Puede crear correos electrónicos estandarizados para enviarlos de forma automatizada. Por ejemplo, estos correos electrónicos pueden asignar una tarea o confirmar que un usuario se ha añadido correctamente. Las plantillas de correo electrónico predefinidas están disponibles para que las personalice según sus necesidades.
Se pueden administrar las plantillas de correo electrónico creadas en el nivel de cada aplicación y su uso está restringido a esa aplicación. Se deberán volver a crear para usarlas con distintas aplicaciones.
Solo el administrador global puede ver y administrar las plantillas de correo electrónico de nivel global.
Puede elegir entre los siguientes idiomas para crear las plantillas de correo electrónico:
- Inglés
- Alemán
- Español
- Francés
Puede realizar las siguientes acciones en relación con las plantillas de correo electrónico:
- Ver todas las plantillas de correo electrónico existentes
- Añadir una plantilla de correo electrónico
- Editar una plantilla de correo electrónico
- Eliminar una plantilla de correo electrónico
Ver las plantillas de correo electrónico existentes
Cómo ver todas las plantillas de correo electrónico existentes:
- Haga clic en el menú Aplicaciones, seleccione una aplicación y haga clic en el icono que hay bajo Acciones
- Haga clic en la opción Configuraciones y, a continuación, en la pestaña Plantillas de correo electrónico que hay en la parte superior.
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Seleccione un idioma de la lista desplegable que aparece en la parte superior derecha de la tabla. Aparecerán todas las plantillas de correo electrónico disponibles en ese idioma. Puede ver lo siguiente:
- Nombre: Clasificación del correo electrónico
- Asunto: Asunto del correo electrónico
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Tipo: Definidas por el usuario o el sistema
- Definidas por el usuario. Puede crear plantillas nuevas o editar y eliminar las que hay.
- Definidas por el sistema. Se crean de forma predeterminada. Puede editarlas pero no puede crear nuevas ni eliminar las existentes.
Nota:De forma predeterminada, los correos electrónicos se enumeran en el idioma definido en la configuración regional del usuario.
Añadir una plantilla de correo electrónico
Para asegurarse de que recibe datos en el formato correcto, añada etiquetas como {{mailRef}} o {{History}}.
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Los administradores globales pueden determinar el orden de la información que se incluye en el cuerpo de una plantilla de correo electrónico. También pueden controlar el orden de los elementos generales de cada plantilla (elementos como el historial de procesos o enlaces a una tarea de aprobación).
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Los nombres de las plantillas de correo electrónico no se pueden localizar. Por lo tanto, nombre las plantillas de manera que las personas que usan otros idiomas puedan entenderlas.
Cómo añadir una plantilla de correo electrónico:
- Haga clic en el menú Aplicaciones, seleccione una aplicación y haga clic en el icono que hay bajo Acciones
- Haga clic en la opción Configuraciones y, a continuación, en la pestaña Plantillas de correo electrónico que hay en la parte superior.
- En la página Plantillas de correo electrónico, haga clic en Añadir. Aparece la página Añadir plantilla de correo electrónico.
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Introduzca información en los siguientes campos:
- Nombre: Clasificación del correo electrónico. Ejemplo: Rol de usuario cambiado
- Idioma: Es el idioma en el que desea crear la plantilla
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Tipo de cinta: Es uno de los tres tipos de cinta que aparece a continuación y que se mostrará en el cuerpo del mensaje
- Notificación: Cinta azul sin botones
- Tarea: Cinta azul con el botón «Tarea pendiente»
- Error: Cinta roja sin botones
- Texto de la cinta: Es el texto que se mostrará en la cinta del correo electrónico
- Asunto: Es el asunto del correo electrónico que se va a enviar
- Notificación: Es el texto que se mostrará en el panel de notificaciones de la página de inicio
- Cuerpo: En el campo Cuerpo puede introducir el texto del correo electrónico. Dispone de las opciones estándar de edición de HTML para personalizar el aspecto y el estilo de su mensaje. Por ejemplo, puede elegir el tipo y el tamaño de la fuente.
Nota:Puede seleccionar los idiomas desde la lista desplegable del campo Idioma para crear versiones específicas del idioma. Después de crear la plantilla de correo electrónico podrá ver el texto personalizado y traducido en cada idioma.
- Haga clic en Enviar. Un mensaje le indicará que la plantilla de correo electrónico se ha guardado correctamente. También podrá verla en la página Plantillas de correo electrónico.
Editar una plantilla de correo electrónico
Cómo editar una plantilla de correo electrónico:
- Haga clic en el menú Aplicaciones, seleccione una aplicación y haga clic en el icono que hay bajo Acciones
- Haga clic en la opción Configuraciones y, a continuación, en la pestaña Plantillas de correo electrónico que hay en la parte superior.
- En la página Plantillas de correo electrónico, seleccione una plantilla de correo electrónico y haga clic en Editar. Aparece la página Actualizar plantilla de correo electrónico.
- Seleccione el idioma de la lista desplegable Idioma.
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Modifique los detalles necesarios de los siguientes campos:
- Tipo de cinta
- Texto de cinta
- Asunto
- Notificación
- Cuerpo (puede cambiar el orden de la información del cuerpo de una plantilla de correo electrónico)
- Haga clic en Enviar. Un mensaje le notificará que la plantilla de correo electrónico se ha actualizado correctamente.
Eliminar una plantilla de correo electrónico
Cómo eliminar una plantilla de correo electrónico:
- Haga clic en el menú Aplicaciones, seleccione una aplicación y haga clic en el icono que hay bajo Acciones
- Haga clic en la opción Configuraciones y, a continuación, en la pestaña Plantillas de correo electrónico que hay en la parte superior.
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En la página Plantillas de correo electrónico, seleccione una plantilla de correo electrónico y haga clic en Eliminar. Se le indicará que confirme la eliminación.
Nota:Solo se pueden eliminar las plantillas de correo electrónico definidas por el usuario. Los usuarios o administradores no pueden eliminar plantillas de correo electrónico definidas por el sistema.
- Haga clic en Sí. Un mensaje le notificará que la plantilla de correo electrónico se ha eliminado correctamente.