Prozesse - Automate_Studio_Manager - 20.3

Online-Hilfe zu Automate Studio Manager

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Studio Manager
Version
20.3
Language
Deutsch
Product name
Automate Studio Manager
Title
Online-Hilfe zu Automate Studio Manager
Topic type
Wie kann ich …
Installation
Referenz
Übersicht
Administration
First publish date
2018
ft:lastEdition
2023-03-29
ft:lastPublication
2023-03-29T08:16:02.943771

Die Seite „Prozesse verwalten“ enthält alle Prozesse, die Sie erstellt haben. Wenn Sie Globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind, können Sie für Prozesse, die Sie erstellt haben, Folgendes tun:

Anmerkung:

Auf der Seite „Vorgänge“ können globale Administratoren und Anwendungsadministratoren Aktionen für Prozesse durchführen, die von anderen Benutzern erstellt wurden.

Wenn Sie einen Prozess initiieren und nicht globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind, können Sie für diese Prozesse Folgendes tun:

  • Den Prozessstatus und -verlauf anzeigen
  • Den Prozess-Lifecycle anzeigen
  • Den Prozess abbrechen
  • Ein Formular öffnen
  • Zeitplan bearbeiten
  • Abbrechen

Prozessinformationen anzeigen

Als Urheber eines Prozesses können Sie alle Prozesse anzeigen, die von Ihnen initiiert wurden und derzeit ausgeführt werden.

Die folgenden Informationen sind auf der Registerkarte „Prozesse“ verfügbar:

  • Prozessname
  • Verstrichene Zeit des Prozesses
  • Prozess-Fälligkeitsdatum
  • Prozessstatus
Anmerkung:

Wenn Sie die Standard-Fälligkeitsdaten für einen Prozess ändern möchten, verwenden Sie den Konfigurationsschlüssel mit der Bezeichnung StandardWorkflowProcessDueDays.

Prozessstatusbeschreibungen

Prozessstatus Beschreibung

Ausführen

 

Wenn ein Prozess gestartet wurde. Der Prozess befindet sich so lange im Ausführungszustand, bis er abgeschlossen, genehmigt, abgelehnt oder abgebrochen wird.

Abgeschlossen

Wenn ein Prozess am Endknoten mit der Disposition „Abgeschlossen“ endet.

Abgelehnt

Wenn ein Prozess am Endknoten mit der Disposition „Abgelehnt“ endet.

Und wenn ein Administrator einen Prozess zwangsablehnt.

Genehmigt

Wenn ein Prozess am Endknoten mit der Disposition „Genehmigt“ endet. Und wenn ein Administrator einen Prozess zwangsgenehmigt.

Abgebrochen

Wenn ein Prozess durch den Administrator abgebrochen wird.

Laufende Prozesse – Zustandsbeschreibungen

Prozessstatus – Farbcode Beschreibung

Normal (grün)

Wenn die dem Prozess zugewiesene Zeit noch nicht verstrichen ist und die Zeit nicht in der Nähe des Fälligkeitsdatums ist.

Nahe an Fälligkeitsdatum (gelb)

Wenn ein bestimmter Prozentsatz der für den Prozess vorgesehenen Zeit verstrichen ist. Dies wird durch die folgenden Konfigurationsschlüssel abgeleitet:

ColorWarningThreshold (Standardwert: 30)

ColorWarningThresholdUnits (Standardwert: Prozent)

Überfällig (rot)

Wenn das Fälligkeitsdatum eines Prozesses in der Vergangenheit liegt.

Nach Lösung filtern

Sie können die Prozesse nach den Lösungen anzeigen, zu denen sie gehören. Wenn das Lösungsfenster derzeit nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol oben rechts auf der Seite „Prozesse“. Im linken Bereich werden die Lösungen aufgelistet, die sich auf diesen Prozess beziehen. Klicken Sie auf einen Lösungsnamen, um jeden mit ihm verbundenen Prozess anzuzeigen.

Sie können auch nach einer Lösung suchen, indem Sie Ihre Suchbegriffe in das Suchfeld im linken Fenster eingeben. Dadurch werden die Lösungen nach dem in das Suchfeld eingegebenen Text gefiltert. Wenn das Lösungsfenster nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol oben rechts auf der Seite „Prozesse“.

Den Prozessverlauf anzeigen

Um den detaillierten Prozessverlauf für einen bestimmten Prozess anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann auf „Prozessverlauf“. Die Seite „Prozessverlauf“ enthält die folgenden Informationen:

  • Prozessname
  • Erstellungsdatum
  • Fälligkeits-/Abschlussdatum
  • Prozessstatus
  • Kommentare
  • Verstrichene Zeit des Prozesses

Sie können auch den Verlauf jeder Aufgabe in dem Prozess einsehen. Klicken Sie auf das Symbol , um alle Aufgaben zu sehen, die bisher in diesem Prozess abgeschlossen oder zugewiesen wurden. Um Details zu einer Aufgabe anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol neben einer Aufgabe. Zu den Details gehören das Fälligkeits-/Abschlussdatum, der Status, die Liste der Benutzer, die der Aufgabe zugewiesen sind, und alle Benutzerkommentare, die während der Erledigung der Aufgabe hinzugefügt wurden.

Wenn Sie globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und den Verlauf eines Prozesses anzeigen möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.

Prozesse zwangsgenehmigen

Prozesse können nur dann zwangsgenehmigt werden, wenn Sie der Urheber des Prozesses und entweder der globale Administrator oder Anwendungsadministrator sind.  

So führen Sie eine Zwangsgenehmigung eines Prozesses aus:

  1. Klicken Sie auf das Menü Prozesse und anschließend auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte Aktionen und dann auf Zwangsgenehmigen. Sie werden aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen. Sie werden benachrichtigt, dass der Prozess erfolgreich genehmigt und der Prozessstatus zu „Genehmigt“ geändert wurde.

Wenn Sie globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und einen Prozess zwangsgenehmigen möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.

Anmerkung:

Um den Prozessverlauf eines genehigten Prozesses zu überprüfen, navigieren Sie zu „Dokumente“ (im linken Fenster), und suchen Sie das Dokument, für das dieser Prozess gestartet wurde. Wählen Sie den Prozess aus, und überprüfen Sie den zugehörigen Workflow-Verlauf. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente.

Prozesse zwangsablehnen

Prozesse können nur dann zwangsabgelehnt werden, wenn Sie der Urheber des Prozesses und entweder der globale Administrator oder Anwendungsadministrator sind.  

So führen Sie eine Zwangsablehnung eines Prozesses aus:

  1. Klicken Sie auf das Menü Prozesse und anschließend auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann auf Zwangsablehnen. Sie werden aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen. Sie werden benachrichtigt, dass der Prozess erfolgreich abgelehnt und der Prozessstatus zu „Abgelehnt“ geändert wurde.

Wenn Sie globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und einen Prozess zwangsablehnen möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.

Anmerkung:

Um den Prozessverlauf eines abgelehnten Prozesses zu überprüfen, navigieren Sie zu „Dokumente“ (im linken Fenster), und suchen Sie das Dokument, für das dieser Prozess gestartet wurde. Wählen Sie den Prozess aus, und überprüfen Sie den zugehörigen Workflow-Verlauf. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente.  

Prozesse abbrechen

So brechen Sie einen Prozess ab, wenn Sie der Urheber des Prozesses und entweder globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind:

  1. Klicken Sie auf das Menü Prozesse und anschließend auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann auf Prozess abbrechen. Sie werden aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen. Sie werden benachrichtigt, dass der Prozess erfolgreich abgebrochen und der Prozessstatus zu „Abbrechen“ geändert wurde.

Wenn Sie globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und einen Prozess abbrechen möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.

Anmerkung:

Um den Prozessverlauf eines abgebrochenen Prozesses zu überprüfen, navigieren Sie zu „Dokumente“ (im linken Fenster), und suchen Sie das Dokument, für das dieser Prozess gestartet wurde. Wählen Sie den Prozess aus, und überprüfen Sie den zugehörigen Workflow-Verlauf. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente.  

Bearbeiten von Zuweisungen

Sie können eine Genehmigungsaufgabe genehmigen, ablehnen oder neu zuweisen. Sie können außerdem eine Aktivitätsaufgabe abschließen oder neu zuweisen.

Darüber hinaus können Sie die Swimlane-Mitglieder für Aufgaben ändern, die noch nicht für einen Prozess erstellt wurden. Die Änderung von Swimlane-Mitgliedern wirkt sich nicht auf einen bereits laufenden Arbeitsauftrag aus.

  • Prozess-Arbeitsaufträge können nur dann bearbeitet werden, wenn Sie der Urheber des Prozesses und entweder der Globale Administrator oder Anwendungsadministrator sind.

So bearbeiten Sie den Arbeitsauftrag eines Prozesses:

  1. Klicken Sie auf das Menü Prozesse und anschließend auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann auf Arbeitsauftrag bearbeiten.
  3. Eine detaillierte Ansicht des Prozesses wird angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann entweder auf das Symbol für Abschließen, Genehmigen, Ablehnen oder Neu zuweisen.
  4. Wenn Sie eine Aufgabe neu zuweisen, wird das Popup-Fenster „Aufgabe neu zuweisen“ angezeigt. Wählen Sie einen Benutzer in der Dropdown-Liste Neu zuweisen aus. Geben Sie Kommentare ein, und klicken Sie dann auf Aufgabe neu zuweisen. Sie werden benachrichtigt, dass der Prozess erfolgreich neu zugewiesen wurde.

Wenn Sie eine Aufgabe abschließen, genehmigen oder ablehnen, werden Sie aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen. Klicken Sie auf „Bestätigen“. Sie werden benachrichtigt, dass der Prozess erfolgreich abgeschlossen, genehmigt oder abgelehnt wurde.

Wenn Sie Globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und einen Arbeitsauftrag bearbeiten möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.

Anmerkung:

Wenn Sie eine Aufgabe neu zuweisen, zeigt der Prozessverlauf an, dass der erste Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat, und für den Benutzer, dem sie neu zugewiesen wurde, wird eine neue Aufgabe erstellt.  

Lifecycle anzeigen

So zeigen Sie einen Prozess-Lifecycle an, wenn Sie der Urheber des Prozesses und entweder globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind:

  1. Klicken Sie auf das Menü Prozesse und anschließend auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann auf Lifecycle anzeigen. Der Bereich „Prozess-Lifecycle“ wird angezeigt. Sie können die Details abgeschlossener Aufgaben einsehen. Für anstehende Aufgaben können Sie Details wie den aktuellen Status und das erwartete Abschlussdatum einsehen. Sie können auch die Statusleiste anzeigen, um zu erfahren, wie nahe ein Prozess an seinem Abschlussdatum ist.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Prozess-Lifecyle weiter unten.

Wenn Sie globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und den Prozess-Lifecycle eines Prozesses einsehen möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.

Prozess-Lifecycle

Die Funktion „Prozess-Lifecycle“ gibt einen wahrscheinlichen Workflow-Pfad und die geschätzte Zeit bis zum Abschluss von Prozessen an.

Sie basiert auf Daten von abgeschlossenen Prozessen. Je mehr abgeschlossene Prozesse zur Verfügung stehen, desto genauer sind die Daten und Schätzungen dieser Funktion. Wenn keine Prozesse einer Lösung abgeschlossen wurden, ist der Lifecycle nicht verfügbar und die Seite Prozess-Lifecycle gibt folgende Meldung aus: „Keine Daten verfügbar. Diese Funktion erfordert, dass mindestens ein Prozess von Anfang bis Ende läuft, um die entsprechenden Daten für die nächsten Weiterleitungen anzuzeigen.“

Der geschätzte Prozess-Lifecyle basiert auf früheren Übermittlungen der Lösungen. Die tatsächliche Weiterleitung und die Zeit variieren je nach Daten, Entscheidungen und anderen externen Variablen. Diese Funktion kann verwendet werden, um ein wahrscheinliches Szenario für den Prozess zu zeigen und allen Teilnehmern eine ganzheitliche Übersicht über die Aufgaben zu vermitteln.

Anmerkung:

Die Funktion „Prozess-Lifecycle“ erfasst nicht, wie oft Schleifen aktiviert werden, sodass Zeitschätzungen für Knoten mit Schleifen weniger genau sind.

Für eine detaillierte SLA-Verfolgung oder den Prozessstatus empfehlen wir die Referenzierung des Prozessverlaufs und/oder benutzerdefinierte Berichts-Dashboards mit Datenbankansichten.

Prozess-Lifecycles anzeigen

Auf der Seite Vorgänge können globale Administratoren und Anwendungsadministratoren Prozess-Lifecycles für alle Prozesse anzeigen (einschließlich der von anderen Benutzern gestarteten). Endbenutzer können die Prozess-Lifecyles nur für Prozesse anzeigen, die sie gestartet haben, und sie können sie auf der Seite „Prozesse“ einsehen.

Globale Administratoren können Prozess-Lifecyles für Prozesse einsehen, die in allen Anwendungen initiiert wurden. So zeigen Sie den Prozess-Lifecycle an:

  1. Gehen Sie zur Administratoranwendung.
  2. Gehen Sie zur Seite Vorgänge.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Prozesse auf die Zahl neben dem Prozessstatus (Normal, Nahe an Fälligkeitsdatum, Überfällig oder Gesamt), der für Sie relevant ist.
  4. Die Seite mit den Prozessdetails wird geöffnet. Die ausgewählten Prozesse werden in einer Tabelle aufgelistet.
  5. Navigieren Sie zu Aktionen, und klicken Sie auf den Link Lifecycle anzeigen.
  6. Die Seite „Prozess-Lifecycle“ wird geöffnet.

Anwendungsadministratoren können Prozess-Lifecyles für Prozesse einsehen, die in Administratoranwendungen initiiert wurden. So zeigen Sie den Prozess-Lifecycle an:

  1. Gehen Sie zur Benutzeranwendung.
  2. Öffnen Sie die Seite Vorgänge.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Prozesse auf die Zahl neben dem Prozessstatus (Normal, Nahe an Fälligkeitsdatum, Überfällig oder Gesamt), der für Sie relevant ist.
  4. Die Seite mit den Prozessdetails wird geöffnet. Die ausgewählten Prozesse werden in einer Tabelle aufgelistet.
  5. Navigieren Sie zu Aktionen, und klicken Sie auf den Link Lifecycle anzeigen.
  6. Die Seite „Prozess-Lifecycle“ wird geöffnet.

Endbenutzer können Prozess-Lifecycles für von ihnen initiierte Prozesse einsehen. So zeigen Sie den Prozess-Lifecycle an:

  1. Gehen Sie zur Benutzeranwendung.
  2. Öffnen Sie die Seite Prozesse.
  3. Die Seite mit den Prozessdetails wird geöffnet. Die ausgewählten Prozesse werden in einer Tabelle aufgelistet.
  4. Gehen Sie zu Aktionen und klicken Sie auf den Link Lifecycle anzeigen.
  5. Die Seite „Prozess-Lifecycle“ wird geöffnet.

 

Abbrechen

Sie können die Ausführung von AutoAusführen stoppen, indem Sie die Funktion „Abbrechen“ verwenden. Nachdem ein Workflow/Prozess abgebrochen wurde, geht er zur nächsten Stufe bzw. zum nächsten Knoten über. Die Option „Abbrechen“ wird nur angezeigt, wenn gerade AutoAusführen ausgeführt wurde.  

So brechen Sie einen Prozess ab, wenn Sie der Urheber des Prozesses und entweder globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind:

  1. Klicken Sie auf das Menü Prozesse und anschließend auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann auf Abbrechen. Sie werden aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen. Sie werden benachrichtigt, dass die Aufträge für den Prozess erfolgreich abgebrochen wurden.
Anmerkung:

Wenn Sie den Prozess in diesem Zustand abbrechen/zwangsgenehmigen/zwangsablehnen, geschehen folgende zwei Dinge: Zunächst wird der Hintergrundprozess abgebrochen; bis zu diesem Zeitpunkt verarbeitete Datensätze werden in der Datendatei protokolliert, und Datensätze, die bis dahin nicht verarbeitet wurden, bleiben unverarbeitet. Außerdem wird der eigentliche Prozess abgebrochen/zwangsgenehmigt/zwangsabgelehnt.

Wenn Sie globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und die automatische Ausführung eines Prozesses abbrechen möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.

Sie können den Zeitplan einer AutoAusführung bearbeiten, wenn AutoAusführen ausstehend ist, jedoch nicht während der Ausführung.  

Wenn Sie der Urheber des Prozesses und entweder globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind:

  1. Klicken Sie auf das Menü Prozesse und anschließend auf einen Prozess.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte „Aktionen“ und dann auf Zeitplan bearbeiten.
  3. Stellen Sie den aktualisierten Zeitplan bereit, und klicken Sie auf Speichern. Sie werden benachrichtigt, dass der Auftrag erfolgreich neu geplant wurde.
Anmerkung:

Wenn Sie in diesem Zustand versuchen, den Prozess abzubrechen/zwangszugenehmigen/zwangsabzulehnen, geschehen folgende zwei Dinge: Zuerst wird der ausstehende Hintergrundprozess abgebrochen; dann wird der eigentliche Prozess abgebrochen/zwangsgenehmigt/zwangsabgelehnt.

Wenn Sie globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind und den Zeitplan eines Prozesses bearbeiten möchten, den Sie nicht selbst initiiert haben, finden Sie weitere Informationen unter Vorgänge.