Utiliser le déclencheur de workflow Demander une certification est une façon de mettre en place un workflow pour certifier les assets métier. Ainsi, les utilisateurs peuvent demander la certification d’un asset à partir de la page de détails d’un asset.
- Un nouvel asset est ajouté au glossaire métier, et les métadonnées requises ont été ajoutées.
- Le statut de l’élément est actuellement Brouillon (le statut a été appliqué par un workflow distinct).
- Un gestionnaire de données lance le workflow de certification de l’élément en cliquant sur le bouton Demander une certification de la barre de synthèse en haut de la page de détails de l’élément.Remarque : Le processus Demander une certification ne peut être lancé sur un asset que si l’élément dispose du statut Brouillon et qu’un workflow de certification a été créé.
- L’élément est dirigé vers la partie responsable pour examen et certification. Les propriétaires concernés de l’asset recevront une notification par e-mail contenant un lien vers un formulaire de demande d’approbation.
- Les approbateurs certifient que l’asset est apte à être utilisé par l’organisation.
- Une fois que l’élément a été révisé et approuvé, un statut de certification est appliqué à l’asset pour informer les utilisateurs que l’élément a été révisé et que l’ensemble des critères et des responsabilités de gouvernance sont renseignés dans le glossaire.
Prérequis :
- L’asset doit comporter un champ intitulé « Statut ».
- Le nom de l’API doit également être « Statut ».
- Le champ Statut doit être un champ de liste contenant les trois statuts suivants : Brouillon, En cours d’examen et Certifié.
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Construisez votre workflow de certification en faisant glisser les activités pertinentes de la gauche de l’écran vers la zone de modification. Pour connecter les activités de workflow, cliquez et faites glisser un point sur une activité pour le relier à un point sur la suivante. Si vous devez revenir et supprimer une connexion, sélectionnez la connexion que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur la touche Supprimer.
Dans cet exemple, nous utiliserons les activités suivantes pour construire un workflow de certification :
- Démarrage
- Changement de champ
- Formulaire
- Changement de champ
- Fin
Conseil : Dans un workflow de certification, les éléments passent généralement du statut En cours d’examen à Certifié une fois qu’un réviseur a approuvé l’action. On suppose que le statut des éléments est initialement Brouillon. Le statut Brouillon peut être appliqué aux éléments via un workflow distinct. Le processus Demander une certification ne peut être lancé sur un asset que si l’élément dispose du statut Brouillon et qu’un workflow de certification a été créé. Il se peut donc que vous disposiez de deux workflows distincts, par exemple, l’un dans lequel le statut d’un asset passe à Brouillon lorsqu’il est récemment ajouté au système, et l’autre où l’élément passe par le processus de certification.
Étape Activité de workflow Description 1 Démarrage Marque l’entrée dans le workflow. 2 Changement de champ - « En cours d’examen » Sélectionnez l’activité Changement de champ, puis cliquez sur l’onglet Modifier et configurez les propriétés comme suit :
3 Formulaire Fournit un formulaire personnalisé inséré dans le workflow qui donne à un réviseur la possibilité de certifier une action. Reportez-vous à Configurer un formulaire.
Dans cet exemple, le formulaire doit inclure une valeur booléenne permettant au réviseur de certifier ou de rejeter l’action.
4 Changement de champ - « Certifié » Sélectionnez l’activité Changement de champ, puis cliquez sur l’onglet Modifier et configurez les propriétés comme suit :
5 Fin Marque la réussite de l’achèvement du workflow. Lorsqu’un workflow de certification a été configuré, une icône orange (En cours d’examen) ou verte (Certifié) est affichée en regard de l’icône de modification sur la liste des assets pour indiquer le statut de l’élément.
Si le statut Brouillon a été affecté à un élément dans le cadre d’un workflow distinct, une icône grise s’affiche à côté de l’icône de modification sur la liste des assets.
Sur une page de détails de l’asset, le statut est affiché en haut de la page, avec le nom et le score de l’asset.
Si un workflow de certification a été établi (à l’aide du déclencheur du workflow Demander une certification), les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton Demander une certification en haut de la page de détails des assets pour les éléments dont le statut est Brouillon afin de lancer le workflow de certification.
Remarque : Un élément ne peut être ajouté au statut Brouillon que s’il dispose d’un champ de liste personnalisée nommé « Statut » avec les valeurs Brouillon, En cours d’examen et Certifié.Conseil : Vous pouvez utiliser les règles de propriété pour vous permettre de restreindre qui peut voir les éléments ayant un certain statut.