Lorsqu’une nouvelle affectation est déclenchée, une nouvelle entrée est ajoutée au panneau Vos affectations pour le destinataire concerné sur la page d’accueil.
Vous pouvez informer les utilisateurs de leurs affectations ouvertes par e-mail. Lors de la construction d’un workflow avec une activité Formulaire, vous pouvez sélectionner une option pour envoyer un e-mail chaque fois qu’une nouvelle affectation de formulaire est déclenchée. Vous pouvez également activer une option permettant d’envoyer un e-mail quotidien aux utilisateurs ayant des affectations de workflow en attente, résumant leurs tâches ouvertes.
Envoyer des notifications pour chaque affectation
Lorsque vous ajoutez une nouvelle activité Formulaire à un workflow, une option permet de sélectionner Envoyer un formulaire par e-mail ?
Si vous sélectionnez cette option, une notification par e-mail sera envoyée à l’utilisateur ou aux utilisateurs répertoriés, avec un lien pour remplir le formulaire. Un e-mail est envoyé à chaque fois qu’un nouveau formulaire d’affectation est déclenché. Reportez-vous à Configurer un formulaire pour en savoir plus.
Envoyer des e-mails récapitulatifs du workflow
Vous pouvez regrouper les affectations ouvertes d’un utilisateur dans un e-mail récapitulatif du workflow, qui est envoyé aux jours de la semaine que vous sélectionnez.
Pour activer cette option, accédez à la section Workflow de la page . Pour en savoir plus, reportez-vous à Personnaliser l’application. Par défaut, ce paramètre n’est pas activé et les e-mails récapitulatifs ne sont pas envoyés.
Lorsque ce paramètre est activé, un e-mail récapitulatif est envoyé aux utilisateurs qui ont des affectations de workflow en attente à 5h00 UTC, les jours sélectionnés. L’e-mail récapitulatif détaille toutes les affectations de workflow en attente qui ont été générées à partir d’une étape Formulaire d’un workflow. L’objet d’un e-mail récapitulatif du workflow indique le nombre d’éléments qui nécessitent votre attention, tandis que le corps de l’e-mail répertorie les affectations ouvertes par workflow, version et étape.
- Workflow - Lien permettant d’ouvrir les détails de l’affectation sélectionnée dans l’application.
- Version - Version du workflow.
- Étape - Nom de l’étape du workflow qui a déclenché l’affectation.
- Nouveau - Le nombre de nouvelles affectations. Nouveau est défini comme nouveau depuis l’envoi du dernier e-mail récapitulatif.
- Total - Nombre total d’affectations en attente pour l’étape du workflow. Le nombre total inclut les affectations nouvelles et existantes.
- Afficher toutes les affectations de workflow - Lien vers le panneau Vos affectations sur la page d’accueil de l’application, où toutes les affectations ouvertes sont répertoriées.