Chaque application d’utilisateur s’accompagne d’un ensemble de bibliothèques. Il existe une bibliothèque pour chaque type de solution comme suit :
| Nom de la bibliothèque | Type de bibliothèque | Solution connexe |
|---|---|---|
|
Classeurs Excel |
Solution Excel
|
Pour les solutions de workflow Excel personnalisées |
|
Formulaires |
Solution de formulaire |
Pour les solutions de workflow de formulaire |
|
Requêtes |
Requête |
pour les solutions Query |
|
Listes de données de référence |
Données de référence |
Pour les solutions Reference Data |
|
Transactions |
Transaction |
pour les solutions Transaction |
En tant qu'administrateur global ou d’application, vous pouvez créer toutes les bibliothèques que vous désirez. Sur la page Gérer les bibliothèques, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
- Afficher les bibliothèques
- Ajouter les bibliothèques
- Modifier les bibliothèques
- Personnaliser les colonnes dans les bibliothèques
- Supprimer les bibliothèques
- Gérer les autorisations de bibliothèque
Afficher les bibliothèques
- Ouvrez le site Evolve.
- Rendez-vous sur la page Apps et sélectionnez l’application pour laquelle vous désirez afficher les bibliothèques.
- À partir du menu Actions, sélectionnez Configuration et rendez-vous sur la page Gérer les bibliothèques.
- Pour chaque bibliothèque, les informations suivantes sont indiquées :
- Nom
- Type
- Description
- Créé par
- Date de création
- Modifié par
- Date de modification
Utilisez l’option 
dans la partie supérieure droit du tableau des bibliothèques pour filtrer et trier les bibliothèques.
Ajouter une nouvelle bibliothèque
- Ouvrez le site Evolve.
- Rendez- sur la page Apps et sélectionnez l’application pour laquelle vous désirez créer une bibliothèque.
- À partir du menu Actions, sélectionnez Configuration et rendez-vous sur la page Gérer les bibliothèques.
- Cliquez sur le bouton Ajouter. Un panneau latéral s’ouvrira.
- Sélectionnez le Type. Lorsque ExcelSolution est sélectionné comme type de bibliothèque, les options sont activées pour sélectionner l'un des types de workflow.
- Niveau de solution
- Niveau de la bibliothèque
- Saisissez le nom et la description de la bibliothèque, et cliquez sur Enregistrer.
Modifier une bibliothèque
- Ouvrez le site Evolve.
- Rendez-vous sur la page Apps et sélectionnez l’application dans laquelle vous trouverez la bibliothèque.
- À partir du menu Actions, sélectionnez Configuration et rendez-vous sur la page Gérer les bibliothèques.
- Cliquez sur le bouton Modifier. Un panneau latéral s’ouvrira.
- Modifiez le nom et la description de la bibliothèque, et cliquez sur Enregistrer.
Le type de la bibliothèque ne peut pas être modifié.
Personnaliser une colonne dans une bibliothèque
Cette fonction permet aux utilisateurs Administrateur global et Administrateur d'application de configurer les champs des solutions promues pour les bibliothèques auxquelles un workflow a été ajouté au niveau de la bibliothèque. Avec cette fonction, les administrateurs peuvent rendre les champs de la solution visibles ou les masquer à partir de la page Documents et tâches sans avoir à modifier ou à redéployer le workflow. Elle leur permet également de démarrer ou d'arrêter la synchronisation des champs de solution à partir d'un fichier de données Excel.
Pour personnaliser une colonne dans une bibliothèque,
- Ouvrez l'application, Evolve Administration.
- Rendez-vous sur la page Apps et sélectionnez l’application dans laquelle vous trouverez la bibliothèque.
- À partir du menu Actions, sélectionnez Configuration et rendez-vous sur la page Gérer les bibliothèques.
- Cochez la case de la bibliothèque ExcelSolution dont le type de workflow est Niveau bibliothèque. L'option Personnaliser les colonnes est activée.
- Cliquez sur l'option Personnaliser les colonnes. Les options suivantes sont disponibles pour les champs de solution.
- Afficher sur la page Documents : sélectionnez cette option pour afficher les champs de solution sur la page Documents.
- Afficher sur la page Tâches : sélectionnez cette option pour afficher les champs de solution sur la page Tâches.
- Synchroniser depuis Excel/un formulaire sélectionnez cette option pour synchroniser les workflows depuis Excel ou un formulaire vers les champs de la solution.
Pour plus d'informations, voir Champs de solution.
Supprimer une bibliothèque
- Ouvrez le site Evolve.
- Rendez-vous sur la page Apps et sélectionnez l’application dans laquelle vous trouverez la bibliothèque.
- À partir du menu Actions, sélectionnez Configuration et rendez-vous sur la page Gérer les bibliothèques.
- Sélectionnez la bibliothèque à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer.
- Quand une fenêtre contextuelle s'ouvre, confirmez la suppression de la bibliothèque.
Si vous supprimez une bibliothèque, elle est placée dans la corbeille. Les administrateurs globaux peuvent restaurer n’importe quand les bibliothèques. Le processus de restauration permet de restaurer l’intégralité du contenu.
Gérer les autorisations de bibliothèque
Vous pouvez ajouter ou retirer les groupes pour gérer les autorisations de bibliothèque. Les solutions héritent toutes les autorisations associées à la bibliothèque à laquelle elles appartiennent.
| Type de bibliothèque |
Type d’autorisation |
Autorisation |
|---|---|---|
| Transaction |
Autorisations de processus
Autorisations de solution de bibliothèque
|
Auteur, Vérificateur de données
Développeur de solution, Vérificateur de solution |
| Requête |
Autorisations de processus
Autorisations de solution de bibliothèque
|
Créateur
Développeur de solution, Vérificateur de solution |
| Solution Excel |
Autorisations de processus
Autorisations de solution de bibliothèque
|
Créateur
Développeur de solution, Vérificateur de solution |
| Formulaires |
Autorisations de processus
Autorisations de solution de bibliothèque
|
Créateur
Développeur de solution |
| Données de référence |
Autorisations de processus
Autorisations de solution de bibliothèque
|
Auteur, Vérificateur de données
Développeur de solution |
Types d'autorisation : définitions
- Les autorisations de solution de bibliothèque permettent de gérer l’accès à la solution pour a) le développement et b) la vérification. Voir ci-dessous les définitions.
Développeur de solution Lorsqu'un groupe est ajouté à cette autorisation, les utilisateurs du groupe peuvent créer ou mettre à jour des solutions dans cette bibliothèque. Exemple : s'il s'agit d'une bibliothèque de type Transaction, les utilisateurs peuvent créer ou mettre à jour des solutions Transaction dans cette bibliothèque. Remarquez que pour cet exemple de bibliothèque Transactions, l’utilisateur doit avoir la licence valide requise.
Vérificateur de solution : lorsqu'un groupe est ajouté à cette autorisation, les utilisateurs du groupe peuvent être le vérificateur de la solution, uniquement pour la solution de cette bibliothèque. S’il s’agit d’une bibliothèque de type Transaction, ces utilisateurs sont répertoriés dans la liste des vérificateurs, et l’utilisateur qui envoie la solution peut sélectionner un de ces vérificateurs pour la vérifier.
- Les autorisations de processus permettent de gérer une solution donnée ou le démarrage du processus de document pour les solutions appartenant à une bibliothèque. Elles comprennent les autorisations Créateur et Vérificateur de données. Consultez les définitions ci-dessous.
Créateur : lorsqu'un groupe est ajouté à cette autorisation, les utilisateurs du peuvent soumettre de nouveaux documents de solution et/ou lancer un processus de document ou de formulaire pour une solution donnée. Par défaut, les solutions héritent de cette autorisation de leur bibliothèque. En outre, les administrateurs peuvent contrôler cette autorisation pour une solution spécifique.
Vérificateur de données : lorsqu'un groupe est ajouté à cette autorisation, les utilisateurs du groupe peuvent participer au processus de vérification du document (applicable au workflow standard uniquement). S'il s'agit d'une solution de type Transaction, l’assistant de soumission de document inclut ces utilisateurs dans la liste des vérificateurs. L’utilisateur envoyant les documents peut alors choisir un des réviseurs pour réviser le document.
Ajouter les autorisations de bibliothèque
Pour gérer les autorisations de bibliothèque, vous devez disposer d’un des rôles globaux suivants ou faire partie des groupes d’autorisation :
- Administrateur global
- Administrateur d’application
Pour ajouter les autorisations de bibliothèque :
- Cliquez sur le menu Apps. Rendez-vous sur l’application pour laquelle vous désirez ajouter les autorisations de bibliothèque et cliquez sur l’icône
dans la colonne Actions. - Cliquez sur Configurations et sur l’onglet Gérer les bibliothèques.
- Sélectionnez la bibliothèque et cliquez sur Gérer les autorisations de bibliothèque.
- Cliquez sur Autorisations de solution et sélectionnez les groupes pour les autorisations du développeur de solution et du vérificateur de solution.
- Cliquez sur Enregistrer. Vous serez notifié que les autorisations ont été correctement ajoutées.
- Cliquez sur Autorisation de processus puis sélectionnez les groupes des autorisations Créateur et Réviseur de données.
- Cliquez sur Enregistrer. Vous serez notifié que les autorisations ont été correctement ajoutées.
Supprimer les autorisations de bibliothèque
- Administrateur global
- Administrateur d’application
Pour supprimer les autorisations de bibliothèque :
- Cliquez sur le menu Apps. Rendez-vous sur l’application pour laquelle vous désirez supprimer le groupe et cliquez sur l’icône dans la colonne Actions.
- Cliquez sur Configurations et sur l’onglet Gérer les bibliothèques.
- Sélectionnez la bibliothèque et cliquez sur Gérer les autorisations de bibliothèque.
- Cliquez sur la catégorie d’autorisations de bibliothèque (Solutions de bibliothèque ou Processus) que vous désirez modifier.
- Passez votre souris sur le nom du groupe et cliquez sur la croix « X » pour supprimer ce groupe.
- Cliquez sur Enregistrer.