Proceso de workflow de Excel - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - Latest

Guía del usuario de Automate Evolve

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Studio Manager
Automate > Automate Evolve
Version
Latest
Language
Español (España)
Product name
Automate Evolve
Title
Guía del usuario de Automate Evolve
Copyright
2024
First publish date
2018
ft:lastEdition
2024-05-23
ft:lastPublication
2024-05-23T16:32:48.544670

Con Evolve, puede enrutarse un archivo de datos de Excel mediante un proceso de workflow personalizado. Los permisos para modificar el archivo de datos de Excel y ejecutar los scripts de Studio pueden cambiarse en todo el proceso de workflow en función de sus necesidades específicas.

Los usuarios del negocio que ejecuten el proceso de workflow lo harán desde la cinta de Evolve (complemento de Winshuttle) en Excel.

Nota:

Una vez que se haya enviado un proceso de workflow de Excel, los usuarios del negocio también pueden interactuar con el proceso de workflow de Excel para completar, aprobar o rechazar tareas y correos electrónicos desde Evolve.

Componentes del proceso de workflow de Excel

Excel

  • Plantilla de datos:

    Plantilla de Excel creada durante el desarrollo que define el formato del archivo de datos.

    Se guarda en las soluciones, libros de Excel en Evolve.

  • Archivo de datos: Archivo de Excel completo con los datos que se van a publicar en SAP.

Scripts de Winshuttle Studio

Scripts de Transaction (carga) o Query (descarga) desarrollados para usarse con el archivo de datos de Excel antes o después de iniciar el proceso de workflow.

Componentes de Evolve

  • Solución, libro de Excel, solución de procesos de workflow personalizados de Excel.

    Definición del proceso de workflow que incluye los campos sincronizados con Excel.

    Plantilla de Excel (los scripts de Studio se guardan con la plantilla de Excel).

  • La lista Documentos en Evolve contiene la lista de todas las soluciones. Cada solución contiene lo siguiente:

    Lista de todas las solicitudes enviadas

    Archivo de datos completo de Excel

    Documentos auxiliares

Requisitos previos

En estas instrucciones se supone que ya sabe cómo crear scripts de Winshuttle Studio y asignarlos a Excel. Si desea obtener más información sobre esos procesos, consulte los enlaces que se indican a continuación.

Pasos generales

  1. Crear una plantilla de datos de Excel que contenga los datos con nombre (si es el caso) para promoverlos al proceso de workflow.

  2. Crear scripts de Studio (Transaction o Query) que usará el proceso de workflow y asignarlos a la plantilla de datos de Excel (consulte Requisitos previos para obtener más información).

  3. Enviar los scripts de Studio y la plantilla de datos de Excel a Evolve.

  4. Aprobar los scripts: Evolve genera la tarea de forma automática.

  5. Añadir campos de solución: Evolve crea una lista de campos de solución predeterminados. Se pueden añadir campos adicionales para que los utilice el proceso de workflow, ya sea desde Excel o para la generación de informes.

  6. Crear el proceso de workflow para la plantilla de Excel.

  7. Implementar la solución.

Crear un proceso de workflow de Excel

Crear una plantilla de datos de Excel con intervalos con nombre para promoverlos a los campos de solución del proceso de workflow

Si hay datos en una celda de la plantilla de datos de Excel que deben promoverse al proceso de workflow, defina un nombre para una celda (consulte la ayuda para Excel de Microsoft si desea obtener instrucciones sobre cómo asignar nombre a una celda).

Ejemplos de datos de Excel para promover a procesos de workflow: Total, Aprobador, Sociedad, Centro, o bien otros datos que debe usar el proceso de workflow para conseguir lo siguiente:

  • Identificar la información del participante del proceso de workflow

  • Determinar el enrutamiento condicional

  • Mostrar en la lista Documentos

  • Mostrar en la lista Tareas

  • Uso con fines de generación de informes

Nota:

Sugerencias: Con un proceso de workflow de Excel en Evolve, los rangos con nombre se promoverán al proceso de workflow desde Excel cuando exista un campo de solución que coincida. Ya no es necesario utilizar las propiedades avanzadas personalizadas de Excel para promover rangos con nombre a un proceso de workflow de Excel.

Anote el nombre exacto, incluidas las mayúsculas y minúsculas, y el tipo de datos de las celdas con nombre que se van a promover al proceso de workflow. Los nombres y tipos de datos se configurarán más adelante en la lista Campos de solución del proceso de workflow y deben coincidir exactamente con lo que hay en Excel para que funcione.

Enviar los scripts de Studio y la plantilla de datos de Excel a Evolve

Consulte Requisitos previos para obtener más información sobre la creación de scripts.

Cómo enviar los scripts de Studio a Evolve para que se utilicen con un proceso de workflow de Excel:

  1. Abra el script en Studio.

  2. Si efectúa el envío a una aplicación que no es su aplicación predeterminada de Evolve, cambie a la aplicación en la que desea implementar (consulte Iniciar sesión en un sitio diferente).

  3. Envíe los scripts de Studio relacionados con el proceso de workflow de Excel.

    1. Scripts de Transaction: Enviar los archivos de soluciones de Transaction para revisión Importante: Seleccione Proceso de workflow personalizado

    2. Scripts de Studio: Enviar los archivos de soluciones de Query para revisión

    3. Enviar varios archivos o archivos de scripts vinculados

Aprobar scripts: Aprobar, rechazar o reasignar soluciones y archivos de datos

Crear el proceso de workflow de Excel en Evolve

  1. Abra la aplicación de Evolve en la que se han implementado los scripts de Studio y la plantilla de datos de Excel.

    1. Vaya a Soluciones → Libros de Excel.

    2. Marque la casilla que hay junto a la solución implementada.

  2. Haga clic en Añadir proceso de workflow.

    1. Objetos de solución predeterminados creados.

      1. Proceso de workflow básico con nodos iniciales y finales (acceso desde la pestaña Proceso de workflow).

      2. Campos de solución predeterminados utilizados por el proceso de workflow (acceso desde la pestaña Solución).

  3. Añada campos de solución. Añada los campos de Excel que se van a promover al proceso de workflow desde Excel y cualquier campo de solución adicional. Consulte Campos de solución para obtener más información.

    1. Campos de Excel que se van a promover al proceso de workflow desde Excel. Consulte Promover campos de Excel a campos de solución en Campos de solución y Sugerencia importante para obtener más información.

    2. Campos de solución adicionales: Se pueden crear campos adicionales relacionados con el proceso de workflow si es necesario. Ejemplos: Actualizaciones manuales del estado del proceso de workflow o campos de solución utilizados con fines de generación de informes.

  4. Cree el proceso de workflow mediante la pestaña Proceso de workflow.

    1. Configure las fases para el proceso de workflow (consulte Resoluciones de participantes para obtener más información).

    2. Cree el proceso de workflow mediante nodos del proceso de workflow y transiciones.

      Consulte Nodos del proceso de workflow, Sugerencias sobre nodos del proceso de workflow de Excel y Transiciones para obtener más información.

Implementar la solución: Implementar la solución

Proceso de workflow de Excel: Sugerencias y enlaces

Sugerencias y enlaces generales sobre nodos

Actividad

  • Si la actividad asignada requiere modificaciones en el archivo de datos de Excel, establezca la propiedad Permitir la compatibilidad de IU de sustitución en True. De lo contrario, el archivo de datos de Excel será de solo lectura.

  • Si la actividad asignada requiere que el usuario ejecute manualmente un script para el archivo de datos de Excel y el archivo contiene varios scripts, indique el nombre del script en la propiedad Nombre de script o indique Todos para permitir que se ejecute manualmente cualquier script.

  • Establecer la propiedad Exigir revisión = True. Ello obliga al usuario a abrir el archivo de datos de Excel al menos una vez antes de completar la tarea y evitará que el usuario complete la tarea desde el explorador. Además, en el caso de una asignación de equipo, cuando un usuario abra el archivo de Excel, este se desprotegerá para ese usuario e impedirá que otros abran el archivo.

Decisión: Utilice un nodo de decisión cuando haya varias condiciones distintas para determinar el paso siguiente en el proceso de workflow.

Consejo:

Use el campo de solución del sistema Error_rows para determinar si se ha devuelto algún error resultante de la ejecución de un script.

Bucle: Cada vez que inicie un bucle (subproceso), debe establecer cuándo salir del bucle mediante una condición.

Notificación: Envíe una notificación a los participantes del proceso de workflow en la fase donde se encuentra el nodo de notificación. Para introducir campos dinámicos en el mensaje de correo electrónico, utilice el botón [] de la propiedad Mensaje.

Establecedor de valores: Si asigna un valor de texto a un campo, utilice comillas dobles alrededor del texto.

Sugerencias y enlaces sobre nodos de complemento

Complemento Copy Document: Permite crear la copia de un documento, un documento auxiliar o ambas cosas. Los documentos se copian a un sistema de archivos o a una carpeta dentro de una biblioteca de archivos. Este complemento solo funciona con el proceso de workflow de Excel personalizado.

Complemento Deferred Copy Document: Permite crear la copia de un documento, un documento auxiliar o ambas cosas. Estos documentos se pueden copiar a un sistema de archivos o a una carpeta en una biblioteca de archivos. Este complemento solo funciona con el proceso de workflow de Excel personalizado.

Este complemento se ejecuta en segundo plano. Es la única diferencia que tiene con el complemento Copy Document.

Complemento Send Email: Permite enviar correos electrónicos fuera del entorno de Evolve/Studio Manager.

Complemento Wait: Permite crear un periodo de espera. Se usa principalmente para evitar los límites de tiempo de espera en un proceso de workflow. Continuar sin esperar = False significa que el proceso de workflow esperará hasta que el paso actual (que se ejecuta en segundo plano) se complete antes de continuar.

Complemento Winshuttle AutoRun: permite ejecutar automáticamente un archivo de datos enrutado para un determinado sistema SAP con Evolve Worker. Este complemento solo funciona con el proceso de workflow de Excel personalizado.

  • Runnernode: Si el parámetro Runnernode está en blanco, el proceso de workflow usará las credenciales de la fase en la que se encuentra el complemento. Si desea ejecutar el complemento con otras credenciales, especifique el nombre de las credenciales del nodo de proceso de workflow que va a utilizar.

    Nota:

    El usuario cuyas credenciales se usan para ejecutar el script debe tener las credenciales de SAP guardadas en el servidor; de lo contrario, el complemento de ejecución automática fallará.

  • RunOnlyErrors: Ejecuta solo las filas con errores registrados en el registro de SAP.

  • RunOnlyUnprocessed: Ejecuta solo las filas con un registro de SAP en blanco.

  • StopRunOnError: Detendrá la ejecución si se produce un error.

Sugerencias sobre transiciones: Transiciones

  • Utilice una etiqueta en las líneas de transición que contienen condiciones para mostrar un texto fácil de leer en la cuadrícula del proceso de workflow en lugar de la condición completa.

  • Utilice la función de transición Otherwise para detectar todas las condiciones que las demás transiciones no hayan identificado explícitamente.

Sugerencias y enlaces sobre datos adjuntos

Administrar documentos auxiliares y Adjuntar documentos Defina una etiqueta en la fila Ubicación del adjunto (Doc_Attach) en un script de Studio Transaction con la opción Añadir filas de archivo adjunto seleccionada.

Nota:

No use más de una etiqueta por script.

  • Etiqueta del documento actual: Utilice la etiqueta <Utilizar archivo actual> para cargar el archivo de datos de Excel.

  • Etiqueta del documento auxiliar: Utilice la etiqueta <Documento auxiliar> para cargar el documento auxiliar identificado durante el envío.

Enlaces de administración