L'explorateur de documents permet d'afficher des documents associés à différentes solutions créées par différents utilisateurs dans une seule vue de tableau. Vous pouvez également voir l'historique des processus et l'historique des versions de chaque document.
Veuillez contacter l'Assistance Precisely pour obtenir cet utilitaire et les étapes détaillées de son exécution.
Créer une bibliothèque
En tant qu'administrateur général ou administrateur d'application, vous pouvez créer une bibliothèque de type d'explorateur de documents à partir de Gérer les bibliothèques.
Pour créer une bibliothèque :
- Sur la page Applications, sélectionnez l’application pour laquelle vous désirez créer une bibliothèque.
- À partir du menu Actions, sélectionnez Configuration et rendez-vous sur la page Gérer les bibliothèques.
- Cliquez sur le bouton Ajouter. Un panneau latéral s’ouvrira.
- Sélectionnez DocumentExplorer comme type.
- Saisissez le nom et la description de la bibliothèque, et cliquez sur Enregistrer.
Créer une solution
Les groupes d'utilisateurs disposant d'une autorisation d'affichage peuvent afficher la solution d'affichage de document. Les groupes d'utilisateurs ayant l'autorisation de développer des solutions peuvent créer des solutions de visualisation de documents.
Pour créer une solution :
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Cliquez sur le bouton Ajouter une solution.
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Dans la section Sélectionner des solutions, sélectionnez le type de solution dans la liste déroulante. Vous pouvez survoler l'icône d'information
du nom de la bibliothèque pour afficher la description de la bibliothèque.
Note : Vous ne pouvez pas inclure des solutions de types différents dans la même vue.
- Autoriser la copie du document: sélectionnez pour activer l'option de copie de document sur la page Explorateur de documents dans l'historique des versions.
- Autoriser la ressoumission du document : sélectionnez cette option pour autoriser une nouvelle soumission de document en cas d'erreur sur la page de l'explorateur de documents dans l'historique des versions.
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Dans la section Sélectionner des solutions, sélectionnez le type de solution dans la liste déroulante. Vous pouvez survoler l'icône d'information
Explorer les documents
Les documents de différentes solutions créés par différents utilisateurs peuvent être visualisés sur une seule page à l'aide de l'explorateur de documents. Vous pouvez afficher ou masquer le volet de gauche qui affiche la liste de toutes les solutions.
Avec la fonction, vous pouvez :
- Rechercher la solution requise à l'aide de la fonction Rechercher une solution.
- Afficher les détails de tous les documents de la bibliothèque de visualisation de documents sélectionnée.
- Afficher les champs de solution communs que vous sélectionnez lors de la création d'une solution.
- Effectuer des recherches dans le document avec des détails spécifiques en utilisant la barre de recherche sur chaque colonne.
Télécharger des documents connexes
Si vous êtes administrateur global ou d’application, vous pouvez télécharger des fichiers connexes pour tous les documents. Et si vous êtes le créateur ou l’émetteur du document, vous pouvez télécharger des fichiers connexes pour les documents que vous avez envoyés.
- Cliquez sur Documents et sélectionnez une solution dans le volet de gauche pour afficher les documents pour cette solution.volet
- Dans la colonne Fichiers connexes, cliquez sur les noms de fichier. Le volet coulissant Fichiers connexes s’affiche, indiquant chaque fichier associé à un processus.
- Passez la souris sur l’icône
correspondant au fichier et cliquez sur l’icône Télécharger. Un message s’affiche indiquant que le fichier a été correctement téléchargé.
Télécharger vers Excel
Pour télécharger les métadonnées des documents vers Excel :
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Cliquez sur Explorateur de documents.
- Sélectionnez une solution dans le volet de gauche. Les documents de la solution sélectionnée sont répertoriés.
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Cliquez sur Télécharger vers Excel pour télécharger les métadonnées des documents.
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Vous pouvez télécharger les métadonnées des documents filtrés. Filtrez les documents à l'aide du menu de colonne, puis cliquez sur Télécharger vers Excel.
Affichage de l’historique d’un processus
Si vous êtes administrateur global ou d’application, vous pouvez voir l’historique des processus pour tous les documents. Et si vous êtes le créateur ou le soumissionnaire du document, vous pouvez afficher l’historique des processus pour les documents que vous avez envoyés.
Pour afficher l'Historique d’un processus :
- Cliquez sur Explorateur de documents et sélectionnez une solution dans le volet de gauche. Tous les documents pour cette solution seront donc répertoriés.
- Sélectionnez le document et cliquez sur Historique du processus.
- Cliquez sur l’icône
pour voir les détails de chaque attribution/tâche au sein du workflow.
L'Historique du processus contient les informations suivantes :
- Nom et statut du workflow
- Date de création workflow et temps écoulé
- Commentaires
- Détails de chaque attribution :
- Nom de la tâche
- Date d’attribution
- Date d'achèvement
- Commentaires
- Statut
Afficher l’historique des versions
Si vous êtes administrateur global ou d’application, vous pouvez voir l’historique des versions pour tous les documents. Et si vous êtes le créateur ou l’émetteur du document, vous pouvez Afficher l’historique des versions pour les documents que vous avez envoyés.
Pour afficher l'historique des versions :
- Cliquez sur Documents et sélectionnez une solution dans le volet de gauche. Les documents de la solution sont répertoriés.
- Sélectionnez le document et cliquez sur Historique des versions. Cela ouvrira la fenêtre Historique des versions qui inclut les éléments suivants :
- Numéro de version
- Titre
- Modifié par et date de modification
- Auteur et date de création
- Documents jaustificatifs
- Cliquez sur l’icône pour voir les détails de chaque version numérotée. Les détails de chaque version peuvent inclure les éléments suivants si applicables :
- Description
- Nom de la solution
- Version de la solution
- Commentaires