Explorador de documentos - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - Latest

Guía del usuario de Automate Evolve

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Evolve
Automate > Automate Studio Manager
Version
Latest
Language
Español (España)
Product name
Automate Evolve
Title
Guía del usuario de Automate Evolve
Copyright
2024
First publish date
2018
ft:lastEdition
2024-05-23
ft:lastPublication
2024-05-23T16:32:48.544670

El Explorador de documentos permite ver documentos relacionados con diferentes soluciones creadas por diferentes usuarios en una sola vista de tabla. También puede ver el Historial de procesos y el Historial de versiones de cada documento.

Nota: Los clientes que actualizan a la versión 20.3 y desean usar la función Explorador de documentos con la solución existente deberán ejecutar una utilidad en su configuración después de la actualización, para convertir los campos de la solución en un nuevo formato.

Póngase en contacto con Soporte de Precisely para obtener esta utilidad y ver los pasos detallados sobre cómo ejecutarla.

Crear una biblioteca

Como Administrador global o Administrador de aplicaciones, puede crear una biblioteca de tipos de Explorador de documentos en Administrar bibliotecas.

Para crear una biblioteca:

  1. En la página Aplicaciones, seleccione la aplicación en la que desee crear una biblioteca.
  2. En el menú Acciones, seleccione Configuración y vaya a la página Administrar bibliotecas.
  3. Haga clic en el botón Añadir. Se abrirá un panel lateral.
  4. Seleccione Tipo como Explorador de documentos.
  5. Introduzca el nombre y la descripción de la biblioteca y haga clic en Guardar.
Después de crear la biblioteca, defina los permisos de la biblioteca mediante la opción Administrar permisos de solución de biblioteca.

Crear una solución

Los grupos de usuarios con permiso de visualización pueden ver la solución de visualización de documentos. Los grupos de usuarios con permiso de desarrollo de soluciones pueden crear las soluciones de visualización de documentos.

Para crear una solución:

  1. En el menú Acciones, seleccione Soluciones y vaya a la página Biblioteca de explorador de documentos.
  2. Haga clic en el botón Añadir solución.
    1. En la sección Información de la solución, introduzca los detalles necesarios y haga clic en Siguiente.
    2. En la sección Seleccionar soluciones, seleccione el tipo de solución en el menú desplegable. Puede pasar el cursor sobre el icono de información con el nombre de la biblioteca para ver la descripción de la biblioteca.
      Note:
      • No puede incluir soluciones de diferentes tipos en la misma vista.
      • Para realizar cualquier cambio en el campo de Composer utilizado en la solución del Explorador de documentos, elimine el uso de la solución del Explorador de documentos y actualice en Composer.
    3. Habilite el botón de conmutar para los formularios que desee ver en el Explorador de documentos y haga clic en Siguiente.
    • Permitir copia de documento: seleccione este valor para habilitar la opción de copia de documento en la página Explorador de documentos en el historial de versiones.
    • Permitir reenvío de documento: seleccione este valor para habilitar el reenvío de documento en caso de error en la página Explorador de documentos en el historial de versiones.
  3. En la sección Seleccionar campos de solución, se muestran los campos de solución comunes o los campos promocionados (con el mismo nombre y tipo de datos en las soluciones) en las soluciones seleccionadas. Seleccione el campo necesario que desee ver en el Explorador de documentos. Haga clic en Enviar.
    Note:
    • En la versión 20.3 y posteriores, puede ver la solución creada en el Explorador de documentos.
    • El usuario puede reenviar un documento en Guardar y enrutar en el caso de que Permitir reenvío de documento esté deshabilitado en la solución de búsqueda o Reenvío de formulario esté deshabilitado.
    • No se admite la importación y exportación de soluciones de visualización de documentos a través de la utilidad de migración.
    • La importación y exportación de soluciones de visualización de documentos solo está disponible a través de la interfaz de usuario web de Evolve.

Explorar documentos

Los documentos de diferentes soluciones creados por diferentes usuarios pueden explorarse en una misma página. Puede optar por mostrar u ocultar el panel izquierdo que muestra la lista de todas las soluciones.

Los aspectos más destacados de la característica son:

  • Buscar la solución necesaria utilizando la Buscar solución.
  • Ver los detalles de todos los documentos de la Biblioteca de visualización de documentos seleccionada.
  • Ver los campos de solución comunes que selecciona al crear una solución.
  • Buscar el documento con detalles específicos usando la barra de búsqueda en cada columna.
Mientras busca registros en blanco, use:
  1. El filtro “Es nulo” o “No es nulo” para los campos numéricos.
  2. El filtro “Está vacío” y “No está vacío” para los campos de tipo cadena.

Para los campos de fecha, el cuadro de filtro disponible en la parte superior de la columna funciona como un operador de mayor o igual que. Por ejemplo, si el usuario agrega un valor 25 de mayo de 2018 en el cuadro de filtro, el resultado mostrará todos los registros cuya fecha sea igual o posterior al 25 de mayo de 2018.

Si desea buscar la fecha usando el operador igual a, use el filtro disponible en la parte superior de cada columna en el menú de kebab (agregar icono de menú de kebab).

Descargar documentos auxiliares

Como administrador global o de aplicaciones, puede descargarse los archivos auxiliares de todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede descargarse los archivos auxiliares de los documentos que haya enviado.

Cómo descargar archivos auxiliares:
  1. Haga clic en Explorador de documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda para ver los documentos de esa solución.
  2. Haga clic en los nombres de los archivos bajo la columna Documentos auxiliares. Aparece un panel con los archivos auxiliares que enumera cada archivo asociado a un proceso.
  3. Pase el ratón sobre el icono correspondiente al archivo y haga clic en el icono Descargar. Aparece un mensaje que le notifica que el archivo se ha descargado correctamente.

Descargar a Excel

Puede descargar los metadatos de los documentos en Excel:

  1. Haga clic en Explorador de documentos.

  2. Seleccione una solución en el panel de la izquierda. Se enumeran los documentos de la solución seleccionada.
  3. Haga clic en Descargar a Excel para descargar los metadatos de los documentos.

  4. Puede descargar los metadatos de documentos filtrados. Filtre los documentos usando el menú de columnas y luego haga clic en Descargar a Excel.

Ver historial de procesos

Si es el administrador global o de aplicaciones, puede ver el historial de procesos de todos los documentos. Y si es el originador o el remitente del documento, puede ver el historial de procesos de los documentos que haya enviado.

Para ver el historial de procesos:

  1. Haga clic en Explorador de documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda. Aparecerá una lista de todos los documentos de esa solución.
  2. Seleccione el documento y haga clic en Historial de procesos.
  3. Haga clic en el icono para ver los detalles de cada asignación/tarea en el proceso de workflow.

El historial de procesos contiene la siguiente información:

  • Nombre y estado del proceso de workflow
  • Cuándo se ha creado el proceso de workflow y el tiempo transcurrido
  • Comentarios
  • Detalles de cada asignación:
    • Nombre de tarea
    • Fecha de asignación
    • Fecha de finalización
    • Comentarios
    • Estado

Ver el historial de la versión

Si usted es el administrador global o de aplicaciones, puede ver el historial de versiones de todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede ver el historial de versiones de los documentos que haya enviado.

Para ver el Historial de versiones:

  1. Haga clic en Explorador de documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda. Aparece una lista de los documentos de la solución.
  2. Seleccione el documento y haga clic en Historial de versiones. Se abrirá la ventana del historial de versiones que incluye la siguiente información:
    • Número de la versión
    • Título
    • Modificado por y Fecha de modificación
    • Creado por y Fecha de creación
    • Documentos auxiliares
  3. Haga clic en el icono para ver los detalles de cada versión numerada. Los detalles de cada versión pueden incluir la siguiente información:
    • Descripción
    • Nombre de la solución
    • Versión de la solución
    • Comentarios