Eine Möglichkeit, einen Workflow zur Zertifizierung von Business-Assets einzurichten, ist die Verwendung des Workflow-Auslösers Zertifizierung anfordern. Ermöglicht Benutzern, über die Detailseite eines Assets eine Zertifizierung für ein Asset anzufordern.
- Dem Business-Glossar wurde ein neues Asset hinzugefügt, und es wurden die erforderlichen Metadaten hinzugefügt.
- Das Element hat den Status Entwurf (der Status wurde von einem separaten Workflow angewendet).
- Ein Data Steward startet den Zertifizierungs-Workflow für das Element, indem er auf die Schaltfläche Zertifizierung anfordern in der Übersichtsleiste oben auf der Detailseite des Elements klickt.Anmerkung: Der Zertifizierung anfordern-Prozess kann nur für ein Asset initiiert werden, wenn sich das Element im Status Entwurf befindet und ein Zertifizierungs-Workflow erstellt wurde.
- Das Element wird zur Überprüfung und Zertifizierung an die zuständige Partei weitergeleitet. Die zuständigen Eigentümer des Assets erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung mit einem Link zu einem Formular, mit dem ihre Genehmigung angefordert wird.
- Die Genehmiger zertifizieren, dass das Asset für die Verwendung durch die Organisation geeignet ist.
- Sobald das Element überprüft und genehmigt wurde, wird ein Zertifizierungsstatus auf das Asset angewendet, um Benutzer darüber zu informieren, dass das Element überprüft wurde und dass alle Governance-Kriterien und -Verantwortungen im Glossar enthalten sind.
Voraussetzungen:
- Das Asset muss über ein Feld mit dem Namen „Status“ verfügen.
- Der API-Name muss ebenfalls „Status“ sein.
- Das Statusfeld muss ein Listenfeld sein, das die drei Statustypen „Entwurf“, „Wird geprüft“ und „Zertifizierung“ enthält.
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Erstellen Sie Ihren Zertifizierungs-Workflow, indem Sie die relevanten Aktivitäten von der linken Seite des Bildschirms in den Bearbeitungsbereich ziehen. Um die Workflow-Aktivitäten zu verknüpfen, klicken Sie auf einen Punkt auf einer Aktivität und ziehen ihn mit der Maus auf einen Punkt auf der nächsten Aktivität. Wenn Sie dies rückgängig machen und eine Verbindung entfernen möchten, wählen Sie die zu entfernende Verbindung und drücken die Entfernen-Taste.
In diesem Beispiel werden wir die folgenden Aktivitäten verwenden, um einen Zertifizierungs-Workflow zu erstellen:
- Starten
- Feldänderung
- Formular
- Feldänderung
- Beenden
Tipp: In einem Zertifizierungs-Workflow werden Elemente normalerweise von Wird geprüft zu Zertifiziert verschoben, sobald ein Prüfer die Aktion genehmigt hat. Es wird angenommen, dass sich Elemente anfänglich im Status Entwurf befinden. Der Status Entwurf kann über einen separaten Workflow auf Elemente angewendet werden. Der Zertifizierung anfordern-Prozess kann nur für ein Asset initiiert werden, wenn sich das Element im Status Entwurf befindet und ein Zertifizierungs-Workflow erstellt wurde. Es kann also sein, dass Sie über zwei separate Workflows verfügen: einen, bei dem der Asset-Status beim anfänglichen Hinzufügen zum System in Entwurf geändert wird, und einen zweiten, bei dem das Element den Zertifizierungsprozess durchläuft.
Schritt Workflow-Aktivität Beschreibung 1 Starten Kennzeichnet den Eintritt in den Workflow. 2 Feldänderung - „Wird geprüft“ Wählen Sie die Aktivität Feldänderung aus, klicken Sie dann auf die Registerkarte Bearbeiten und konfigurieren Sie die Eigenschaften wie folgt:
3 Formular Stellt ein benutzerdefiniertes Formular bereit, das in den Workflow eingefügt wird, um einem Prüfer die Möglichkeit zu geben, eine Aktion zu zertifizieren, siehe Einrichten eines Formulars.
In diesem Beispiel würde das Formular einen booleschen Wert enthalten, mit dem der Prüfer die Aktion zertifizieren oder ablehnen kann.
4 Feldänderung - „Zertifiziert“ Wählen Sie die Aktivität Feldänderung aus, klicken Sie dann auf die Registerkarte Bearbeiten und konfigurieren Sie die Eigenschaften wie folgt:
5 Beenden Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Workflows. Wenn ein Zertifizierungs-Workflow eingerichtet wurde, wird ein orangefarbenes Symbol (Wird überprüft) oder ein grünes Symbol (Zertifiziert) neben dem Bearbeitungssymbol in der Asset-Liste angezeigt, um den Status des Elements anzuzeigen.
Wenn einem Element der Status Entwurf innerhalb eines separaten Workflows zugewiesen wurde, wird ein graues Symbol neben dem Bearbeitungssymbol in der Asset-Liste angezeigt.
Auf einer Asset-Detailseite wird der Status oben auf der Seite zusammen mit dem Asset-Namen und dem Score angezeigt.
Wenn ein Zertifizierungs-Workflow eingerichtet wurde (über den Workflow-Auslöser Zertifizierung anfordern), können Benutzer im oberen Bereich einer Asset-Detailseite für Elemente im Status Entwurf auf die Schaltfläche Zertifizierung anfordern klicken, um den Zertifizierungs-Workflow einzuleiten.
Anmerkung: Ein Element kann nur dem Status Entwurf hinzugefügt werden, wenn es über ein benutzerdefiniertes Listenfeld mit dem Namen „Status“ mit den Werten Entwurf, Unter Überprüfung und Zertifiziert verfügt.Tipp: Sie können Eigentumsregeln verwenden, um einzuschränken, wer Elemente mit einem bestimmten Status anzeigen kann.