Sie können standardisierte E-Mails für den automatisierten Versand erstellen. Diese E-Mails können zum Beispiel eine Aufgabe zuweisen oder darüber informieren, dass ein Benutzer erfolgreich hinzugefügt wurde. Es sind vordefinierte E-Mail-Vorlagen verfügbar, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
E-Mail-Vorlagen, die auf Anwendungsebene erstellt wurden, können verwaltet werden, und ihre Verwendung ist auf innerhalb einer Anwendung beschränkt. Für die Verwendung innerhalb verschiedener Anwendungen müssen sie neu erstellt werden.
Nur der Globale Administrator kann E-Mail-Vorlagen auf globaler Ebene anzeigen und verwalten.
Zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen können Sie eine der folgenden Sprachen wählen:
- Englisch
- Deutsch
- Spanisch
- Französisch
Sie können die folgenden Aktionen in Bezug auf E-Mail-Vorlagen durchführen:
- Anzeigen aller vorhandenen E-Mail-Vorlagen
- Hinzufügen von E-Mail-Vorlagen
- Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen
- Löschen von E-Mail-Vorlagen
Anzeigen vorhandener E-Mail-Vorlagen
So zeigen Sie alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen an:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine Anwendung und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
- Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
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Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste oben rechts in der Tabelle aus. Alle für diese Sprache verfügbaren E-Mail-Vorlagen erscheinen tabellarisch auf der Seite. Sie können Folgendes einsehen:
- Name: Klassifizierung der E-Mail
- Betreff: E-Mail-Betreff
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Typ: Benutzerdefiniert oder Systemdefiniert
- Benutzerdefiniert Sie können diese Vorlagen neu erstellen, bearbeiten und löschen.
- Systemdefiniert Diese Vorlagen werden standardmäßig erstellt. Sie können sie bearbeiten, aber Sie können sie nicht erstellen oder löschen.
Anmerkung:Standardmäßig werden die E-Mails in der Sprache aufgelistet, die als Sprachumgebung des Benutzers festgelegt ist.
Hinzufügen von E-Mail-Vorlagen
Um sicherzustellen, dass Sie Daten im richtigen Format erhalten, fügen Sie Tags wie {{mailRef}} oder {{History}} hinzu.
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Globale Administratoren können jetzt die Reihenfolge der Informationen, die Sie im Textbereich einer E-Mail-Vorlage einfügen, aktualisieren. Sie können auch die Reihenfolge der gesamten Elemente innerhalb jeder Vorlage steuern; Elemente wie der Prozessverlauf oder Links zu einer Genehmigungsaufgabe.
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Namen von E-Mail-Vorlagen können nicht lokalisiert werden. Benennen Sie die Vorlagen daher so, dass sie von Personen mit anderen Sprachen verstanden werden können.
So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage hinzu:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine Anwendung und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
- Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
- Klicken Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen auf Hinzufügen. Die Seite E-Mail-Vorlage hinzufügen wird angezeigt.
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Geben Sie die Details für die folgenden Felder ein:
- Name – Klassifizierung der E-Mail. Zum Beispiel: Benutzerrolle geändert
- Sprache – Die Sprache, in der Sie die Vorlage erstellen möchten
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Menübandtyp – Einer der drei unten aufgeführten Menübandtypen, der im E-Mail-Text angezeigt werden soll
- Benachrichtigung – Blaues Menüband ohne Schaltflächen
- Aufgabe – Blaues Menüband mit der Schaltfläche „Aufgabe öffnen“
- Fehler – Rotes Menüband ohne Schaltflächen
- Menübandtext – Der Text, der auf dem Menüband in der E-Mail angezeigt werden soll
- Betreff – Der Betreff der zu versendenden E-Mail
- Benachrichtigung – Der Text, der im Benachrichtigungsbereich der Startseite angezeigt werden soll
- Text – Im Textfeld können Sie Ihren E-Mail-Text eingeben. Es stehen Standard-HTML-Bearbeitungsoptionen zur Verfügung, um das Erscheinungsbild Ihrer Nachricht anzupassen. Sie können zum Beispiel die Schriftart und Schriftgröße auswählen.
Anmerkung:Sie können Sprachen aus der Dropdown-Liste des Feldes „Sprache“ auswählen, um sprachspezifische Versionen zu erstellen. Nachdem Sie die E-Mail-Vorlage gespeichert haben, können Sie Ihren angepassten und lokalisierten Text in jeder der verschiedenen Sprachen anzeigen.
- Klicken Sie auf Absenden. Eine Nachricht informiert Sie darüber, dass die E-Mail-Vorlage erfolgreich gespeichert wurde. Die Vorlage ist auch auf der Seite „E-Mail-Vorlagen“ aufgelistet.
Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen
So bearbeiten Sie eine E-Mail-Vorlage:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine Anwendung und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
- Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
- Wählen Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen eine E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Die Seite E-Mail-Vorlage aktualisieren wird angezeigt.
- Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste Sprache aus.
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Ändern Sie die Details in den folgenden Feldern je nach Bedarf:
- Menübandtyp
- Menübandtext
- Betreff
- Benachrichtigung
- Text (Sie können jetzt die Reihenfolge der Informationen im Textbereich einer E-Mail-Vorlage ändern.)
- Klicken Sie auf Absenden. Eine Nachricht informiert Sie darüber, dass die E-Mail-Vorlage erfolgreich aktualisiert wurde.
Löschen von E-Mail-Vorlagen
So löschen Sie eine E-Mail-Vorlage:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine Anwendung und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
- Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
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Wählen Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen eine E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie dann auf Löschen. Sie werden aufgefordert, das Löschen zu bestätigen.
Anmerkung:Nur benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können gelöscht werden. Benutzer/Administratoren können systemdefinierte E-Mail-Vorlagen nicht löschen.
- Klicken Sie auf Ja. Eine Nachricht informiert Sie darüber, dass die E-Mail-Vorlage erfolgreich gelöscht wurde.