Configurer des notifications par e-mail - Data360_Govern - Latest

Aide Data360 Govern
Product type
Logiciels
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Product family
Data360
Product
Data360 Govern
Version
Latest
ft:locale
fr-FR
Product name
Data360 Govern
ft:title
Aide Data360 Govern
Copyright
2024
First publish date
2014
ft:lastEdition
2024-11-21
ft:lastPublication
2024-11-21T15:41:22.893000

Cette rubrique explique comment configurer l’activité du workflow Notification par e-mail lorsque vous construisez un workflow. Pour en savoir plus sur la configuration des e-mails envoyés aux utilisateurs avec des affectations de workflow ouvertes, reportez-vous à Envoyer des e-mails d’affectation de workflow.

Lorsque vous créez un workflow, vous avez la possibilité d’inclure une activité Notification par e-mail. L’activité Notification par e-mail vous permet d’envoyer un e-mail à un rôle ou utilisateur spécifique dans le cadre de votre workflow.

Vous pouvez accéder à la page de modification du workflow en accédant à Configuration > Workflows. Pour plus d’informations sur la création d’un workflow, reportez-vous à Établir des workflows.

Si vous construisez un workflow qui inclut une activité Notification par e-mail, vous pouvez personnaliser l’e-mail comme suit :

  1. Sélectionnez l’activité Notification par e-mail
  2. Dans le panneau d’informations Notification par e-mail, cliquez sur l’onglet Modifier pour configurer l’e-mail.
    Conseil : Si le panneau Notification par e-mail ne s’ouvre pas automatiquement, sélectionnez l’activité Notification par e-mail, puis cliquez sur l’icône Informations dans le coin supérieur droit de la zone d’édition du workflow.
  3. Entrez un nom pour l’étape du workflow, par exemple, « Initiateur d’e-mail ».
  4. Sélectionnez un type de destinataire pour déterminer à qui l’e-mail doit être envoyé.
    • Initiateur - Envoie un e-mail à l’utilisateur qui déclenche l’étape du workflow.
    • Responsabilité - Envoie un e-mail à tous les utilisateurs qui ont été affectés à un rôle particulier. Si vous sélectionnez cette option, un champ Responsabilité apparaît, où vous pouvez sélectionner le nom de la responsabilité, comme Gestionnaire de données ou Propriétaire d’entreprise.

      Vous pouvez cliquer sur Ajouter une responsabilité de secours pour définir un deuxième type de responsabilité. Dans ce cas, le système recherche d’abord les utilisateurs affectés à la première responsabilité, mais si aucun utilisateur n’est affecté à cette responsabilité, le système recherche les utilisateurs affectés à la deuxième responsabilité et leur envoie la notification par e-mail à la place. Par exemple, s’il n’y a pas de gestionnaire de données, envoyez le formulaire au propriétaire d’entreprise.

    • Utilisateur spécifique - Envoie un e-mail à une ou plusieurs adresses e-mail spécifiques. Lorsque cette option est sélectionnée, un champ Destinataire s’affiche. Entrez les adresses e-mail de chaque individu ou groupe auquel vous souhaitez envoyer l’e-mail, par exemple user@example.com ou financeteam@example.com. Pour entrer plusieurs adresses e-mail, utilisez un point-virgule comme délimiteur et assurez-vous qu’il n’y a pas d’espace entre le point-virgule et l’adresse e-mail suivante, par exemple email1@example.com;email2@example.com.
    • Followers - Envoie un e-mail à tous les utilisateurs qui suivent actuellement un asset du type sur lequel le workflow est basé. Le type de destinataire Followers est disponible uniquement pour les workflows de type Élément modifié, Action, Demander une certification et Calendrier.
    • Groupe - Envoie un e-mail à tous les utilisateurs qui sont actuellement membres du groupe sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, un champ Groupe de destinataires s’affiche pour vous permettre de sélectionner le groupe. Le groupe doit déjà exister dans le système, et seuls les utilisateurs qui font partie du groupe au moment où l’activité de workflow est lancée recevront le formulaire.
      Remarque : Si le groupe est un groupe Active Directory, seuls les utilisateurs qui ont accédé à Data360 Govern et qui ont donc été automatiquement ajoutés au groupe recevront l’e-mail.
  5. Sélectionnez ou désélectionnez Envoyer aux utilisateurs par défaut lorsqu’aucune responsabilité n’existe, le cas échéant.

    De cette façon, vous indiquez au système d’envoyer l’e-mail à ou aux destinataires par défaut, tels que définis dans les paramètres, si, par exemple, il n’y en a pas pour le type de responsabilité choisi. Ce paramètre s’applique uniquement à l’activité de messagerie spécifique, et non aux étapes nécessitant le remplissage d’un formulaire.

    L’option par défaut est sélectionnée. Si cette option n’est pas sélectionnée, aucun destinataire par défaut ne reçoit automatiquement l’e-mail.

  6. Entrez un Objet pour l’e-mail. Par exemple, un e-mail envoyé à l’initiateur peut avoir comme objet « Votre requête a été reçue ».
  7. Entrez le corps de l’e-mail.
    Vous pouvez inclure une note expliquant pourquoi l’utilisateur reçoit une notification. Par exemple, vous pouvez informer tous les gestionnaires de données qu’un nouveau terme métier a été ajouté au système. Vous pouvez ajouter des détails spécifiques sur l’élément à partir duquel le workflow a été déclenché en sélectionnant un jeton dans la liste Ajout de la valeur du champ. Un jeton est une marque de réservation qui sera remplacée par les détails de l’élément pertinent dans l’e-mail. Choisissez parmi :
    • [OBJECT_NAME] - Le nom de l’objet qui a déclenché l’étape du workflow. Par exemple, le nom d’un nouveau terme métier qui a été ajouté au système.
    • [OBJECT_TYPE] - Le type de l’objet qui a déclenché l’étape du workflow. Par exemple, le terme métier.
    • [ASSET_PATH] - Le chemin d’accès de l’asset de l’objet du workflow.
    • [GOV_SCORE] - Le score de gouvernance de l’élément, si un score de ce type a été calculé.
    • [DQ_SCORE] - Le score de qualité des données, si un score de ce type a été calculé.
    • [GOV_SCORE_PREV] - Le score de gouvernance précédent de l’élément, si un score précédent de ce type existe.
    • [DQ_SCORE_PREV] - Le score de qualité des données précédent de l’élément, si un score précédent de ce type existe.
    • [WORKFLOW_INITIATOR] - Le nom de l’utilisateur qui a lancé le workflow.
    • [WORKFLOW_INITIATOR_UID] - L’UID de ressource de l’utilisateur qui a lancé le workflow.
    • [WORKFLOW_INITIATOR_EMAIL] - L’adresse e-mail de l’utilisateur qui a lancé le workflow.
    • [ACTION_DETAILS] - Les détails sur l’action, notamment le type d’action (par exemple, « Problème de qualité des données »), l’élément au niveau duquel l’action a été demandée (par exemple, un terme métier spécifique) et les détails de description fournis par l’utilisateur qui a demandé l’action.
      Remarque : Le jeton [ACTION_DETAILS] n’est pertinent que si le workflow est un workflow Type d’action. Ce jeton ne doit pas être utilisé pour d’autres types de workflows.
    • [RECIPIENT_TYPE] - Informe le destinataire du motif pour lequel il a reçu la notification et dépend de la valeur définie dans le champ Type de destinataire (étape 3) :
      • Si le type de destinataire est Utilisateur spécifique, le jeton est remplacé par « Utilisateur spécifique » dans l’e-mail.
      • Si le type de destinataire est Initiateur, le jeton est remplacé par « Initiateur » dans l’e-mail.
      • Si le type de destinataire est Responsabilité, le jeton est remplacé par « Responsabilité » dans l’e-mail.
    • [RECIPIENT_RESPONSIBILITY] - Informe le destinataire qu’il a reçu la notification par e-mail en raison d’un type de responsabilité attribué, par exemple, Gestionnaire de données ou Propriétaire d’entreprise. Ainsi, le destinataire obtient plus d’informations sur la raison pour laquelle il a reçu la notification par e-mail.
      • Pour utiliser ce jeton, définissez la valeur du champ Type de destinataire (étape 3) sur Responsabilité. Si vous avez utilisé le champ Ajouter une responsabilité de secours pour définir un deuxième type de responsabilité et que l’utilisateur a pu recevoir la notification par e-mail en raison de plusieurs affectations de responsabilité, le jeton permet à l’utilisateur de savoir quel type de responsabilité a provoqué la notification.
      • Ce jeton remplace la valeur de l’indicateur Visible dans les règles de responsabilité. Lorsque vous utilisez ce jeton de type de responsabilité, il affichera la responsabilité spécifiée dans la notification par e-mail, que l’indicateur Visible soit défini sur true ou false pour la règle.

      Si le destinataire spécifié est introuvable, le système en avertit l’utilisateur ou le groupe par défaut défini par votre administrateur sur la page Administration > Paramètres. Dans ce cas, le jeton du type Destinataire sera remplacé par une note dans l’e-mail, par exemple « Par défaut - Administrateurs ».

    • [ASSET_UID] - L’UID de l’asset qui a été modifié ou ajouté et qui a déclenché le workflow.
    Conseil : Tous les champs personnalisés se rapportant au type d’asset sur lequel le workflow est basé sont disponibles dans la liste Ajout de la valeur du champ.
    Conseil : Vous pouvez copier et coller un jeton du corps de l’e-mail dans le champ Objet, le cas échéant.

    Par exemple, dans l’activité Notification par e-mail suivante, trois jetons ont été ajoutés au corps de l’e-mail : [WORKFLOW_INITIATOR], [OBJECT_NAME] et [RECIPIENT_TYPE] :

    [WORKFLOW_INITIATOR] has raised a data quality issue against the business term [OBJECT_NAME].

    [RECIPIENT_TYPE]

    Un courriel généré par cette étape du workflow affichera du texte à la place des jetons, par exemple :

    User A has raised a data quality issue against the business term Bank Account. You are receiving this email because you are a member of the default Administrators group.

    • Le jeton [WORKFLOW_INITIATOR] est remplacé par le nom de l’utilisateur.
    • Le jeton [OBJECT_NAME] est remplacé par le nom du terme métier.
    • Le jeton [RECIPIENT_TYPE] est remplacé par une note informant l’utilisateur qu’il reçoit l’e-mail parce qu’il appartient au groupe Administrateurs par défaut.

    Pour ajouter un lien, mettez en évidence le texte que vous souhaitez utiliser pour afficher le lien, puis cliquez sur le bouton du lien. Entrez le lien, y compris le protocole (http://, https:// ou email://), puis cliquez sur Enregistrer.

  8. Sélectionnez Inclure les réponses aux formulaires précédents si le workflow contient une étape de formulaire précédente et que vous souhaitez inclure une copie du formulaire complété dans l’e-mail.