Joindre des documents - Automate_Studio - 20.3

Joindre un document

1. Cliquez sur Ajouter des lignes de pièces jointes sur l’onglet Associer.
2. Choisissez la méthode à utiliser. Winshuttle Studio 20.3 permet de joindre un document de trois manières :
   • GOS : stocke le document commercial dans un tableau d’archivage de sorte que les tableaux principaux ne soient pas affectés par les pièces jointes volumineuses.
   • DMS : SAP DMS permet de capturer et de gérer les documents électroniques, les modèles et les dessins CAO, les fichiers MS-Office, les images numérisées, les fichiers multimédias et tout autre fichier électronique qui doit être stocké et contrôlé dans un environnement sécurisé.
   • BDS : crée une pièce jointe. Cette option existait dans les versions précédentes de Transaction.
     Remarque :

     Si WFM n’est pas installé sur le système SAP, seule la méthode BDS est disponible.

     Pour Créer un document externe (URL), utilisez WFM "/WINSHTLQ/DOC_GOS_ATTACH_URL“ via Direct dans Studio.

3. Associez le champ au fichier de données.
4. Ouvrez l’explorateur de fichiers et recherchez le document à joindre.
5. Copiez le chemin et le nom du fichier.
6. Dans Studio, cliquez sur l’onglet Exécuter.
7. Collez le chemin et le nom du fichier dans le champ Emplacement.

Codes de transaction pris en charge

Types de documents

• PDF
• TIFF
• JPEG
• .png
• DOC(X)
• XLS(X)
• TXT

Ajout d’autres types de documents

Vous pouvez personnaliser les types de documents que vous pouvez joindre.

1. Ouvrez le fichier ShuttleRule.xml (dans C:\Program Files\Winshuttle\STUDIO ou dans C:\Program Files (x86)\Winshuttle\STUDIO).
2. Entrez le type MIME comme type de document à ajouter.

   Par exemple, pour ajouter des fichiers .mht, entrez :

   <TypeEntry MimeType="message/rfc822">

   <Extension>MHT</Extension>

   <Extension>MHTML</Extension>

   </TypeEntry>

Taille de fichier maximale

La taille de fichier maximale est de 30 Mo.

La taille de fichier maximale des pièces jointes pour les services Web est de 20 Mo.

Vous pouvez changer la taille maximale de fichier dans la zone Options Studio.

1. Cliquez sur Fichier et sur Options.
2. Cliquez sur l’onglet Paramètres SAP.
3. Sous Avancé, dans la zone de taille maximale de document joint (Mo), entrez la taille maximale des documents joints.

Scénarios pour joindre des documents

Les processus Commande client et Article dans SAP permettent généralement de joindre et d’envoyer des documents connexes avec les données. Selon la transaction, vous pouvez vouloir joindre et charger les types de documents suivants :

• Personnel (PA30) : sécurité sociale/document d’assurance nationale, preuve de résidence ou de citoyenneté, permis de travail, numérisations de passeport, photos de personnel, certificats de formation
• Commande client : commandes télécopiées, fichiers PDF, factures, bons de commande, demandes d’achat
• Base de données Articles : dessins
• Nomenclatures : dessins
• Client : référence de crédit, certificats d’enregistrement
• Fournisseur : référence de crédit, certificats d’enregistrement

Vous pouvez également joindre le document en cours à utiliser pour le script suivant d’une chaîne. Par exemple, vous pouvez exécuter un script FB50 pour retourner des numéros de document, puis le lier à un script FB03 avec le fichier de données comme pièce jointe pour que FB03 puisse utiliser les numéros de document et retourner la pièce jointe et exécuter des journaux dans ce fichier de données.

1. Enregistrez et associez le premier script.
2. Enregistrez le second script et associez-le au fichier de données que vous avez utilisé pour le premier script.
3. Cliquez sur Ajouter des lignes de pièce jointe de fichier et sur Utiliser le fichier actuel.
4. Enregistrez et fermez le second script.
5. Dans le premier script, cliquez sur l’onglet Exécuter, puis sur Chaîner les scripts.
6. Ajoutez le second script à la chaîne.
7. Exécutez le premier script. Studio exécute automatiquement le second script.
   Remarque :

   Les journaux d’exécution du second script ne sont pas disponibles dans le fichier Excel joint au document SAP.

Joindre les documents connexes qui doivent être téléchargés sur SAP

Pour télécharger les documents sur SAP, les développeurs et les exécuteurs de solution peuvent également définir une balise Document connexe dans le fichier de données et exécuter ensuite la solution.

1. Ouvrez un script Transaction.
2. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe.
3. Sélectionnez n’importe quelle pièce jointe de fichier et cliquez sur OK.
4. Associez les colonnes au jeu de données Excel.
5. Ajoutez une balise Fichier connexe pour votre ou vos lignes sélectionnées, dans la colonne Champ d’emplacement de la pièce jointe.
   Remarque :

   Utilisez la balise suivante pour le document connexe : <Document connexe>. Si vous tentez de télécharger la même pièce jointe en la mentionnant deux fois dans la balise (par exemple : <A.xlsx,A.xlsx>), seule une copie sera téléchargée sur SAP au cours d’une exécution unique de Transaction.

6. Envoyez la solution et suivez le processus d’approbation du script.
7. Ouvrez le modèle de données à partir du module complémentaire. Remarque : les exécuteurs peuvent également définir une balise de document connexe pour la ou les lignes sélectionnées dans la colonne Champ d’emplacement de pièce jointe.
8. Envoyer le fichier de données (cela inclura la balise de document connexe).
9. Sur l’onglet Documents connexes, ajoutez les documents connexes. Remarquez que ces documents peuvent être compressés
10. Cliquez sur Suivant et envoyez le fichier de données.
11. Approuvez la tâche Vérification des données.
12. Exécutez la tâche. Tous les documents connexes joints à ce fichier de données peuvent être téléchargés sur SAP.