Vous pouvez créer des courriers électroniques standardisés à envoyer sur une base automatisée. Ces courriers électroniques peuvent, par exemple, servir à affecter une tâche ou indiquer qu'un utilisateur a été correctement ajouté. Il existe des modèles prédéfinis de courriers électroniques que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins.
Les modèles de courriers électroniques créés au niveau de l’application peuvent être gérés et leur utilisation est restreinte à une utilisation interne à l'application. Vous devez les recréer si vous désirez les utiliser dans différentes applications.
Seul l’administrateur global peut afficher et gérer les modèles de courriers électroniques de niveau global.
Vous pouvez choisir de créer les modèles de courriers électroniques dans les langues suivantes :
- Anglais
- Allemand
- Espagnol
- Français
Vous pouvez effectuer les actions suivantes en lien avec les modèles de courriers électroniques :
- Afficher tous les modèles de courriers électroniques existants
- Ajouter un modèle de courriers électroniques
- Modifier un modèle de courriers électroniques
- Supprimer un modèle de courriers électroniques
Afficher les modèles de courriers électroniques existants
Pour afficher tous les modèles de courriers électroniques existants :
- Cliquez sur le menu Apps, sélectionnez une application et cliquez sur l’icône sous Actions
- Cliquez sur l’option Configurations, puis cliquez sur l’onglet Modèles de courriers électroniques en haut.
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Sélectionnez une langue à partir de la liste déroulante en partie supérieure droite de la table. Tous les modèles de courriers électroniques disponibles pour cette langue s’afficheront dans un tableau sur la page. Vous pouvez afficher ce qui suit :
- Nom : classification de l’e-mail
- Objet : objet de l’e-mail
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Type : défini par le système ou par l’utilisateur
- Défini par l’utilisateur. Vous pouvez créer un nouveau modèle, modifier un modèle ou supprimer ces modèles.
- Défini par le système. Ils sont créés par défaut. Vous pouvez les modifier, vous ne pouvez pas les créer ou les supprimer.
Remarque :Par défaut, les courriers électroniques s’affichent dans la langue définie comme langue locale de l’utilisateur
Ajouter un modèle de courriers électroniques
Pour recevoir les données dans le format correct, ajoutez des balises telles que {{mailRef}} ou {{History}}.
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Les administrateurs globaux peuvent déterminer l’ordre des informations que vous incluez dans le corps du modèle de courriers électroniques. Ils peuvent également contrôler l’ordre des éléments d’ensemble au sein de chaque module ; des éléments tels que l’historique des processus ou les liens vers une tâche d’approbation.
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Les noms des modèles de courriers électroniques ne peuvent pas être localisés. Par conséquent, nommez les modèles de manière à ce que les personnes utilisant d'autres langues puissent les comprendre.
Pour ajouter un modèle de courriers électroniques :
- Cliquez sur le menu Apps, sélectionnez une application et cliquez sur l’icône sous Actions
- Cliquez sur l’option Configurations, puis cliquez sur l’onglet Modèles de courriers électroniques en haut.
- Dans la page Modèles de courriers électroniques, cliquez sur Ajouter. La page Ajouter un modèle de courriers électroniques s’affiche.
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Saisissez les informations pour les champs suivants :
- Nom : classification de l’e-mail. Exemple : rôle d’utilisateur modifié
- Langue – Langue dans laquelle vous désirez créer le modèle
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Type de ruban – L'un des trois types de rubans ci-dessous, à afficher dans le corps du message.
- Notification – Ruban bleu sans boutons
- Tâches - Ruban bleu avec un bouton « Ouvrir la tâche »
- Erreur - Bouton rouge sans boutons
- Texte du ruban – Texte à ajouter au ruban dans l’e-mail
- Objet – Objet de l’e-mail à envoyer
- Notification – Texte à afficher dans le volet de notification de la page d’accueil
- Corps – Dans le champ Corps, vous pouvez saisir le texte de l’e-mail. Les options d’édition HTML standard sont disponibles pour personnaliser l’aspect et la présentation de votre message. Par exemple, vous pouvez choisir le type et la taille de caractère.
Remarque :Vous pouvez sélectionner des langues dans la liste déroulante du champ Langue pour créer des versions spécifiques à la langue. Après avoir enregistré le modèle de courriers électriques, vous pouvez afficher votre texte localisé et personnalisé en différentes langues.
- Cliquez sur Envoyer. Un message indique que votre modèle de courriers électroniques a été correctement enregistré. Il est également répertorié sur la page Modèles de courriers électroniques.
Modifier un modèle de courriers électroniques
Pour modifier un modèle de courriers électroniques :
- Cliquez sur le menu Apps, sélectionnez une application et cliquez sur l’icône sous Actions
- Cliquez sur l’option Configurations, puis cliquez sur l’onglet Modèles de courriers électroniques en haut.
- Sur la page Modèles de courriers électroniques, sélectionnez un modèle de courriers électroniques et cliquez sur Modifier. La page Mettre à jour un modèle de courriers électroniques s’affiche.
- Sélectionnez la langue dans la liste déroulante Langue.
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Modifiez les informations requises dans les champs suivants :
- Type de ruban
- Texte de ruban
- Objet
- Notification
- Corps (vous pouvez modifier l’ordre des informations au sein du corps du modèle de courriers électroniques)
- Cliquez sur Envoyer. Un message indique que votre modèle de courriers électroniques a été correctement mis à jour.
Supprimer un modèle de courriers électroniques
Pour supprimer un modèle de courriers électroniques :
- Cliquez sur le menu Apps, sélectionnez une application et cliquez sur l’icône sous Actions
- Cliquez sur l’option Configurations, puis cliquez sur l’onglet Modèles de courriers électroniques en haut.
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Sur la page Modèles de courriers électroniques, sélectionnez un modèle de courriers électroniques et cliquez sur Supprimer. Un message vous demande de confirmer la suppression.
Remarque :Seuls les modèle de courriers électroniques définis par l’utilisateur peuvent être supprimés. Les utilisateurs/utilisateurs administrateurs peuvent supprimer les modèles de courriers électroniques définis par le système.
- Cliquez sur Oui. Un message vous indiquera que votre modèle de courriers électroniques a été correctement supprimé.