ME21N pas à pas : Création de la commande d'achat
Ce document décrit la façon d'utiliser Winshuttle Transaction pour créer une commande d'achat dans SAP Business Suite à partir de données dans Microsoft Excel grâce à la transaction SAP ME21N.
Étapes
Enregistrement
- Démarrez Winshuttle Studio à partir du raccourci de bureau ou du menu Démarrer de Windows.
- Cliquez sur Nouveau.
- Cliquez sur Transaction, puis cliquez sur Créer depuis enregistrement.
- Choisissez le système SAP à utiliser, saisissez les données d'utilisateur appropriées, puis cliquez sur Connectez-vous à SAP.
Si vous ne voyez pas le système SAP à utiliser, cliquez sur Connexion avancée à SAP et sur Ajouter un système, fournissez les informations du système et cliquez sur OK.
- Dans la case Code de transaction, tapez ME21N.
- Laissez le mode d'enregistrement Standard. Si vous ne voyez pas Standard, cliquez sur Modifier, et sur Mode d'entrée batch.
Remarque : pour la plupart des transaction, le mode par défaut est Standard, et WFM (Winshuttle Function Module) sélectionne le mode optimal pour le code de transaction à enregistrer. Si WFM n'est pas installé, le mode Batch fonctionne pour ME21N, et Mode d'entrée non-batch sans contrôles fonctionne pour la plupart des transactions. Les modes non batch sont nécessaires pour télécharger des informations à partir des transactions SAP ou pour les transactions Finance ou RH comportant l'exécution d'actions dynamiques ou des valeurs de paramètres utilisateur. Si vous n'avez pas accès aux modes non batch, vous pouvez essayer d'enregistrer en mode Batch. La différence entre Sans contrôles SAP et Avec contrôles SAP ne concerne que les outils qui se trouvent sur les écrans de transaction. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Modes d'enregistrement (Mode connexion ou Mode Foundation).
- Cliquez sur Démarrer l'enregistrement.
La transaction ME21N démarre.
Remarque : les écrans peuvent être légèrement différents en mode d'enregistrement, car nous utilisons un mode d'arrière-plan. Les écrans peuvent être différents selon la façon dont votre système SAP a été configuré.
- Saisissez le fournisseur et la date du document, puis appuyez sur Entrée.
- Saisissez les données d'en-tête.
Important : l'étape suivante peut être différente de la saisie manuelle.
- Appuyez sur Entrée pour continuer.
- Saisissez les champs nécessaires pour un poste.
Si nécessaire, vous pouvez saisir les données dans la section Détails de poste pour le poste sélectionné, il sera enregistré par Transaction.
Mais dans cet exemple, nous n'allons saisir des données que dans la grille d'éléments.
- Appuyez sur la touche Entrée.
L'appui sur Entrée active l'icône Filtre dans la barre d'outils sous la section Élément.
- Cliquez sur l'icône de Filtre pour effacer la grille d'éléments de façon à pouvoir saisir les données dans la première ligne de cette grille. Ceci crée un processus répétable pour l'exécution de l'enregistrement du script Transaction.
Un clic sur l'icône de Filtre ouvre la case de Définition de critères de filtre.
- Sélectionnez la colonne Élément dans le Jeu de colonnes, puis cliquez sur le triangle pointant vers la gauche.
Ceci déplace la colonne d'éléments vers la sélection de critères de filtre.
Remarque : L'étape suivante peut dépendre des versions de SAP.
- Pour fournir des critères de filtre, cliquez sur l'icône Filtre dans la case Définition de critères de filtre.
Si la case ne contient pas d'icône de filtre, cliquez sur la coche verte pour fournir des critères de filtre.
- Dans la case de critères Définir des valeurs pour le filtre, saisissez une valeur dans le champ d'élément qui conduira toujours à aucune correspondance.
Il est par exemple extrêmement improbable (et techniquement impossible) d'avoir plus de 999 éléments dans une commande d'achat. La saisie d'une valeur 99999 dans ce champ permet de s'assurer que la section de grille d'éléments est vidée entre les enregistrements de façon à pouvoir saisir les éléments sur la première ligne de la grille. C'est la clé de l'enregistrement et de l'exécution d'un script Transaction ME21N.
- Cliquez sur la coche verte pour continuer.
Remarquez que la section de grille d'éléments est maintenant vide. Nous pouvons continuer pour entrer un autre élément dans cette section de grille, de façon à créer un modèle dans l'écran de l'outil du mappeur Transaction.
- Sur la première ligne de la section Éléments, saisissez les données dans les champs nécessaires pour le prochain élément de la commande d'achat.
- Appuyez sur la touche Entrée.
Ici encore les données disparaissent de la grille parce que le filtre est actif.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la commande d'achat. Ceci termine aussi l'enregistrement.
Quand Studio a terminé la compilation du script, vous arrivez à l'onglet Mappeur.
Carte
Maintenant, vous pouvez créer le mappage de la transaction. Le mappage d'un script consiste simplement à connecter les champs SAP aux champs de votre fichier de données. Transaction fournit un outil de mappage pour faciliter l'opération.
Mappage auto établit la correspondance de l'ensemble du script avec une feuille de calcul Excel dans l'ordre d'apparition dans l'outil de mappage. Du fait de la complexité de cette transaction, nous allons mapper les champs manuellement.
La copie d'écran ci-dessous présente l'onglet Vue de base de l'outil de mappage.
Dans chaque ligne de l'outil de mappage figurent les éléments suivants :
- Numéro de ligne de l'outil de mappage : Il s'agit simplement d'un numéro de référence.
- Activer l'indicateur : Seules les lignes activées de l'outil de mappage seront exécutées par Transaction.
- Description du champ : Étiquette associée au nom de champ technique SAP.
- Nom du champ : Nom de champ technique SAP.
- Type et longueur de champ : Par exemple Chaîne ou Décimal, avec options de remplissage.
- Direction de mappage : Valeur fixe, Excel vers SAP, SAP vers Excel (ou en cas de mappage vers Access : Access vers SAP, SAP vers Access).
- Valeur : Valeurs attribuées au champ SAP ; il peut s'agir de valeurs fixes ou d'emplacements mappés dans la source de données associée.
Remarque : Le volet Propriétés est aussi affiché, mais n'est pas présenté ci-dessous.
Dans le panneau Ensemble de données apparaît un écran d'aperçu du type de source de données sélectionné.
Pour modifier le type de source de données, cliquez sur le menu déroulant sous l'onglet Ensemble de données et choisissez le type de source de données voulu.
L'aperçu se modifie en fonction du choix. Dans ce cas, nous allons utiliser Excel.
- Pour mapper le script à la source de données, faites glisser dans la direction de déplacement des données. Pour ce script, vous envoyez les données depuis Excel vers SAP, vous allez donc faire glisser de Excel vers l'outil de mappage.
Mappez les données d'en-tête en premier lieu. Dans cet exemple :
- Faites glisser la colonne B vers le haut et déposez-la sur la ligne 2.
- Faites glisser la colonne C vers le haut sur la ligne 3.
- Faites glisser la colonne D vers le haut sur la ligne 4.
- Faites glisser la colonne E vers le haut sur la ligne 5.
Du fait que l'icône du filtre ne s'active pas jusqu'à la saisie du premier poste, ce premier poste fera partie des données d'en-tête.
Mappez les données de poste. Dans cet exemple :
- Faites glisser la colonne F vers le haut sur la ligne 6.
- Faites glisser la colonne G vers le haut sur la ligne 7.
- Faites glisser la colonne H vers le haut sur la ligne 8.
- Continuez la procédure de mappage pour le poste suivant.
Ceux-ci seront considérés comme des postes de détail, plutôt qu'un poste d'en-tête.
Pour maintenir l'alignement de tous les postes de la commande d'achat, mappez les mêmes colonnes vers les lignes du deuxième poste dans l'outil de mappage.
- Faites glisser la colonne F vers le haut sur la ligne 10.
- Faites glisser la colonne G vers le haut sur la ligne 11.
- Faites glisser la colonne H vers le haut sur la ligne 12.
- Cliquez sur l’onglet Vue Expert.
La vue Expert affiche les champs par écran, et permet de voir le nom de l'écran, le numéro et la description.
- Pour permettre à la feuille de calcul Excel de contenir des données pour plusieurs commandes d'achat avec un nombre variable de postes dans chaque commande d'achat, nous allons insérer une boucle autour de certaines des lignes de l'outil de mappage.
Dans cet exemple, sélectionnez la ligne 37 de l'outil de mappage, maintenez enfoncée la touche Maj et cliquez sur la ligne 42.
- Cliquez sur le bouton Créer une boucle.
- La case Boucle s'ouvre avec des valeurs par défaut, que vous pouvez modifier :
- Les cases en haut indiquent les lignes de début et de fin de la boucle dans l'outil de mappage (lignes mises en évidence — dans ce cas ligne 19 à 25).
- La case Colonne identificateur de boucle affiche la colonne dans la feuille de calcul qui contiendra les identificateurs d'en-tête et de détail (données de ligne d'article).
Pour mapper l'identificateur de boucle à la colonne A, cliquez sur la case Colonne identificateur de boucle, sur Afficher les colonnes non mappées, sur A et sur Aller.
- Les cases Texte identifiant l'en-tête Transaction et Texte identifiant les lignes d'article répétitives affichent les valeurs identifiant les lignes d'en-tête (H) et de ligne d'article (D).
- Cliquez sur OK pour insérer la boucle autour des lignes sélectionnées de l'outil de mappage.
L'outil de mappage reflète les modifications suivantes consécutives à l'insertion de la boucle :
- la représentation graphique de la boucle autour des lignes sélectionnées indique les lignes de l'outil de mappage qui se trouveront dans la boucle.
- La colonne ID a été identifiée dans le volet d'aperçu et la ligne 2 contient la première valeur ID d'en-tête.
Remarque : Cela apparaît uniquement dans le fichier de prévisualisation si vous mappez un fichier vide.
Ajoutez les données et exécutez le script
- Cliquez sur l’onglet Exécuter.
Remarque : Transaction attribue automatiquement la colonne Journal à la prochaine colonne disponible après la dernière colonne mappée (dans ce cas, colonne I).
- Tapez les données dans les colonnes (c'est-à-dire les données de création de commande d'achat).
Le premier poste doit aller dans la même ligne que les données d'en-tête.
Vous pouvez spécifier une ligne de début et de fin, préciser la feuille Excel contenant les données, et modifier la colonne Journal.
- Pour exécuter l'envoi, cliquez sur le bouton Test, si vous êtes utilisateur de Foundation, ou cliquez sur le bouton Exécuter si vous n'êtes pas utilisateur de Foundation.
Studio vous invite à enregistrer le script et les fichiers de données.
La meilleure pratique est d'attribuer à la feuille de calcul Excel le même nom que le script, sauf si une même feuille Excel doit être utilisée pour plusieurs scripts.
Après enregistrement du script et des fichiers de données, le script s'exécute.
La barre de message jaune affiche un message quand l'exécution est terminée.
Les commandes d'achat sont maintenant créées à partir des données de la feuille de calcul, et les numéros de commande d'achat sont renvoyés dans la colonne Journal.
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