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Guía del usuario de Automate Evolve

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Evolve
Automate > Automate Studio Manager
Version
Latest
Language
Español (España)
Product name
Automate Evolve
Title
Guía del usuario de Automate Evolve
Copyright
2024
First publish date
2018
ft:lastEdition
2024-05-23
ft:lastPublication
2024-05-23T16:32:48.544670

En la página Documentos puede ver todos los formularios y archivos de datos enviados. También puede hacer lo siguiente:

Nota:

En los Procesos de workflow de los formularios, puede hacer clic en el nombre del documento para ver el estado del documento. El los procesos de workflow de Excel puede hacer clic en el nombre del documento para descargar el archivo más reciente.

Ver la información de documentos enviados

Si usted es el administrador global o de aplicaciones, puede ver todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede ver los documentos que haya enviado.

En el menú Documentos está disponible la siguiente información sobre los archivos de datos y formularios enviados:

  • Nombre
  • Estado: Los detalles de cada estado están disponibles en la tabla Descripción del estado del proceso que consta más adelante.
  • Creado por
  • Fecha de creación
  • Modificado por
  • Fecha de modificación
  • Tipo de salida (solo aplicable a documentos de tipo Query)
  • Archivos auxiliares: Puede descargar los archivos auxiliares.

Filtrar por solución

Puede ver documentos conforme a las soluciones a las que pertenecen. La ventana de la izquierda muestra una lista de todas las soluciones relacionadas con un determinado documento. El número de documentos relacionados con una solución se muestra junto al nombre de la solución. Haga clic en el nombre de una solución para ver la lista de los documentos asociados en la ventana de la derecha.

Buscar una solución

Para buscar documentos enviados a una solución también puede introducir las palabras de búsqueda en el cuadro de búsqueda de la ventana de la izquierda. Esta búsqueda solo se ejecuta en la solución seleccionada.

Descargar archivos auxiliares

Si usted es el administrador global o de aplicaciones, puede descargarse los archivos auxiliares de todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede descargarse los archivos auxiliares de los documentos que haya enviado.

Cómo descargar archivos auxiliares:

  1. Haga clic en Documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda para ver los documentos de esa solución.
  2. Ahora, localice el documento para el que desee descargarse documentos auxiliares.
  3. Haga clic en los nombres de los archivos bajo la columna Archivos auxiliares. Aparece un panel con los archivos auxiliares que enumera cada archivo asociado a un proceso.
  4. Pase el ratón sobre el icono correspondiente al archivo y haga clic en el icono Descargar. Aparece un mensaje que le notifica que el archivo se ha descargado correctamente.

Documentos: Descripciones de estado

Estado del proceso de los documentos

Descripción

Ejecutándose

Cuando se ha iniciado un proceso. Un proceso permanecerá en el estado En ejecución hasta que se haya completado, aprobado, rechazado o cancelado.

Completado 

El proceso ha terminado en el nodo final con disposición.

Rechazado/a

El proceso ha terminado en el nodo final con la disposición establecida en Rechazado. Cuando un administrador fuerza el rechazo de un proceso, el estado del proceso se establece en Rechazado.

Aprobado

El proceso ha terminado en el nodo final con la disposición establecida en Aprobado. Cuando un administrador fuerza la aprobación de un proceso, el estado del proceso se establece en Aprobado.

Cancelado/a

El administrador ha cancelado el proceso.

Formularios: Descripciones de estado

En los formularios, el estado se deriva del diseño del proceso de workflow.

Nota:

Si un documento incluye el complemento de ejecución automática AutoRun, el estado del documento definirá el estado de la ejecución automática durante la ejecución. Para obtener más información, consulte la página Complemento AutoRun.

Si tiene un proceso con el estado de «Completado» y uno predeterminado, el estado de ambos procesos se mostrará como «Completado» cuando vea el historial de versiones del documento.

Estado del proceso de los formularios

Descripción

Revisión

Cuando se inicia un proceso, permanecerá en el estado Revisión hasta que se haya completado, aprobado, rechazado o cancelado.

Completado 

El proceso ha terminado en el nodo final con la disposición establecida en Completado o Aprobado. Cuando un administrador fuerza la aprobación de un proceso, el estado del proceso también se establece en Completado.

Rechazado/a

El proceso ha terminado en el nodo final con la disposición establecida en Rechazado. Cuando un administrador fuerza el rechazo de un proceso, el estado del proceso también se establece en Rechazado.

Cancelado/a

El administrador ha cancelado el proceso.

Abrir en Excel

Puede abrir los documentos de Excel directamente en el complemento de Excel de Studio. El complemento de Studio muestra el contexto del último usuario que tuvo la sesión iniciada en ese equipo.

Si tiene la sesión iniciada y tiene una tarea pendiente para un archivo determinado, podrá continuar con esa tarea después de abrir el archivo en Excel.

Si usted es el administrador global o de aplicaciones, puede abrir todos los documentos en Excel. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede abrir en Excel los documentos que haya enviado.

Cómo abrir hojas de Excel en Excel:

  1. Haga clic en Documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda para ver la lista de documentos de esa solución.
  2. Ahora, localice el documento que desee abrir en Excel.
  3. Marque la casilla que hay junto a ese documento y haga clic en el botón Abrir en Excel. La hoja de Excel se abrirá en la aplicación Excel de su equipo.

Descargar una copia de un archivo de Excel

Si usted es el administrador global o de aplicaciones, puede descargarse copias de todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede descargarse copias de los documentos que haya enviado.

Cómo descargar una copia:

  1. Haga clic en Documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda para ver la lista de documentos de esa solución.
  2. Ahora, localice el documento que desee descargar.
  3. Marque la casilla de ese documento y haga clic en el botón Descargar una copia. El archivo de Excel se descargará en su equipo.

Ver historial de procesos

Si es el administrador global o de aplicaciones, puede ver el historial de procesos de todos los documentos. Y si es el originador o el remitente del documento, puede ver el historial de procesos de los documentos que haya enviado.

Para ver el historial de procesos:

  1. Haga clic en Documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda. Aparecerá una lista de todos los documentos de esa solución.
  2. Localice ahora el documento del que desea ver el historial de procesos.
  3. Marque la casilla de ese documento y haga clic en Historial de procesos. Se abrirá la ventana del historial de procesos.
  4. Haga clic en el icono para ver los detalles de cada asignación/tarea en el proceso de workflow.

El historial de procesos contiene la siguiente información:

  • Nombre y estado del proceso de workflow
  • Cuánto tiempo ha pasado desde que se creó el proceso de workflow
  • Comentarios
  • Detalles de cada asignación:
    • Usuario asignado
    • Nombre de tarea
    • Fecha de asignación
    • Revisar fecha
    • Fecha de vencimiento/finalización
    • Comentarios
    • Estado

Descargar metadatos a Excel

Para descargar los metadatos de los documentos a Excel:

  1. Haga clic en Documentos.

  2. Seleccione una solución del panel de la izquierda. Se enumeran los documentos de la solución seleccionada.
  3. Haga clic en Descargar a Excel para descargar los metadatos de los documentos.

  4. Puede descargar los metadatos de documentos filtrados. Para ello, filtre los documentos utilizando el menú de columna y, después, haga clic en Descargar a Excel.

Historial de versiones

Si usted es el administrador global o de aplicaciones, puede ver el historial de versiones de todos los documentos. Y si es el originador o la persona que ha enviado el documento, puede ver el historial de versiones de los documentos que haya enviado.

Cómo ver el historial de versiones:

  1. Haga clic en Documentos y seleccione una solución del panel de la izquierda. Aparece una lista de los documentos de la solución.
  2. Ahora, localice el documento cuyo historial de versiones desee consultar.
  3. Marque la casilla de ese documento y haga clic en el botón Historial de versiones. Se abrirá la ventana del historial de versiones que incluye la siguiente información:
    • Número de la versión
    • Título
    • Modificado por y Fecha de modificación
    • Creado por y Fecha de creación
    • Archivos auxiliares
  4. Haga clic en el icono para ver los detalles de cada versión numerada. Los detalles de cada versión pueden incluir la siguiente información:
    • Descripción
    • Estado
    • Nombre de la solución
    • Versión de la solución
    • Proceso de revisión de datos
    • Ejecución automática
    • Grabación del sistema
    • Nombre de conexión de SAO
    • Filas totales
    • Filas de error
    • Bloqueado/a
    • Bloqueado por
    • XML de formulario ( para ver el XML de formulario, debe tener el rol de desarrollador de soluciones)
    Nota:

    La función XML de formulario  permite a los desarrolladores de soluciones ver y descargar el XML de formulario (admite la depuración de formularios).