principal o sus procesos secundarios no se completan.
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Para mantener el sistema Evolve en buen estado, se recomienda programarlo manualmente según sus requisitos, o bien se puede programar de forma recurrente para que se ejecute fuera del horario laboral con la opción Periodo de vida según sus requisitos empresariales. Se archivarán los documentos cuya fecha de finalización sea anterior a la del valor del periodo de vida de la tarea de archivo (por ejemplo, 30 días). El periodo de vida se calcula a partir de la fecha de finalización del proceso. Esto no se aplica a procesos anteriores que no se hayan completado aún.
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La tarea de archivo de datos individual se ejecutará durante 120 minutos de forma predeterminada. En el caso de que algún cliente desee ejecutar una tarea de archivo de datos en el fin de semana durante más de 2 horas (fuera del horario laboral), la duración predeterminada se puede cambiar en el sitio de Evolve o se pueden programar varias tareas de archivo con un intervalo de 2 horas. Dependiendo de la carga, esta tarea se puede programar semanalmente, quincenalmente o mensualmente.
Los pasos para cambiar la duración predeterminada de la tarea son:
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Abra el sitio de Evolve a través del usuario administrador global y abra la aplicación de administración
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Vaya a la página Sistema y haga clic en Configuración avanzada.
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Haga clic en Agregar y proporcione los siguientes valores:
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Categoría – Sistema
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Clave de configuración – ArchiveDataJobMaxDuration
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Valor de configuración – duración a configurar (en minutos)
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Varias tareas
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En el caso de que sea necesario configurar varias tareas de archivo dentro de una aplicación, los valores de los parámetros para todas las tareas deben tener el mismo valor.
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Cuando actualice dichas tareas, debe hacerlo para todas las tareas de archivo dentro de esa aplicación.
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Múltiples tareas de archivo con diferentes valores de parámetro como TimeToLive establecidos en una tarea en 10 días y en otra tarea en 20 días causarían problemas de administración o seguimiento. Esto se debe a que al final de ambas tareas, se archivarán todos los datos antes de 10 días.
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En Evolve, el proceso de archivo incluye archivar todos los formularios completados en el tiempo especificado. Para archivar los formularios, se añade una instantánea de la vista Proceso de formulario completado como un archivo adjunto. La creación de esta instantánea depende directamente del número de campos, elementos desplegables y elementos de formulario o controles (por ejemplo) del formulario. Esta vista debe ser lo más ligera posible (en lo que a datos se refiere). Para garantizar que el proceso de archivo se ejecute sin problemas y no suponga una carga adicional para el servidor de aplicaciones, se recomienda tener una vista Proceso de formulario completado aparte y la siguiente configuración para la vista Proceso de formulario completado. De lo contrario, en el caso de que no se requiera una instantánea, el administrador puede usar la opción “Omitir imagen de formulario” al programar una tarea de archivo de datos.
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No incluya más de 25 cuadros de texto en la vista de formulario.
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Convierta los campos desplegables en cuadros de texto.
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No incluya el historial de procesos ni el control de asignaciones en la vista de formulario.
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Como tenemos el reciclaje del servidor de forma predeterminada a las 00:40 (Hora del servidor) diariamente, se recomienda programar la tarea de archivo de datos de 3 a 5 horas antes de esta hora de reciclaje del servidor o de 10 a 15 minutos después de que ocurra el reciclaje del servidor.
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Se recomienda agregar una verificación/supervisión en la tarea de archivo para garantizar que esas tareas se ejecuten y no tengan un estado de error, o bien se puede agregar esta verificación en el ejercicio de mantenimiento regular de Evolve.
Purgar tareas del sistema
Para mantener la correcta ejecución de todas las tareas en segundo plano, se recomienda purgar las tareas en segundo plano completadas para mantener las tareas del sistema infraligeras. De forma predeterminada, la tarea “Purgar trabajos del sistema” está programada para ejecutarse el día 10 de cada mes (3:30 a. m., Hora del servidor). Según la carga, podemos cambiar la recurrencia de esta tarea a Semanal o Quincenal para garantizar que las tareas en segundo plano del sistema estén en buen estado. Nuestra recomendación es programar esta tarea para que se ejecute fuera del horario laboral.
Tarea Purgar las soluciones de procesos de workflow obsoletas
También recomendamos ejecutar “Purgar las soluciones de procesos de workflow obsoletas” una vez por trimestre fuera del horario laboral para el entorno de producción. Para entornos de desarrollo y control de calidad, se recomienda ejecutarla mensualmente. - Esta tarea elimina permanentemente las versiones de la solución cuyos procesos no se estén ejecutando en el sistema.