Der Dokument-Explorer ermöglicht die Anzeige von Dokumenten, die sich auf verschiedene Lösungen beziehen, die von verschiedenen Benutzern in einer einzigen Tabellenansicht erstellt wurden. Sie können auch den Prozessverlauf und den Versionsverlauf jedes Dokuments anzeigen.
Wenden Sie sich an den Support von Precisely, um dieses Dienstprogramm und die detaillierten Schritte zum Ausführen des Dienstprogramms zu erhalten.
Erstellen einer Bibliothek
Als globaler Administrator oder Anwendungsadministrator können Sie über „Bibliotheken verwalten“ die Typbibliothek „Dokument-Explorer“ erstellen.
So erstellen Sie eine Bibliothek:
- Wählen Sie auf der Seite Anwendungen die Anwendung aus, für die Sie eine Bibliothek erstellen möchten.
- Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Konfiguration und gehen Sie auf die Seite Bibliotheken verwalten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Ein Seitenbereich wird eingeblendet.
- Wählen Sie DocumentExplorer als Typ aus.
- Geben Sie den Bibliotheksnamen und die Beschreibung ein und klicken Sie auf Speichern.
Erstellen einer Lösung
Die Benutzergruppen mit Ansichtsberechtigung können die Lösung zur Dokumentansicht anzeigen. Die Benutzergruppen mit einer Berechtigung zur Lösungsentwicklung können die Lösungen zur Dokumentansicht erstellen.
So erstellen Sie eine Lösung:
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Lösung hinzufügen.
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Wählen Sie im Abschnitt „Lösungen auswählen“ aus der Dropdown-Liste den Lösungstyp aus. Sie können den Mauszeiger über das Informationssymbol
mit dem Bibliotheksnamen bewegen, um die Beschreibung der Bibliothek anzuzeigen.
Note: Sie können Lösungen verschiedener Typen nicht in dieselbe Ansicht aufnehmen.
- Kopieren des Dokuments zulassen: Wählen Sie diese Option aus, um die Option „Dokument kopieren“ auf der Seite Dokument-Explorer im Versionsverlauf zu aktivieren.
- Erneute Übermittlung des Dokuments zulassen: Wählen sie diese Option aus, um das Dokument erneut einzureichen, sollte auf der Seite „Dokument-Explorer“ im Versionsverlauf ein Fehler auftreten.
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Wählen Sie im Abschnitt „Lösungen auswählen“ aus der Dropdown-Liste den Lösungstyp aus. Sie können den Mauszeiger über das Informationssymbol
Durchsuchen von Dokumenten
Die Dokumente aus verschiedenen Lösungen, die von verschiedenen Benutzern erstellt wurden, können auf einer einzigen Seite durchsucht werden. Sie können den linken Bereich ein- oder ausblenden, in dem die Liste aller Lösungen angezeigt wird.
Die Funktion bringt folgende Highlights mit sich:
- Suche nach der erforderlichen Lösung mithilfe der OptionLösung suchen.
- Anzeige der Details zu sämtlichen Dokumenten für die ausgewählte Doc View-Bibliothek.
- Anzeige der allgemeinen Lösungsfelder, die Sie beim Erstellen einer Lösung auswählen.
- Durchsuchen des Dokuments mit bestimmten Details über die Suchleiste in jeder Spalte.
Herunterladen von Begleitdokumenten
Als globaler Administrator oder Anwendungsadministrator können Sie Begleitdokumente für alle Dokumente herunterladen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie Begleitdokumente für Dokumente herunterladen, die Sie übermittelt haben.
- Klicken Sie auf Dokument-Explorer, und wählen Sie auf der linken Seite eine Lösung aus, um die Dokumente für diese Lösung anzuzeigen.
- Klicken Sie in der Spalte Begleitdokumente auf die Dateinamen. Das Fenster „Begleitdokumente“ wird angezeigt, in dem jede Datei, die mit einem Prozess verknüpft ist, aufgelistet ist.
- Fahren Sie mit der Maus über das Symbol
, das der Datei entspricht, und klicken Sie auf das Symbol zum Herunterladen. Eine Nachricht zur Bestätigung, dass die Datei heruntergeladen wurde, wird angezeigt.
Als Excel herunterladen
So laden Sie Metadaten von Dokumenten in Excel herunter:
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Klicken Sie auf Dokument-Explorer.
- Wählen Sie im linken Bereich eine Lösung aus. Dokumente für die ausgewählte Lösung werden aufgelistet.
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Klicken Sie auf Als Excel herunterladen, um Metadaten der Dokumente herunterzuladen.
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Sie können Metadaten von gefilterten Dokumenten herunterladen. Filtern Sie Dokumente mithilfe des Spaltenmenüs, und klicken Sie dann auf Als Excel herunterladen.
Den Prozessverlauf anzeigen
Wenn Sie Globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind, können Sie den Prozessverlauf für alle Dokumente anzeigen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie den Prozessverlauf für Dokumente einsehen, die Sie übermittelt haben.
Um den Prozessverlauf anzuzeigen:
- Klicken Sie auf Dokument-Explorer, und wählen Sie eine Lösung im linken Bereich aus. Dadurch werden alle Dokumente für diese Lösung aufgelistet.
- Wählen Sie das Dokument aus, und klicken Sie auf Prozessverlauf.
- Klicken Sie auf das Symbol
, um Details zu jedem Arbeitsauftrag bzw. jeder Aufgabe im Workflow zu sehen.
Das Fenster Prozessverlauf enthält folgende Informationen:
- Name und Status des Workflows
- Zeitpunkt der Erstellung des Workflows und verstrichene Zeit
- Kommentare
- Details zu jedem Arbeitsauftrag:
- Aufgabenname
- Datum des Arbeitsauftrags
- Abschlussdatum
- Kommentare
- Status
Anzeigen des Versionsverlaufs
Wenn Sie Globaler Administrator oder Anwendungsadministrator sind, können Sie den Versionsverlauf für alle Lösungen einsehen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie den Versionsverlauf für Dokumente einsehen, die Sie übermittelt haben.
So zeigen Sie den Versionsverlauf an:
- Klicken Sie auf Dokument-Explorer, und wählen Sie eine Lösung im linken Bereich aus. Die Dokumente für diese Lösung werden aufgelistet.
- Wählen Sie das Dokument aus, und klicken Sie auf Versionsverlauf. Dadurch wird das Fenster „Versionsverlauf“ geöffnet, welches das Folgende enthält:
- Versionsnummer
- Titel
- Geändert von und Änderungsdatum
- Erstellt von und Erstellungsdatum
- Begleitdokumente
- Klicken Sie auf das Symbol , um die Details für jede Versionsnummer zu sehen. Die Einzelheiten der einzelnen Versionen können, soweit zutreffend, folgende Angaben enthalten:
- Beschreibung
- Lösungsname
- Lösungsversion
- Kommentare