Excel-Workflow - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - Latest

Benutzerhandbuch zu Automate Evolve

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Studio Manager
Automate > Automate Evolve
Version
Latest
Language
Deutsch
Product name
Automate Evolve
Title
Benutzerhandbuch zu Automate Evolve
Copyright
2024
First publish date
2018
ft:lastEdition
2024-05-23
ft:lastPublication
2024-05-23T16:24:42.750458

Mit Evolve kann eine Excel-Datendatei mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows weitergeleitet werden. Berechtigungen zum Ändern der Excel-Datendatei und zum Ausführen von Studio-Skripten können während des gesamten Workflows je nach Ihren spezifischen Anforderungen geändert werden.

Geschäftsanwender, die den Workflow ausführen, führen den Excel-Workflow in Excel über das Evolve Menüband (Winshuttle Add-in) aus.

Anmerkung:

Sobald ein Excel-Workflow übermittelt wurde, können Geschäftsanwender auch mit dem Excel-Workflow interagieren, um Aufgaben und E-Mails von Evolve aus abzuschließen, zu genehmigen oder abzulehnen.

Komponenten des Excel-Workflows

Excel

  • Datenvorlage:

    Während der Entwicklung erstellte Excel-Vorlage, die das Format für die Datendatei definiert.

    Gespeichert in den Lösungen, Excel-Arbeitsmappen in Evolve.

  • Datendatei: Die fertige Excel-Datei, die Daten enthält, die an SAP gesendet werden sollen.

Winshuttle Studio-Skripte

Transaction-Skripte (zum Hochladen) und/oder Query-Skripte (zum Herunterladen), die für die Verwendung mit der Excel-Datendatei entwickelt wurden, bevor oder nachdem der Workflow gestartet wurde.

Evolve Komponenten

  • Lösung, Excel-Arbeitsmappe – benutzerdefinierte Excel-Workflowlösung.

    Workflow-Definition einschließlich mit Excel synchronisierter Felder.

    Excel-Vorlage (Studio-Skripte werden mit der Excel-Vorlage gespeichert).

  • Die Liste der Dokumente in Evolve enthält die Liste aller Lösungen. Jede Lösungsliste enthält Folgendes:

    Liste aller gesendeten Anfragen

    fertige Excel-Datendatei

    Begleitdokumente

Voraussetzungen

In diesen Anweisungen wird davon ausgegangen, dass Sie bereits wissen, wie man Winshuttle Studio-Skripte erstellt und sie Excel zuordnet. Weitere Informationen zu diesen Prozessen finden Sie unter den folgenden Links.

Allgemeine Schritte

  1. Erstellen Sie eine Excel-Datenvorlage mit benannten Daten (falls zutreffend), die zum Workflow heraufgestuft werden sollen.

  2. Erstellen Sie Studio Skripte (Transaction und/oder Query), die vom Workflow verwendet werden sollen; ordnen Sie sie der Excel-Datenvorlage zu (weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen).

  3. Übermitteln Sie Studio-Skript(e) und die Excel-Datenvorlage an Evolve.

  4. Skript(e) genehmigen – Die Aufgabe wird automatisch von Evolve generiert.

  5. Lösungsfelder hinzufügen – Evolve erstellt eine Liste der Standardfelder für die Lösung. Zudem können zusätzliche Felder hinzugefügt werden, die in dem Workflow entweder von Excel oder zu Betriebszwecken verwendet werden.

  6. Erstellen Sie den Workflow für die Excel-Vorlage.

  7. Implementieren Sie die Lösung.

Einen Excel-Workflow erstellen

Erstellen Sie eine Excel-Datenvorlage mit benannten Bereichen, um sie zu Workflow-Lösungsfeldern heraufzustufen.

Wenn in einer Zelle in der Excel-Datenvorlage Daten vorhanden sind, die zum Workflow heraufgestuft werden müssen, definieren Sie einen Namen für eine Zelle (Anweisungen zum Benennen einer Zelle finden Sie in der Microsoft Excel-Hilfe).

Beispiele für Excel-Daten, die zu Workflows heraufgestuft werden sollen: „Gesamt“, „Genehmiger“, „Buchungskreis“, „Anlage“ oder andere Daten, die vom Workflow verwendet werden, um Folgendes zu erreichen:

  • Identifizieren von Informationen zu Workflow-Teilnehmern

  • Bestimmen von bedingter Weiterleitung

  • Anzeige in Dokumentenliste

  • Anzeige in Aufgabenliste

  • Verwendung zu Berichtszwecken

Anmerkung:

Tipps: Bei einem Evolve Excel-Workflow werden benannte Bereiche aus Excel zum Workflow heraufgestuft, wenn ein passendes Lösungsfeld vorhanden ist. Es ist nicht mehr erforderlich, benutzerdefinierte erweiterte Excel-Eigenschaften zu verwenden, um benannte Bereiche zu einem Excel-Workflow heraufzustufen.

Notieren Sie sich den genauen Namen, einschließlich Groß-/Kleinschreibung (die Groß-/Kleinschreibung wird berücksichtigt), und den Datentyp der benannten Zellen, die zum Workflow heraufgestuft werden sollen. Die Namen und Datentypen werden später in der Liste der Lösungsfelder des Workflows eingerichtet und müssen genau mit denen in Excel übereinstimmen, damit sie funktionieren.

Studio-Skript(e) und die Excel-Datenvorlage an Evolve übermitteln

Weitere Informationen zum Erstellen von Skripten finden Sie unter Voraussetzungen.

So übermitteln Sie Studio-Skripte an Evolve zur Verwendung mit einem Excel-Workflow:

  1. Öffnen Sie das Skript in Studio.

  2. Wenn Sie Skripte an eine andere App als Ihre standardmäßige Evolve App übermitteln, wechseln Sie zu der Anwendung, in der die Implementierung durchgeführt werden soll (siehe „Bei anderer Website anmelden“).

  3. Übermitteln Sie Studio-Skript(e), die sich auf den Excel-Workflow beziehen.

    1. Transaction Skripte – Übermitteln Sie Transaction Lösungsdateien zur Prüfung Wichtig: Wählen Sie „Benutzerdefinierter Workflow“ aus

    2. Studio Skripte – Übermitteln Sie Query Lösungsdateien zur Prüfung

    3. Senden Sie mehrere Dateien oder verknüpfte Skriptdateien

Skripte genehmigen – Lösungen und Datendateien genehmigen, ablehnen oder neu zuweisen

Excel-Workflow in Evolve erstellen

  1. Öffnen Sie die Evolve-Anwendung, in der die Studio-Skripte und die Excel-Datenvorlage implementiert wurden.

    1. Navigieren Sie zu Lösungen → Excel-Arbeitsmappen.

    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der implementierten Lösung.

  2. Klicken Sie auf Workflow hinzufügen.

    1. Es werden Standardlösungsobjekte erstellt.

      1. Grundlegender Workflow mit Start- und Endknoten (Zugriff über die Registerkarte Workflow ).

      2. Standardlösungsfelder, die vom Workflow verwendet werden (Zugriff über die Registerkarte Lösung).

  3. Lösungsfelder hinzufügen – Fügen Sie Excel-Felder hinzu, die aus Excel zum Workflow heraufgestuft werden sollen, sowie alle zusätzlichen Lösungsfelder – weitere Informationen finden Sie unter Lösungsfelder.

    1. Excel-Felder, die von Excel zum Workflow heraufgestuft werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter „Excel-Felder zu Lösungsfeldern heraufstufen“ unter Lösungsfelder und „Wichtiger Tipp“.

    2. Zusätzliche Lösungsfelder – Bei Bedarf können zusätzliche workflowbezogene Felder erstellt werden. Beispiele: manuelle Aktualisierungen des Workflow-Status oder Lösungsfelder, die für Berichtszwecke verwendet werden.

  4. Erstellen Sie den Workflow auf der Registerkarte „Workflow“.

    1. Konfigurieren Sie die Swimlanes für den Workflow (weitere Informationen finden Sie unter Teilnehmer-Konfliktlöser).

    2. Erstellen Sie den Workflow mithilfe von Workflowknoten und -übergängen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Workflowknoten, Tipps zu Excel-Workflowknoten und Übergänge.

Die Lösung implementieren – Die Lösung implementieren

Excel-Workflow – Tipps und Links

Tipps und Links zu allgemeinen Knoten

Aktivität

  • Wenn die zugewiesene Aktivität Änderungen an der Excel-Datendatei erforderlich macht, setzen Sie die Eigenschaft „Ersetzungs-UI-Unterstützung zulassen“ auf „True“. Andernfalls ist die Excel-Datendatei schreibgeschützt.

  • Wenn die zugewiesene Aktivität erfordert, dass der Benutzer ein Skript in der Excel-Datendatei manuell ausführt und die Datei mehrere Skripte enthält, geben Sie in der Eigenschaft Skriptname den Skriptnamen ein, oder geben Sie Alle ein, damit jedes Skript manuell ausgeführt werden kann.

  • Festlegen der Eigenschaft „Überprüfung erfordern“ auf „True“. Dies zwingt den Benutzer, die Excel-Datendatei mindestens einmal zu öffnen, bevor er die Aufgabe abschließt, und verhindert, dass der Benutzer die Aufgabe über den Browser abschließt. Darüber hinaus wird im Falle einer Teamzuweisung, wenn ein Benutzer die Excel-Datei öffnet, diese für diesen Benutzer ausgecheckt, sodass andere Benutzer die Datei nicht öffnen können.

Entscheidung – Verwenden Sie einen Entscheidungsknoten, wenn mehrere verschiedene Bedingungen vorliegen, um den nächsten Schritt im Workflow zu bestimmen.

Tipp:

Verwenden Sie das Systemlösungsfeld „Error_rows“, um festzustellen, ob Fehler aufgrund der Ausführung eines Skripts zurückgegeben wurden.

Schleife – Immer wenn Sie eine Schleife (einen Unterprozess) starten, müssen Sie mithilfe einer Bedingung festlegen, wann die Schleife beendet werden soll.

Benachrichtigung – Senden Sie eine Benachrichtigung an den/die Workflowteilnehmer in der Swimlane, in der der Benachrichtigungsknoten vorhanden ist. Verwenden Sie zur Eingabe dynamischer Felder in die E-Mail-Nachricht in der Eigenschaft Nachricht die Schaltfläche [].

Wert-Setter – Wenn Sie einem Feld einen Textwert zuweisen, setzen Sie den Text in doppelte Anführungszeichen.

Tipps und Links zu Plug-In-Knoten

Plug-in „Copy Document“ (Dokument kopieren) – Erstellen Sie eine Kopie eines Dokuments, eines Begleitdokuments oder eine Kopie von beidem. Dokumente werden in ein Dateisystem oder einen Ordner innerhalb einer Dateibibliothek kopiert. Das Plug-in funktioniert nur mit einem benutzerdefinierten Excel-Workflow.

Plug-in „Deferred Copy Document“ (Zurückgestellte Dokumentenkopie) – Erstellen Sie eine Kopie eines Dokuments, eines Begleitdokuments oder eine Kopie von beidem. Diese Dokumente können in ein Dateisystem oder einen Ordner innerhalb einer Dateibibliothek kopiert werden. Das Plug-In funktioniert nur mit einem benutzerdefinierten Excel-Workflow.

Dieses Plug-In wird im Hintergrund ausgeführt. Dies ist der einzige Unterschied im Vergleich zum Plug-In Copy Document (Dokument kopieren).

Plug-in „Send Email“ (E-Mail senden) – Dieses Plug-in kann zum Versenden von E-Mails außerhalb der Evolve/Studio Manager-Umgebung verwendet werden.

Plug-In „Warten“ – Dient zum Erstellen einer Wartezeit. Dies wird hauptsächlich verwendet, um Zeitüberschreitungen in einem Workflow zu verhindern. Ohne Warten fortfahren = False bedeutet, dass der Workflow wartet, bis der aktuelle (im Hintergrund ausgeführte) Schritt abgeschlossen ist, bevor er fortfährt.

Plug-In „Winshuttle AutoRun“ – Mit diesem Plug-In können Sie eine weitergeleitete Datendatei mit Evolve Worker automatisch auf einem angegebenen SAP-System ausführen. Das Plug-in funktioniert nur mit einem benutzerdefinierten Excel-Workflow.

  • Ausführer-Knoten – Wenn der Ausführer-Knoten leer ist, verwendet der Workflow die Anmeldedaten der Swimlane, in der sich das Plug-In befindet. Wenn Sie das Plug-In unter Verwendung anderer Anmeldedaten ausführen möchten, geben Sie den Namen der Anmeldedaten des Workflowknotens an, den Sie verwenden möchten.

    Anmerkung:

    Für den Benutzer, dessen Anmeldedaten zum Ausführen des Skripts verwendet werden, müssen auf dem Server SAP-Anmeldedaten gespeichert sein, sonst schlägt das Plug-in „AutoRun“ (AutoAusführen) fehl.

  • RunOnlyErrors – Führt nur die Zeilen mit aufgezeichneten Fehlern im SAP-Protokoll aus.

  • RunOnlyUnprocessed – Führt nur die Zeilen mit einem leeren SAP-Protokoll aus.

  • StopRunOnError – Stoppt die Ausführung, wenn ein Fehler auftritt.

Tipps zu Übergängen – Übergänge

  • Verwenden Sie eine Beschriftung auf Übergangslinien, die Bedingungen enthalten, damit anstelle der vollständigen Bedingung im Workflowraster leicht lesbarer Text angezeigt wird.

  • Verwenden Sie die Übergangsfunktion Andernfalls, um alle Bedingungen abzufangen, die nicht explizit von allen anderen Übergängen identifiziert wurden.

Tipps und Links zu Anhängen

Begleitdokumente verwalten und Dokumente anhängen Definieren Sie in der Zeile „Anhangsspeicherort“ (Doc_Attach) in einem Studio Transaction Skript ein Tag mit der Option „Dateianhangszeilen hinzufügen“.

Anmerkung:

Beschränken Sie sich auf ein Tag pro Skript.

  • Tag für aktuelles Dokument – Verwenden Sie das Tag <Aktuelle Datei verwenden>, um die Excel-Datendatei hochzuladen.

  • Tag für Begleitdokumente – Verwenden Sie das Tag <Begleitdokument>, um das Begleitdokument hochzuladen, das während der Übermittlung identifiziert wurde.

Verwaltungslinks