Eine Gruppe ist eine Sammlung von Benutzern mit ähnlichen Rollen in einer Organisation und eine Sammlung von Benutzern, die ähnliche Aufgaben auf der Studio Manager Website ausführen müssen.
Benutzerberechtigungen werden über Gruppen gesteuert. Um Benutzern Berechtigungen zuzuweisen, fügen Sie sie zu einer Gruppe (oder einer AD-Gruppe) hinzu, und weisen Sie der Gruppe (oder der AD-Gruppe) als Ganzes Berechtigungen zu.
Jeder Gruppe ist eine Reihe von Funktionen zugeordnet. Zu diesen Funktionen gehören das Erstellen, Prüfen und Ausführen von Dateien. Studio Manager enthält eine Sammlung von vordefinierten Gruppen, mit denen Sie beginnen können. Sie können diese vordefinierten Gruppen entsprechend der gewünschten Verwaltungsmethode für Bibliotheks- und Lösungsberechtigungen modifizieren. Als Administrator können Sie eine beliebige Anzahl von Gruppen erstellen, und Sie können Gruppenberechtigungen entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen definieren.
Mit Ausnahme der vordefinierten globalen Rollen zur Administration (siehe administrationsbezogene vordefinierte Globale Rollen) sind vordefinierte und angepasste Benutzergruppen anwendungsspezifisch.
Sie können die Bibliotheksberechtigungen über Gruppen steuern (siehe Bibliotheksberechtigungen verwalten). Standardmäßig übernehmen Lösungen die Berechtigungen der zugehörigen Bibliothek. Sie können die übernommenen Bibliotheksberechtigungen anpassen.
Gruppen verwalten
Sie können Folgendes auf der Registerkarte Gruppen verwalten durchführen:
- Gruppen anzeigen
- Eine neue Gruppe erstellen
- Gruppen bearbeiten/ändern
- Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen
- Benutzer aus einer Gruppe entfernen
- AD-Gruppen verwenden, um Berechtigungen und Rollen zu verwalten
Gruppen anzeigen
So zeigen Sie vorhandene Gruppen an:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie Gruppen anzeigen möchten, und klicken Sie auf das Symbol
in der Spalte Aktionen. - Klicken Sie auf Konfigurationen.
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Gruppen verwalten, um Folgendes anzuzeigen:
- Gruppenname
- Beschreibung
- Benutzer (enthält die Anzahl der Benutzer in der Gruppe)
Eine neue Gruppe erstellen
Sie können neue Gruppen für Ihre Anwendungen erstellen.
Die voreingestellten (vordefinierten) Gruppen existieren in allen Anwendungen. Gruppendetails (z. B. welche Benutzer zu einer Gruppe gehören) sind nicht in allen Anwendungen enthalten.
So erstellen Sie eine neue Gruppe:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie eine neue Gruppen erstellen möchten, und klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen.
- Klicken Sie auf Konfigurationen. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Gruppen verwalten.
- Klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie den Gruppennamen und die Beschreibung ein, und klicken Sie auf Speichern. Sie werden benachrichtigt, dass die Gruppe hinzugefügt wurde, und die neue Gruppe wird auf der Registerkarte „Gruppen verwalten“ für diese App aufgeführt.
Gruppen bearbeiten/ändern
Sie können den Gruppennamen und die Beschreibung bearbeiten/ändern. So bearbeiten Sie eine Gruppe:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie die Gruppe bearbeiten/ändern möchten, und klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen.
- Klicken Sie auf Konfigurationen und dann auf die Registerkarte Gruppen verwalten.
- Wählen Sie eine Gruppe aus, und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Ändern Sie den Gruppennamen oder die Beschreibung, und klicken Sie auf Speichern.
- Änderungen werden sofort aktualisiert und können auf der Registerkarte „Gruppen verwalten“ eingesehen werden. Wenn die Aktualisierungen nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite.
Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen
So fügen Sie Benutzer zu einer Gruppe hinzu:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen.
- Klicken Sie auf Konfigurationen und dann auf die Registerkarte Gruppen verwalten.
- Klicken Sie in der Spalte „Benutzer“ auf die Zahl, die der Gruppe entspricht.
- Das Fenster Benutzer zuweisen wird angezeigt.
-
Wenn Sie einen Benutzer hinzufügen möchten, wählen Sie aus dem Feld „Benutzer“ einen Namen aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Der Name wird im Fenster „Zugewiesene Benutzer“ angezeigt. Änderungen werden sofort aktualisiert und können auf der Registerkarte „Gruppen verwalten“ eingesehen werden. Wenn die Aktualisierungen nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite.
furtherinformation: Zusätzliche Informationen:- Benutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sie zu einer Gruppe hinzugefügt wurden.
- Gruppen und Gruppenberechtigungen sind spezifisch für jede Anwendung. Zum Beispiel werden Benutzer in einer Lösungsprüfer-Gruppe in App 1 nicht automatisch in einer Lösungsprüfer-Gruppe in App 2 präsent sein; sie müssen unabhängig voneinander zu diesen beiden Gruppen hinzugefügt werden.
- Wenn ein Benutzer zu einer Gruppe hinzugefügt wird, werden diesem Benutzer automatisch alle mit dieser Gruppe verbundenen Berechtigungen zugewiesen.
Benutzer aus einer Gruppe entfernen
So entfernen Sie Benutzer aus einer Gruppe:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie Benutzer aus einer Gruppe entfernen möchten, und klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen.
- Klicken Sie auf Konfigurationen und dann auf die Registerkarte Gruppen verwalten.
- Klicken Sie in der Spalte „Benutzer“ auf die Zahl, die der Gruppe entspricht.
- Das Fenster Benutzer zuweisen wird angezeigt.
-
Wenn Sie einen Benutzer entfernen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger im Fenster Zugewiesener Benutzer über den Namen des Benutzers, und klicken Sie auf das Symbol Löschen. Wenn Sie zum Bestätigen des Löschens aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja. (Um nach Benutzern in der Gruppe zu suchen, können Sie das Feld Benutzer suchen verwenden.) Änderungen werden sofort aktualisiert und können auf der Registerkarte „Gruppen verwalten“ eingesehen werden Wenn die Aktualisierungen nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite.
furtherinformation: Zusätzliche Informationen:- Benutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sie zu einer Gruppe hinzugefügt wurden.
- Gruppen und Benutzer innerhalb einer Gruppe sind für jede App spezifisch. Beispielsweise müssen Benutzer, die aus einer Lösungsprüfer-Gruppe in App 1 gelöscht wurden, separat aus einer Lösungsprüfer-Gruppe in App 2 gelöscht werden.
- Wenn Benutzer aus einer Gruppe entfernt werden, haben sie nicht mehr die mit dieser Gruppe verbundenen Berechtigungen.
Vordefinierte Benutzergruppen für Anwendungen
Als App Administrator können Sie die unten vordefinierten Benutzergruppen sehen.
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Berechtigungen und Rollen mit AD-Gruppen verwalten
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Die AD-Synchronisierungsfunktion wird nur mit Windows-Authentifizierung unterstützt. Sie wird mit der SAML- und OAuth-Authentifizierung nicht unterstützt.
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Bei AD-Gruppen mit 300 oder mehr Benutzern laufen Aufträge im Hintergrund (Hintergrundmodus). Bei AD-Gruppen mit weniger als 300 Benutzern werden Aufträge im Vordergrund ausgeführt.
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Wenn die Benutzeranzahl in einer AD-Gruppe 300 oder mehr beträgt, wird eine Warnmeldung angezeigt.
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Um sicherzustellen, dass die Anwendungsbenutzer mit AD synchronisiert sind, sollte der AD-Synchronisierungsauftrag täglich und außerhalb der Geschäftszeiten ausgeführt werden.
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Es wird davon abgeraten, AD-Synchronisierungsaufträge wöchentlich oder fürs Wochenende zu planen, da dies zu einer Beeinträchtigung der Sicherheit führt. Dadurch kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Benutzer aus AD gelöscht wird, der Zugriff auf die Evolve Anwendung jedoch erst nach 7 Tagen widerrufen wird.
AD-Gruppen: Synchronisierung von Anwendungsrollen
Ein Administrator kann alle Arbeitsaufträge von Anwendungsgruppen für Benutzer in einer AD-Gruppe verwalten. Benutzern werden diese Arbeitsaufträge automatisch zugewiesen, wenn ihre AD-Gruppen zu diesen Anwendungsgruppen hinzugefügt werden.
| AD-Gruppe: Synchronisierung von Anwendungsrollen – Details |
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| Die Anwendung ermöglicht es App Administratoren / globalen Administratoren, eine oder mehrere AD-Gruppen für eine „Anwendungsgruppe“ festzulegen. |
| Dieselbe AD-Gruppe kann auch in anderen Gruppen derselben App hinzugefügt werden. |
| Der Benutzer muss in der Evolve Anwendung vorhanden sein, erst dann wird er der Anwendungsgruppe zugewiesen. Hinweis: Das Verwalten der Anwendungsrolle aus der AD-Gruppe fügt nicht automatisch Benutzer hinzu, wenn ein Benutzer nicht auf der Evolve Website existiert. Daher wird ein Benutzer nur hinzugefügt, wenn eine seiner AD-Gruppen dem Lizenzierungsmodul zugeordnet ist. |
| Jede Anwendungsgruppe, die einem Benutzer durch einen App Administrator manuell hinzugefügt/zugewiesen wird, wird durch die Funktion zur Synchronisierung von AD-Gruppen nicht entfernt. |
| Der App Administrator kann einen Benutzer aus einer beliebigen Anwendungsgruppe (manuell hinzugefügt oder durch die Funktion zur Synchronisierung von AD-Gruppen) manuell entfernen. Diese Anwendungsgruppe wird diesem Benutzer durch die Funktion zur Synchronisierung von AD-Gruppen (Synchronisierungsauftrag oder manuelle Synchronisierung) wieder hinzugefügt, wenn die AD-Gruppe des Benutzers noch der Anwendungsgruppe zugewiesen ist. Es wird daher empfohlen, den Benutzer ebenfalls aus AD-Gruppen zu entfernen. |
| Hinzufügen einer AD-Gruppe zu einer Anwendungsgruppe: Fügt alle Benutzer der AD-Gruppe zur Gruppe dieser Anwendung hinzu (auch diese Benutzer müssen bereits in der Anwendung vorhanden sein, es werden keine neuen Benutzer in Anwendungen wie Lizenzsynchronisierung hinzugefügt). |
| Entfernen einer AD-Gruppe aus einer Anwendungsgruppe: Hierdurch werden alle Benutzer dieser AD-Gruppe aus der aktuellen Anwendungsgruppe entfernt. Hinweis: Da einer Anwendungsgruppe mehrere AD-Gruppen hinzugefügt werden können, kann es vorkommen, dass ein Benutzer in einer anderen AD-Gruppe der aktuellen Anwendungsgruppe existiert; in solchen Fällen bleiben diese Benutzer in der Anwendungsgruppe. |
| Ein Benutzer kann seine Lizenzen und Anwendungsgruppen über die Seiten „Eigene Lizenzen“ oder „Eigene Rollen“ aktualisieren bzw. synchronisieren. Bei einer Aktualisierung bzw. Synchronisierung über eine Seite wird immer sowohl die Lizenz als auch die Anwendungsgruppe synchronisiert. |
| Entfernen oder Hinzufügen von Benutzern aus bzw. zu AD-Gruppen: Diese Änderungen werden entweder nur durch einen Synchronisierungsauftrag oder eine manuelle Synchronisierung des Benutzers übernommen. |
Benutzer erhalten eine Benachrichtigung für jede Änderung oder Aktualisierung, die über die Synchronisierung von AD-Gruppen abgeschlossen wurde.
AD-Gruppen für die Synchronisierung von Anwendungsrollen hinzufügen
So fügen Sie AD-Gruppen für die Synchronisierung von Anwendungsrollen hinzu:
- Gehen Sie auf die Seite Konfiguration der Anwendung, für die Sie eine AD-Gruppe hinzufügen möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Gruppen verwalten die Anwendungsgruppe aus, für die Sie die AD-Gruppe hinzufügen möchten, indem Sie auf die Zahl in der Spalte „AD-Gruppe“ klicken.
- Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster den Namen und die Domäne der AD-Gruppe an. Sie können auch die Option AD-Gruppe suchen verwenden, um nach AD-Gruppen zu suchen.
- Sobald die Gruppe gefunden und hinzugefügt wurde, klicken Sie auf Hinzufügen. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht mit dem Hinweis, dass die Gruppe erfolgreich hinzugefügt wurde.
AD-Gruppen für die Synchronisierung von Anwendungsrollen entfernen
So entfernen Sie AD-Gruppen für die Synchronisierung von Anwendungsrollen:
- Gehen Sie auf die Seite Konfiguration der Anwendung, für die Sie eine AD-Gruppe entfernen möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Gruppen verwalten die Anwendungsgruppe aus, für die Sie die AD-Gruppe entfernen möchten, indem Sie auf die Zahl in der Spalte „AD-Gruppe“ klicken.
- Klicken Sie in dem sich öffnenden Bereich auf das Symbol Löschen neben der AD-Gruppe, die Sie entfernen möchten.
- Sobald die Gruppe gelöscht wurde, erhalten Sie die Benachrichtigung, dass die Gruppe erfolgreich entfernt wurde.
Globale Rollen
- Globaler Administrator
- Berichtsadministrator
- Besucher
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Benutzer hinzufügen/entfernen
Sie können Administratoren oder Besucher hinzufügen oder entfernen.
Hinzufügen von Benutzern zu globalen Rollen für Administratoren und Besucher:
- Klicken Sie auf das Menü Einstellungen und dann auf Administratoren.
- Klicken Sie auf Bearbeiten. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Benutzer“ in der Administrationsgruppe einen Namen aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Sie werden benachrichtigt, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Wenn die Aktualisierungen nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite.
Entfernen von Benutzern aus globalen Rollen für Administratoren und Besucher:
- Klicken Sie auf das Menü Einstellungen und dann auf Administratoren.
- Klicken Sie auf Bearbeiten. Klicken Sie auf das „X“ neben jedem Benutzer, den Sie aus der Administratorgruppe löschen müssen.
- Klicken Sie auf Speichern. Sie werden benachrichtigt, dass die Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Wenn die Aktualisierungen nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite.
Sie können Gruppen für das Verwalten von Bibliotheksberechtigungen hinzufügen oder entfernen. Lösungen übernehmen alle Berechtigungen der Bibliothek, zu der sie gehören.
| Bibliothekstyp | Berechtigungstyp | Berechtigung |
|---|---|---|
| Transaction |
Prozessberechtigungen
Bibliothek-Lösungsberechtigungen
|
Urheber; Datenprüfer
Lösungsentwickler; Lösungsprüfer |
| Query |
Prozessberechtigungen
Bibliothek-Lösungsberechtigungen
|
Urheber
Lösungsentwickler; Lösungsprüfer |
| Excel-Lösung |
Prozessberechtigungen
Bibliothek-Lösungsberechtigungen
|
Urheber
Lösungsentwickler; Lösungsprüfer |
| Formulare |
Prozessberechtigungen
Bibliothek-Lösungsberechtigungen
|
Urheber
Lösungsentwickler |
| Referenzdaten |
Prozessberechtigungen
Bibliothek-Lösungsberechtigungen
|
Urheber; Datenprüfer
Lösungsentwickler |
Berechtigungstypen: Definitionen
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1. Bibliothekslösungsberechtigungen verwalten den Lösungszugriff für a) Entwicklung und b) Prüfung. Definitionen finden Sie direkt unten.
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Lösungsentwickler. Wenn eine Gruppe zu dieser Berechtigung hinzugefügt wird, können die Benutzer in dieser Gruppe Lösungen innerhalb dieser Bibliothek erstellen oder aktualisieren. Beispiel: Wenn es sich um eine Bibliothek vom Typ „Transaction“ handelt, können Benutzer Transaction Lösungen in dieser Bibliothek erstellen oder aktualisieren. Beachten Sie, dass für dieses Beispiel der mit der Transaction Bibliothek der Benutzer über die erforderliche gültige Lizenz verfügen muss.
-
Lösungsprüfer: Wenn eine Gruppe zu dieser Berechtigung hinzugefügt wird, können die Benutzer dieser Gruppe Lösungsprüfer sein, allerdings nur für die Lösung innerhalb dieser Bibliothek. Wenn es sich um eine Bibliothek vom Typ „Transaction“ handelt, werden diese Benutzer in der Liste der Prüfer aufgeführt und der Übermittler der Lösung kann einen dieser Prüfer auswählen, um die Lösung zu prüfen.
-
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2. Prozessberechtigungen verwalten entweder eine bestimmte Lösung oder den Start des Dokumentenprozesses für Lösungen, die zu einer bestimmten Bibliothek gehören. Sie umfassen die Berechtigungen für Urheber und Datenprüfer. Definitionen finden Sie direkt unten.
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Urheber: Wenn eine Gruppe zu dieser Berechtigung hinzugefügt wird, können die Benutzer innerhalb dieser Gruppe neue Lösungsdokumente einreichen und/oder einen Dokumentenprozess oder einen Formularprozess für eine bestimmte Lösung starten. Standardmäßig übernehmen Lösungen die Berechtigungen ihrer Bibliothek. Außerdem können Administratoren diese Berechtigung für eine bestimmte Lösung steuern.
-
Datenprüfer: Wenn ein Benutzer zu dieser Berechtigung hinzugefügt wird, können die Benutzer dieser Gruppe am Dokumentenprüfungsprozess teilnehmen (gilt nur für Standard-Workflows). Wenn es sich um eine Lösung vom Typ „Transaction“ handelt, nimmt der Assistent für die Übermittlung von Dokumenten diese Benutzer in die Prüferliste auf. Der Übermittler des Dokuments kann dann einen der Prüfer auswählen, um das Dokument zu prüfen.
-
Bibliotheksberechtigungen hinzufügen
Um Bibliotheksberechtigungen zu verwalten, müssen Sie eine der folgenden globalen Rollen haben oder Teil der folgenden Berechtigungsgruppen sein:
- Globaler Administrator
- App-Administrator
So fügen Sie Bibliotheksberechtigungen hinzu:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie Bibliotheksberechtigungen hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen.
- Klicken Sie auf Konfigurationen und dann auf die Registerkarte Bibliotheken verwalten.
- Wählen Sie die Bibliothek aus und klicken Sie auf Bibliotheksberechtigungen verwalten.
- Klicken Sie auf Lösungsberechtigungen und wählen Sie dann Gruppen für Berechtigungen für Lösungsentwickler und Lösungsprüfer.
- Klicken Sie auf Speichern. Sie werden benachrichtigt, dass die Berechtigungen erfolgreich hinzugefügt wurden.
- Klicken Sie auf Prozessberechtigungen und wählen Sie dann Gruppen für Berechtigungen für Urheber und Lösungsprüfer.
- Klicken Sie auf Speichern. Sie werden benachrichtigt, dass die Berechtigungen erfolgreich hinzugefügt wurden.
Bibliotheksberechtigungen entfernen
- Globaler Administrator
- App-Administrator
So entfernen Sie Bibliotheksberechtigungen:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie Bibliotheksberechtigungen entfernen möchten, und klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen.
- Klicken Sie auf Konfigurationen und dann auf die Registerkarte Bibliotheken verwalten.
- Wählen Sie die Bibliothek aus und klicken Sie auf Bibliotheksberechtigungen verwalten.
- Klicken Sie auf die Kategorie der Bibliotheksberechtigungen (Bibliothekslösungen oder Prozesse), die Sie bearbeiten möchten.
- Halten Sie den Mauszeiger über den Namen der Gruppe und klicken Sie auf „X“, um diese Gruppe zu löschen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Lösungen übernehmen alle Berechtigungen der Bibliothek, zu der sie gehören. Sie können sich dafür entscheiden, die übernommenen Berechtigungen für bestimmte Lösungen zu bearbeiten.
- Globaler Administrator
- App-Administrator
Lösungsberechtigungen bearbeiten/ändern
So bearbeiten/ändern Sie Lösungsberechtigungen:
- Klicken Sie auf das Menü Anwendungen. Gehen Sie zu der Anwendung, für die Sie Lösungsberechtigungen bearbeiten/ändern möchten, und klicken Sie auf das Symbol in der Spalte Aktionen.
- Klicken Sie auf Konfigurationen und dann auf Lösungen verwalten.
- Wählen Sie die Bibliothek und dann die Lösung, für die Sie die Berechtigungen bearbeiten/ändern möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen verwalten. Die Seite Lösungsberechtigungen verwalten wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Bibliotheksberechtigungskategorie (Bibliothek-Lösungen oder Prozesse), die Sie bearbeiten/ändern möchten, und klicken Sie auf Übernehmen von Berechtigungen beenden.
- Wenn Sie zum Bestätigen aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.
- Sie können sich dafür entscheiden, Berechtigungsgruppen zu löschen, indem Sie auf das „X“ neben der Gruppe klicken. Sie können sich auch dafür entscheiden, eine weitere Gruppe hinzuzufügen, indem Sie sie aus der Dropdown-Liste auswählen.
- Klicken Sie auf Speichern. Sie werden benachrichtigt, dass die eindeutigen Berechtigungen für diese Lösung erfolgreich gespeichert wurden.