Vom Aufgabenmenü aus können Sie die folgenden Aufgaben verwalten:
- Anzeigen der Ihnen zugewiesenen Aufgaben
- Anzeigen von Aufgabendetails (Beispiel: der Urheber des Prozesses)
- Genehmigen, Ablehnen oder Neu zuweisen von Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.
- Anzeigen des Verlaufs des Workflow-Prozesses
- Öffnen Sie die an eine Aufgabe angehängte Datei (die Datei wird im Excel-Add-In geöffnet)
Sobald eine Lösung implementiert ist, können die Namen der Workflowknoten und Formularsteuerelementen nicht mehr geändert werden.
Anzeigen von Aufgabeninformationen
Für Aufgaben, die von Ihnen selbst erstellt oder Ihnen zugewiesen wurden, können Sie auf der Registerkarte „Aufgaben“ Folgendes anzeigen:
- Aufgabentyp
- Aufgabenname
- Fälligkeitsstatus der Aufgabe
- Mit der Aufgabe verbundene Datei
- Fälligkeitsdatum der Aufgabe
Sie können auf den Namen einer Aufgabe klicken, um eine detaillierte Ansicht der Aufgaben zu erhalten, die Folgendes enthält:
- Aufgabentyp
- Fälligkeitsdatum
- Element (mit der Aufgabe verbundene Datei)
- Datei öffnen
- Prozessdauer
- Datum zugewiesen
- Name des Urhebers
- Workflow-Verlauf
Nach Lösung filtern
Sie können Aufgaben nach den Lösungen anzeigen, zu denen sie gehören. Klicken Sie auf das Symbol 
oben rechts auf der Seite „Aufgaben“ (falls das Lösungsfenster nicht bereits angezeigt wird). Im linken Fenster werden die mit den Aufgaben verbundenen Lösungen angezeigt, und die Anzahl der mit jeder Lösung verbundenen Aufgaben wird angegeben. Klicken Sie auf einen Lösungsnamen, um jeden damit verbundenen Prozess anzuzeigen.
Genehmigen von Aufgaben
So genehmigen Sie eine Aufgabe:
- Klicken Sie auf das Menü Aufgaben, und wählen Sie die Aufgabe aus.
- Klicken Sie auf das Symbol
unter der Spalte Aktionen und dann auf Genehmigen. Sie werden benachrichtigt, dass die Aufgabe erfolgreich genehmigt wurde, und der Prozessstatus ändert sich auf der Seite „Aufgaben“ zu „Genehmigt“.
Ablehnen von Aufgaben
So lehnen Sie eine Aufgabe ab:
- Klicken Sie auf das Menü Aufgaben, und wählen Sie dann die Aufgabe aus.
- Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte Aktionen und dann auf Ablehnen. Sie werden benachrichtigt, dass die Aufgabe abgelehnt wurde, und der Prozessstatus auf der Seite „Aufgaben“ ändert sich zu „Abgelehnt“.
Aufgaben neu zuweisen
So weisen Sie die Aufgabe neu zu:
- Klicken Sie auf das Menü Aufgaben, und wählen Sie dann die Aufgabe aus.
- Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte Aktionen und dann auf Neu zuweisen.
- Es erscheint das Dialogfenster Aufgabe neu zuordnen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Benutzer“ einen Benutzer aus.
- Geben Sie Kommentare ein, und klicken Sie dann auf Aufgabe neu zuweisen. Sie werden benachrichtigt, dass die Aufgabe erfolgreich neu zugewiesen wurde.
Im Prozessverlauf wird die dem vorherigen Benutzer zugewiesene Aufgabe geschlossen und eine neue Aufgabe für die Person erstellt, der sie neu zugewiesen wurde.
Aufgabenstatusbeschreibungen
|
Aufgabenstatus |
Beschreibung |
|---|---|
|
Normal |
Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe ist nicht erreicht, und ein Fälligkeitsdatum liegt nicht in naher Zukunft. |
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Überfällig |
Das Fälligkeitsdatum eines Prozesses ist überschritten. |
|
Nahe an Fälligkeitsdatum |
Die Aufgabe steht kurz vor dem Fälligkeitsdatum. Der Status wird durch die folgenden Konfigurationsschlüssel abgeleitet:
Standardmäßig bedeutet dies, dass der Prozess kurz vor dem Fälligkeitsdatum steht, wenn 70 % der der Aufgabe zugewiesenen Gesamtzeit verstrichen sind. |
Für eine Lösungsaufgabe beträgt das Standard-Fälligkeitsdatum 1 Tag. Für eine Datendateiaufgabe beträgt das Standard-Fälligkeitsdatum 30 Tage. Wenn Sie die Standard-Fälligkeitsdaten für eine Aufgabe ändern möchten, verwenden Sie den Konfigurationsschlüssel mit der Bezeichnung StandardWorkflowTaskDueDays.
Wenn neben dem Aufgabennamen das Symbol 
angezeigt wird, ist die Aufgabe durch einen anderen Benutzer gesperrt, und Sie können nicht mit der Aufgabe arbeiten. Wenn der Benutzer, der die Aufgabe gesperrt hat, sie freigibt, wird das Schloss-Symbol ausgeblendet, und Sie können mit der Aufgabe arbeiten.
Wenn eine Datenkorrekturaufgabe zugewiesen wird, gilt die Person, der diese zuletzt zugewiesen wird, vom Zeitpunkt der Zuweisung bis zum Ende des Prozesses als Prüfer.
Anzeigen des Verlaufs des Workflow-Prozesses einer Aufgabe
- Klicken Sie auf das Menü Aufgaben und anschließend auf einen Aufgabennamen.
- Eine detaillierte Ansicht der Aufgabe wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verlauf neben dem Feld Workflow Prozess, um eine detaillierte Liste der Statusänderungen anzuzeigen.
Öffnen der an einer Aufgabe angehängten Datei
- Klicken Sie auf das Menü Aufgaben und anschließend auf einen Aufgabennamen.
- Eine detaillierte Ansicht der Aufgabe wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen neben dem Feld Dokument. Die Datendatei wird im Excel-Add-In geöffnet. Sie können die Aufgaben abschließen, genehmigen, ablehnen oder neu zuweisen, sobald Sie sie geöffnet haben.
Beim Öffnen der Datendatei im Excel-Add-In werden bei der Anmeldung in Excel die Benutzerinformationen des zuletzt eingeloggten Benutzers verwendet. Darüber hinaus wird die zuletzt angemeldete Anwendung referenziert. Wenn der zuletzt angemeldete Benutzer und die Anwendung nicht übereinstimmen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.