El Explorador de documentos permite ver documentos relacionados con diferentes soluciones creadas por diferentes usuarios en una sola vista de tabla. También puede ver el Historial de procesos y el Historial de versiones de cada documento.
Póngase en contacto con Soporte de Precisely para obtener esta utilidad y ver los pasos detallados sobre cómo ejecutarla.
Crear una biblioteca
Como Administrador global o Administrador de aplicaciones, puede crear una biblioteca de tipos de Explorador de documentos en Administrar bibliotecas.
Para crear una biblioteca:
- En la página Aplicaciones, seleccione la aplicación en la que desee crear una biblioteca.
- En el menú Acciones, seleccione Configuración y vaya a la página Administrar bibliotecas.
- Haga clic en el botón Añadir. Se abrirá un panel lateral.
- Seleccione Tipo como Explorador de documentos.
- Introduzca el nombre y la descripción de la biblioteca y haga clic en Guardar.
Crear una solución
Los grupos de usuarios con permiso de visualización pueden ver la solución de visualización de documentos. Los grupos de usuarios con permiso de desarrollo de soluciones pueden crear las soluciones de visualización de documentos.
Para crear una solución:
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Haga clic en el botón Añadir solución.
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En la sección Seleccionar soluciones, seleccione el tipo de solución en el menú desplegable. Puede pasar el cursor sobre el icono de información
con el nombre de la biblioteca para ver la descripción de la biblioteca.
Note: No puede incluir soluciones de diferentes tipos en la misma vista.
- Permitir copia de documento: seleccione este valor para habilitar la opción de copia de documento en la página Explorador de documentos en el historial de versiones.
- Permitir reenvío de documento: seleccione este valor para habilitar el reenvío de documento en caso de error en la página Explorador de documentos en el historial de versiones.
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En la sección Seleccionar soluciones, seleccione el tipo de solución en el menú desplegable. Puede pasar el cursor sobre el icono de información
Explorar documentos
Los documentos de diferentes soluciones creados por diferentes usuarios pueden explorarse en una misma página. Puede optar por mostrar u ocultar el panel izquierdo que muestra la lista de todas las soluciones.
Los aspectos más destacados de la característica son:
- Buscar la solución necesaria utilizando la Buscar solución.
- Ver los detalles de todos los documentos de la Biblioteca de visualización de documentos seleccionada.
- Ver los campos de solución comunes que selecciona al crear una solución.
- Buscar el documento con detalles específicos usando la barra de búsqueda en cada columna.
Descargar documentos auxiliares
Como administrador global o de aplicaciones, puede descargarse los archivos auxiliares de todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede descargarse los archivos auxiliares de los documentos que haya enviado.
- Haga clic en Explorador de documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda para ver los documentos de esa solución.
- Haga clic en los nombres de los archivos bajo la columna Documentos auxiliares. Aparece un panel con los archivos auxiliares que enumera cada archivo asociado a un proceso.
- Pase el ratón sobre el icono
correspondiente al archivo y haga clic en el icono Descargar. Aparece un mensaje que le notifica que el archivo se ha descargado correctamente.
Descargar a Excel
Puede descargar los metadatos de los documentos en Excel:
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Haga clic en Explorador de documentos.
- Seleccione una solución en el panel de la izquierda. Se enumeran los documentos de la solución seleccionada.
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Haga clic en Descargar a Excel para descargar los metadatos de los documentos.
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Puede descargar los metadatos de documentos filtrados. Filtre los documentos usando el menú de columnas y luego haga clic en Descargar a Excel.
Ver historial de procesos
Si es el administrador global o de aplicaciones, puede ver el historial de procesos de todos los documentos. Y si es el originador o el remitente del documento, puede ver el historial de procesos de los documentos que haya enviado.
Para ver el historial de procesos:
- Haga clic en Explorador de documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda. Aparecerá una lista de todos los documentos de esa solución.
- Seleccione el documento y haga clic en Historial de procesos.
- Haga clic en el icono
para ver los detalles de cada asignación/tarea en el proceso de workflow.
El historial de procesos contiene la siguiente información:
- Nombre y estado del proceso de workflow
- Cuándo se ha creado el proceso de workflow y el tiempo transcurrido
- Comentarios
- Detalles de cada asignación:
- Nombre de tarea
- Fecha de asignación
- Fecha de finalización
- Comentarios
- Estado
Ver el historial de la versión
Si usted es el administrador global o de aplicaciones, puede ver el historial de versiones de todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede ver el historial de versiones de los documentos que haya enviado.
Para ver el Historial de versiones:
- Haga clic en Explorador de documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda. Aparece una lista de los documentos de la solución.
- Seleccione el documento y haga clic en Historial de versiones. Se abrirá la ventana del historial de versiones que incluye la siguiente información:
- Número de la versión
- Título
- Modificado por y Fecha de modificación
- Creado por y Fecha de creación
- Documentos auxiliares
- Haga clic en el icono para ver los detalles de cada versión numerada. Los detalles de cada versión pueden incluir la siguiente información:
- Descripción
- Nombre de la solución
- Versión de la solución
- Comentarios