Adjuntar documentos - Automate_Studio - 20.3

Adjuntar un documento

1. Haga clic en Añadir filas de archivo adjunto en la pestaña Asignar.
2. Elija el método que desee utilizar. Studio 20.3 permite tres formas de adjuntar un documento:
   • GOS: Almacene el documento empresarial en una tabla de archivo para que las tablas principales no se vean afectadas por los adjuntos de gran tamaño.
   • DMS: SAP DMS permite capturar y administrar documentos electrónicos, modelos y diseños CAD, archivos MS Office, imágenes escaneadas, archivos multimedia y demás archivos electrónicos que se tienen que guardar y controlar en un entorno seguro.
   • BDS: Cree un archivo adjunto. Esta opción de adjuntos ya se ofrecía en versiones anteriores de Transaction.
     Nota:

     Si WFM no está instalado en el sistema SAP, solo estará disponible el método BDS.

     Para Crear un documento externo (URL), utilice WFM “/WINSHTLQ/DOC_GOS_ATTACH_URL” desde Direct en Studio.

3. Asigne el campo al archivo de datos.
4. Abra el explorador de archivos y busque el archivo que desee adjuntar.
5. Copie la ruta y el nombre del archivo.
6. En Studio, haga clic en la pestaña Ejecutar.
7. Pegue la ruta y el nombre del archivo en el campo Ubicación.

Códigos de transacción admitidos

Tipos de documento

• PDF
• TIFF
• JPEG
• PNG
• DOC(X)
• XLS(X)
• txt

Añadir otros tipos de documento

Puede personalizar qué tipos de documento podrán adjuntarse.

1. Abra el archivo ShuttleRule.xml (en C:\Program Files\Winshuttle\STUDIO o en C:\Program Files (x86)\Winshuttle\STUDIO).
2. Introduzca el tipo de MIME del tipo de documento que desee añadir.

   Por ejemplo, para añadir archivos .mht, introduzca lo siguiente:

   <TypeEntry MimeType="message/rfc822">

   <Extension>MHT</Extension>

   <Extension>MHTML</Extension>

   </TypeEntry>

Tamaño máximo del archivo

El tamaño máximo del archivo predeterminado es de 30 MB.

El tamaño de archivo máximo probado en relación con los servicios web es de 20 MB.

En el cuadro Opciones de Studio, puede cambiar el tamaño máximo del archivo.

1. Haga clic en Archivo y, a continuación, en Opciones.
2. Haga clic en la pestaña Configuración de SAP.
3. En Avanzado, en el cuadro Límite de documentos adjuntos (MB), escriba el tamaño máximo de los documentos adjuntos.

Situaciones de uso de documentos adjuntos

Los procesos de pedido y de material en SAP suelen dar la opción de adjuntar y cargar documentos auxiliares además de la carga de datos. Dependiendo de la transacción, puede que desee adjuntar o cargar los siguientes tipos de documentos:

• Personal (PA30): Documentación administrativa de la seguridad social, comprobante de residencia o nacionalidad, permisos de trabajo, copias escaneadas del pasaporte, fotos personales, certificados de formación
• Pedido de cliente: Pedidos por fax, archivos PDF, facturas, órdenes de compra, solicitudes de compra
• Maestro de materiales: Ilustraciones
• Listas de materiales: Ilustraciones
• Cliente: Referencia de crédito, certificados de registro
• Proveedor: Referencia de crédito, certificados de registro

También puede adjuntar el documento actual para usarlo en el siguiente script de una cadena de scripts. Por ejemplo, puede ejecutar un script FB50 para devolver números de documento y, a continuación, vincularlo a un script FB03 con el archivo de datos como adjunto para que FB03 pueda usar los números de documento, devolver el adjunto y ejecutar los registros para ese archivo de datos.

1. Grabe y asigne el primer script.
2. Grabe el segundo script y asígnelo al archivo de datos que haya usado para el primer script.
3. Haga clic en Añadir filas de archivo adjunto y, a continuación, en Utilizar archivo actual.
4. Guarde y cierre el segundo script.
5. En el primer script, haga clic en la pestaña Ejecutar y, a continuación, en Encadenar scripts.
6. Añada el segundo script a la cadena.
7. Ejecute el primer script. Studio ejecutará automáticamente el segundo script.
   Nota:

   Los registros de ejecución del segundo script no estarán disponibles en el archivo de Excel que se adjunta al documento de SAP.

Adjuntar documentos auxiliares para cargarlos en SAP

Para cargar documentos auxiliares en SAP, los desarrolladores de la solución y los ejecutores también pueden definir la etiqueta Documento auxiliar en el archivo de datos y, a continuación, ejecutar la solución.

1. Abra un script de Transaction.
2. Haga clic en Añadir archivo adjunto.
3. Seleccione un modo de adjuntar archivos y haga clic en Aceptar.
4. Asigne columnas al conjunto de datos de Excel.
5. Añada la etiqueta Archivo auxiliar a la/s fila/s seleccionada/s en la columna Campo de ubicación de adjuntos.
   Nota:

   Utilice la etiqueta <Documento auxiliar> para el archivo auxiliar. Si intenta subir el mismo archivo indicándolo dos veces en la etiqueta (por ejemplo: <A.xlsx,A.xlsx>), solo se cargará una copia en SAP en una misma ejecución de Transaction.

6. Envíe la solución y siga el proceso de aprobación del script.
7. Abra la Plantilla de datos desde el complemento. Nota: Los ejecutores también pueden definir una etiqueta de documento auxiliar para una/s fila/s seleccionada/s en la columna Campo de ubicación de adjuntos.
8. Envíe el archivo de datos (esto incluirá la etiqueta del archivo auxiliar).
9. En la pestaña Documentos auxiliares, añada los documentos auxiliares. Puede comprimir estos archivos.
10. Haga clic en Siguiente y envíe el archivos de datos.
11. Apruebe la tarea Revisión de datos.
12. Ejecute la tarea. Se cargarán en SAP todos los documentos auxiliares adjuntos a este archivos de datos.