FB01 Schritt-für-Schritt-Anleitung: Buchen von Belegen
In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Winshuttle Transaction verwenden können, um Belege anhand von Daten in Microsoft Excel in der SAP Business Suite mithilfe der SAP-Transaktion FB01 zu buchen.
Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie die Schleifenfunktion von Transaction verwenden, um Belege mit mehreren Einzelpositionen aus einer Excel-Datei in SAP hochzuladen.
Schritte
Aufzeichnen
- Starten Sie Winshuttle Studio durch Anklicken der Verknüpfung auf dem Bildschirm oder aus dem Windows Startmenü.
- Klicken Sie auf Neu.
- Klicken Sie auf Transaktion und dann auf Aus Aufzeichnung erstellen.
- Wählen Sie das gewünschte SAP-System, geben Sie die entsprechenden Benutzerdaten ein und klicken Sie dann auf Bei SAP anmelden.
Wird das gewünschte SAP-System nicht angezeigt, klicken Sie auf „Erweiterte SAP-Anmeldung“, dann auf System hinzufügen, geben Sie die Systeminformation ein, und klicken Sie dann auf OK.
- Geben Sie FB01 im Feld Transaktionscode ein.
- Lassen Sie den Aufzeichnungsmodus als Standard. Wird Standard nicht angezeigt, klicken Sie auf Ändern, dann auf Nicht-Batch-Eingabemodus ohne SAP Controls und anschließend auf OK.
Hinweis: Für die meisten Transaktionen ist der Standardmodus der Standard, und das Winshuttle Funktionsmodul (WFM) wählt den optimalen Modus für den T-Code aus, der aufgezeichnet wird. Wenn das WFM nicht installiert ist, funktioniert der Non-Batch-Input-Modus ohne Kontrollen bei den meisten Transaktionen. Beim Herunterladen von Informationen aus SAP-Transaktionen oder bei Transaktionen im Finanz- oder Personalwesen, bei denen dynamische Maßnahmen ausgeführt werden oder Benutzerparameterwerte verwendet werden, sind Non-Batch-Modi erforderlich. Wenn Sie keinen Zugriff auf Non-Batch-Modi haben, können Sie jedoch versuchen, die Aufzeichnung im Batch-Modus durchzuführen. Der Unterschied zwischen „Ohne SAP Controls“ und „Mit SAP Controls“ ist lediglich eine Frage der verfügbaren Tools auf den Transaktionsbildschirmen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Aufzeichnungsmodi (Connect Modus oder Foundation Modus).
- Klicken Sie auf Aufzeichnung starten.
Die Transaktion FB01 wird gestartet.
Hinweis: Die folgenden Bilder werden abhängig von der Konfiguration Ihres SAP-Systems möglicherweise abweichend angezeigt.
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Damit der Vorgang in Transaction wiederholbar ist, sind im Vergleich mit der manuellen Erstellung eines Materials ein paar Änderungen notwendig. Diese Unterschiede werden im Rest dieses Dokuments beschrieben.
- Geben Sie Daten in den Kopfteil des Bildes ein. In diesem Beispiel:
- Belegdatum
- Belegart
- Buchungskreis
- Wechselkurs
- Klicken Sie auf Schnellerfassung.
- Geben Sie im Feld Tx in der ersten Zeile ein Leerzeichen ein.
- Machen Sie unter Andere Belegpositionen folgende Angaben:
- Bschl
- Konto
Sie können auch einen anderen Buchungskreis eingeben.
Achtung: Diese Schritte weichen wahrscheinlich von der manuellen Erfassung ab.
- Klicken Sie auf Eingabe (Schaltfläche mit dem grünen Häkchen).
- Geben Sie den Betrag und alle anderen wichtigen Daten ein.
- Klicken Sie nochmals auf Schnellerfassung.
- Geben Sie im Feld Tx in der ersten Zeile ein Leerzeichen ein.
- Machen Sie unter Andere Belegpositionen folgende Angaben:
- Bschl
- Konto
Achtung: Achten Sie während der Aufzeichnung dieser Transaktion genau auf die laufenden Salden der Soll- und Habenseite. Der Saldenindikator der Transaktion muss am Ende der Aufzeichnung grün sein.
- Klicken Sie auf Eingabe (Schaltfläche mit dem grünen Häkchen).
- Geben Sie den Betrag und alle anderen wichtigen Daten ein.
- Klicken Sie nochmals auf Schnellerfassung.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Transaktion zu speichern und zu verlassen.
- Klicken Sie auf das grüne Häkchen, sobald Sie eine Bestätigung von SAP über die Buchung des Belegs erhalten. Dies beendet die Aufzeichnung.
Nachdem das Skript in Studio kompiliert wurde, werden Sie zur Registerkarte „Zuordnung“ weitergeleitet.
Zuordnen
Jetzt muss eine Zuordnung für diese Transaktion angelegt werden (Mapping). Bei der Zuordnung eines Skripts werden SAP-Felder mit den Feldern Ihrer Datendatei verbunden Transaction hat eine Mapper-Funktion, um diesen Vorgang zu erleichtern.
Auto Mapping ordnet das gesamte Skript einer Excel-Tabelle in der Reihenfolge zu, in der sie im Mapper erscheinen. Aufgrund der Komplexität dieser Transaktion werden wir stattdessen die Felder manuell zuordnen.
Die Abbildung unten zeigt die Registerkarte „Grundansicht“ des Mappers.
In jeder Zeile des Mappers werden folgende Daten angezeigt:
- Zeilennummer des Mappers: Sie dient nur als Referenznummer.
- Aktivierungsmarke: Nur aktivierte Mapper-Zeilen werden von Transaction ausgeführt.
- Feldbeschreibung: Bezeichnung, die mit dem technischen Feldnamen von SAP verbunden ist.
- Feldname: Der technische Feldname von SAP.
- Feldtyp & Länge: Beispielsweise Zeichenfolge oder Dezimal und Abstandsoptionen.
- Zuordnungsrichtung: Fester Wert, Excel an SAP, SAP an Excel (oder bei Zuordnung zu Access: Access an SAP, SAP an Access).
- Wert: Werte, die dem SAP-Feld zugewiesen werden; entweder feste Werte oder zugeordnete Orte in der zugewiesenen Datenquelle.
Hinweis: Der Bereich „Eigenschaften“ wird ebenfalls angezeigt, ist unten jedoch nicht abgebildet.
Im Bereich „Datenset“ wird eine Vorschau des ausgewählten Datenquellentyps angezeigt.
Um den Datenquellentyp zu ändern, klicken Sie auf das Dropdownmenü in der Registerkarte „Datenset“ und wählen den gewünschten Datenquellentyp aus.
Die Vorschau ändert sich, um die Auswahl wiederzugeben. In diesem Beispiel verwenden wir Excel.
Schleife hinzufügen
Damit die Excel-Tabelle Daten für mehrere Belegpositionen enthalten kann, fügen wir eine Schleife um die Mapper-Zeilen ein, die Daten zum Buchungsschlüssel, Konto, Betrag und allen anderen Feldern der Belegposition enthalten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Expertenansicht.
- Wählen Sie die Zeilen der gesamten Belegposition, in diesem Beispiel die Zeilen 11 bis 20.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Schleife erstellen.
Das Schleifenfeld öffnet sich mit vorgegebenen Werten, die Sie ändern können.
- Die Felder oben zeigen die Start- und Endzeilen der Schleife im Mapper (die hervorgehobenen Zeilen).
- Das Feld Schleifenkennungs-Spalte zeigt die Spalte in der Tabelle, die die Kopfzeilen- und Detailkennungen (Daten der Belegposition) enthalten.
- Die Felder Text zur Bestimmung der Transaktionskopfzeile und Text zur Bestimmung sich wiederholender Belegpositionen zeigt die Werte, die die Kopf- (H) und Belegpositionszeilen (D) bestimmen.
> - Klicken Sie auf OK, um die Schleife um die ausgewählten Mapper-Zeilen einzufügen.
Der Mapper zeigt nach Einsetzen der Schleife die folgenden Änderungen:
- Die grafische Darstellung der Schleife um die ausgewählten Zeilen gibt an, welche Mapper-Zeilen in der Schleife enthalten sein werden.
- Die Spalte Schleifen-ID wurde auf dem Vorschau-Bildschirm bestimmt.
- Zeile 2 enthält den Wert der ersten Kopfzeilen-ID und Zeile 3 enthält den Wert der Belegpositions-ID.
Doppelte Felder deaktivieren
Wie Sie sehen können, wiederholen sich die Daten zum Buchungsschlüssel, Konto, Betrag und allen anderen Feldern der Belegposition auf dem nächsten Bild, da wir in unserer Aufzeichnung zwei Belegpositionen eingegeben haben.
Diese Felder müssen nicht aktiviert sein.
Um diese doppelten Felder zu deaktivieren:
- Wählen Sie die Zeilen aus, indem Sie die erste Zeile Ihrer Auswahl klicken, die Umschalttaste gedrückt halten und die letzte Zeile Ihrer Auswahl klicken.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Deaktivieren aus dem Menü.
Die Zeilen werden aus dem Mapper entfernt.
Nehmen Sie die Zuordnung vor und speichern Sie das Skript.
Um das Skript der Datenquelle zuzuordnen, ziehen Sie in die Richtung, in die sich die Daten bewegen werden. In diesem Skript laden Sie Daten von Excel zu SAP hoch. Deshalb ziehen Sie von Excel zum Mapper.
- Ziehen Sie Spalte B hoch und legen Sie sie in Zeile 7 ab.
- Setzten Sie diesen Vorgang in der Excel-Vorschau fort, indem Sie Spalte C nach oben ziehen und in Zeile 8, Spalte D in Zeile 9 und Spalte E in Zeile 10 ablegen. Führen Sie dies für alle Kopfzeilen und Belegpositionsfelder durch.
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Fügen Sie die Daten hinzu und führen Sie das Skript aus
- Klicken Sie auf die Registerkarte Ausführen.
Hinweis: Transaction weist die Protokollspalte automatisch der nächsten verfügbaren Spalte nach der zuletzt zugeordneten Spalte zu (in diesem Beispiel Spalte J).
- Geben Sie die Daten in die Spalten ein.
Sie können eine Start- und Endzeile und die Excel-Tabelle, die die Daten enthält, angeben, und die Protokollspalte ändern.
- Klicken Sie zum Hochladen auf die Schaltfläche Test, falls Sie Benutzer von Foundation sind, oder klicken Sie die Schaltfläche Ausführen an, falls Sie kein Benutzer von Foundation sind.
Studio fordert Sie auf, das Skript und die Datendateien zu speichern.
Am besten geben Sie der Excel-Tabelle den gleichen Namen wie dem Skript, es sei denn, die Excel-Tabelle wird für mehrere Skripte verwendet.
Nach dem Speichern des Skripts und der Datendateien wird das Skript ausgeführt.
Die gelbe Meldungsleiste zeigt eine Meldung an, sobald der Lauf beendet wurde.
- Überprüfen Sie die Protokollspalte. Der Lauf war erfolgreich und die von SAP ausgegebenen Meldungen wurden in die Protokollspalte eingegeben.
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