Referenzdaten - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - Latest

Benutzerhandbuch zu Automate Evolve

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Evolve
Automate > Automate Studio Manager
Version
Latest
Language
Deutsch
Product name
Automate Evolve
Title
Benutzerhandbuch zu Automate Evolve
Copyright
2024
First publish date
2018
ft:lastEdition
2024-05-23
ft:lastPublication
2024-05-23T16:24:42.750458

Sie können in der Anwendung Referenzdaten anlegen und speichern. Die App Referenzdaten ermöglicht es Ihnen, ein Repository zu erstellen, in dem Benutzer ein Schema definieren, Referenzdaten speichern und Referenzdaten aktualisieren können. Weitere Informationen finden Sie unter Referenzdaten verwenden.

Referenzdaten können eine Liste von Teilnehmern sein. Es können auch Nachschlagdaten (für das Auffüllen von Dropdown-Listen), Prozessdaten oder gemeinsam genutzte Prozessdaten sein. Referenzdaten werden in Formular- oder Excel-Lösungen referenziert, die externe Daten zum Aufbau von Geschäftsprozessen benötigen.

Um Referenzdaten im Formular oder in einer benutzerdefinierten Excel-Lösung zu verwenden, erstellt der Lösungsdesigner zunächst eine Datenverbindung und verwendet diese Datenverbindung dann innerhalb einer Lösung. Weitere Informationen zum Erstellen einer Datenverbindung des Typs Referenzdaten finden Sie auf der Seite Datenverbindungen.

Anwendungsbereich der Anwendung

Referenzdatenlösungen können lokal oder global sein.

Lokal – Lokale Referenzdaten werden in der Referenzdatenbibliothek einer bestimmten App definiert und sind nur für Lösungen in dieser bestimmten App verfügbar.

Global Globale Referenzdaten werden in der Referenzdaten-Anwendung definiert und sind für alle Lösungen in allen Anwendungen verfügbar.

Speicherort der Referenzdaten

Globale Referenzdaten-Anwendung – Ein Globaler Administrator oder ein anderer Benutzer, welcher der App separat zugewiesen wurde, kann die Referenzdaten-Anwendung, die zusammen mit den anderen Anwendungen in der Dropdown-Liste zur Auswahl aufgeführt ist, anzeigen.

Diese Anwendung wird für Globale Administratoren standardmäßig aufgelistet, wenn sie sich zum ersten Mal bei der Anwendung anmelden.

Lokale Referenzdaten – Die Referenzdaten sind in den Referenzdatenbibliotheken im Menü „Lösungen“ dieser App verfügbar.

Referenzdatenbibliothek

Eine Referenzdatenbibliothek ist eine separate Bibliothek, die standardmäßig für Referenzdaten erstellt wird. Sie können Referenzdaten-Listen in dieser Bibliothek erstellen und verwalten. Sie können auch zusätzliche Bibliotheken anlegen, um Referenzdaten logisch zu trennen. Die Berechtigungen „Erstellen“ „Lesen“, „Aktualisieren“ oder „Löschen“ (siehe „Berechtigungen verwalten“) für diese zusätzlichen Bibliotheken unter scheiden sich nicht von denen der Standardlösungen und -bibliotheken.

Referenzdatenlösung erstellen

Zum Erstellen und Veröffentlichen von Referenzdatenlösungen müssen Sie die Berechtigung Lösungsentwickler für die Referenzdatenbibliothek haben.

So erstellen Sie eine Referenzdatenbibliothek:

  1. Global – Wählen Sie Referenzdaten aus der Dropdown-Liste zur Auswahl von Anwendungen oben rechts auf der Benutzeroberfläche.

    Lokal (anwendungsspezifisch) – Gehen Sie zum Menü Lösungen und klicken Sie auf Referenzdaten-Listen.

  2. Klicken Sie auf Schema hinzufügen. Die Seite „Schema hinzufügen“ wird angezeigt.
  3. Geben Sie den Namen, die Kategorie und die Beschreibung des Schemas ein
    Anmerkung:

    Das Bereichsfeld ist entsprechend Ihrer Auswahl in Schritt 1 bereits ausgefüllt.

  4. Klicken Sie auf Weiter. Der Schritt „Schema-Erstellung“ wird angezeigt. Sie können die folgenden Optionen auswählen:
    1. Manuell erstellen : Diese Option ermöglicht es Ihnen, jede Spalte und jedes Feld einzeln manuell zu erstellen. Sie können Spalten hinzufügen und bei Bedarf Namen, Datentyp und Einschränkungen angeben.

      Klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie einen Feldnamen ein, wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Feldtyp, geben Sie die Feldlänge ein (gilt nur für Felder vom Typ „Zeichenfolge“), wählen Sie Erforderlich, wenn Sie diese Spalte obligatorisch machen wollen, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Die Details werden auf dem Bildschirm angezeigt.

      furtherinformation: Weitere Informationen:
      • Nachdem der Urheber die Daten in die Liste hochgeladen hat, fügen Sie Standarddaten für alle erforderlichen Spalten hinzu, falls die Standarddaten nicht bereits bereitgestellt wurden. Nachfolgend finden Sie die Standardwerte für die folgenden Felder:

        DateTime: DateTime.Min Wert mit Zeit (19010101 00:00:00) Date : DateTime.Min Wert ohne Zeit (19010101)

        Int, Decimal, BigInt: 0

        Bit: False

        String und String(max): Leer

      • Bezüglich der Felder „DateTime“: Nicht mit „TimeZone“ konvertieren. Behalten Sie sie stattdessen als „DateTime“ bei, damit die Filter ordnungsgemäß funktionieren.
    2. Aus Query erstellen: Mit dieser Option können Sie das Schema/die Spalten aus Studio Query Skripten erstellen. Alle Ausgabe- und Kriterienfelder aus der Query Datei werden im Referenzdatenschema angezeigt.

      Anmerkung:

      Sie können die Spalte nicht ändern; Sie können jedoch ein aktualisiertes Skript hochladen, um das Schema zu aktualisieren.

      Klicken Sie auf Dateien auswählen und navigieren Sie dann zum Studio Query Skript.

    3. Aus Excel erstellen: Ermöglicht Ihnen, das Schema aus einer vorhandenen Excel-Datei zu erstellen. Sie können den Arbeitsblattnamen wählen, sodass der Name der Kopfzeile abgerufen wird, um die Feldnamen zu erstellen. Sie können die Informationen zum Feldtyp in den auf dem Bildschirm angezeigten Details ändern.

      Klicken Sie auf Dateien auswählen und navigieren Sie dann zur Excel-Datei.

      furtherinformation: Weitere Informationen:
      • Lesen Sie die Kopfzeilen aus der ersten Zeile der Excel-Tabelle und den Datentyp aus der zweiten Zeile der Excel-Tabelle aus. Wenn „Daten“ oder „Typ“ für die Spalte nicht festgelegt wurden, legen Sie standardmäßig „string(max)“ fest.
      • Das Zuordnen funktioniert wie bei der Kopfzeilenspalte: Wenn Kopfzeilen bei Spalte C beginnen, beginnt das Zuordnen mit derselben Spalte.
  5. Klicken Sie auf Weiter. Ordnen Sie auf der Seite „Mapper“ die eingegebenen Felder der Excel-Spalte zu, indem Sie die Auswahl in die entsprechende Spalte Zugeordnet zu eingeben.

    furtherinformation: Weitere Informationen:
    • Nachdem die Standardzuordnung implementiert wurde, haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnung zu ändern (dies ist nicht erforderlich). Kopfzeilen werden in dieselbe Spalte geschrieben.
    • Wenn das Blatt Daten enthält und die Zuordnung bei Spalte A beginnt, wird das Arbeitsblatt in aufeinanderfolgenden Spalten, beginnend mit Spalte A, zugeordnet.
    • Wenn das Blatt Kopfzeilen enthält, die in den Spalten A, C, E, F, G, J und L definiert sind, werden die Referenzdaten den gleichen Spalten zugeordnet.
    • Eine neue Excel-Datei, die diese definierte Zuordnung enthält, wird erstellt; die vom Benutzer hochgeladene Vorlage wird nicht verwendet.
  6. Klicken Sie auf Absenden. Die Lösung wird als Entwurf gespeichert und ist auf der Registerkarte Lösungen in der Referenzdatenbibliothek aufgeführt.
Anmerkung:
  • Sie können eindeutige Spalten beim Erstellen des Referenzdaten-Schemas hinzufügen.
  • Das Veröffentlichen von Lösungen macht sie für andere Lösungen referenzierbar. Und Sie können Berechtigungen für Referenzdatenlösungen erst nach deren Veröffentlichung verwalten.
  • Für SQL Server reservierte Schlüsselwörter, wie „transaction“, „nvarchar(max)“ und „if“, sind in Feldnamen nicht erlaubt.
  • Sie können Referenzdaten nicht umbenennen.
  • Beim Lesen von Referenzdaten-Spaltennamen behandeln Formulare alle Sonderzeichen als folgendes Zeichen: '_'. Spaltennamen wie col-1 oder col_1 können Probleme verursachen. Erstellen Sie daher das Referenzdaten-Schema sorgfältig.

Referenzdatenlösung veröffentlichen

Referenzdatenlösungen können erst nach Veröffentlichung in anderen Lösungen verwendet werden.

So veröffentlichen Sie eine Referenzdatenlösung im Entwurfsformat:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Lösungen.
  2. Wählen Sie die Referenzdatenlösung aus der Referenzdatenbibliothek aus.
  3. Klicken Sie auf das Symbol unter der Spalte Aktionen und dann auf Veröffentlichen.
  4. Wählen Sie im Feld Schema veröffentlichen im Feld Vorlage veröffentlichen die Option Ja.
    1. Wenn Sie keine Excel-Vorlage veröffentlichen möchten, können Sie über die Schaltfläche Daten bearbeiten Daten zu den Referenzdaten der Evolve Website hinzufügen.
    2. Über die Schaltfläche Daten bearbeiten wird eine Seite mit einer Referenzdatentabelle geöffnet, in der Sie Werte hinzufügen, aktualisieren oder löschen können.
    3. Sie können auch die Daten bearbeiten, die aus der Abfrageausgabe zu den Referenzdaten hochgeladen wurden, da für dieses Szenario keine Lösungsvorlagen existieren.
  5. Sie können einen der folgenden Workflows auswählen:

    Workflow Beschreibung
    Kein Datenprüfungsprozess Nachdem die Dateien geprüft wurden, müssen Sie die Dateien nicht erst genehmigen lassen, bevor Sie sie ausführen.
    Prüfen und Veröffentlichen in einem Schritt

    Die Referenzdatendatei muss genehmigt werden, und der Prüfer führt die Datei aus. Wählen Sie nach dem Ausführen aus diesen Optionen für den Typ AutoAusführen:

    • Keiner – Der Benutzer führt die Datei manuell aus.
    • Prüfer/Ersteller – Die Datei wird automatisch gebucht (AutoAusführen).
    Separates Prüfen und Veröffentlichen

    Die Referenzdatendatei muss genehmigt werden, und der Übermittler führt sie dann aus. Wählen Sie nach dem Ausführen aus diesen Optionen für den Typ AutoAusführen:

    • Keiner – Der Benutzer führt die Datei manuell aus.
    • Prüfer/Ersteller – Die Datei wird automatisch gebucht (AutoAusführen).
    Benutzerdefinierter Workflow

    Wenn Sie diese Option wählen, können Sie einen benutzerdefinierten Workflow für diese Referenzdatenlösung erstellen.

  6. Klicken Sie auf Veröffentlichen. Der Status der Lösung wird zu Produktion geändert. Sie können nun Daten entweder mit dem Excel-Add-In oder mit der Option Daten bearbeiten in der Referenzdatenlösung auffüllen.
  7. Verwenden Sie die Option Benachrichtigung, um der Benachrichtigungsliste mehrere Benutzer hinzuzufügen, sodass die Aktionen Lösung veröffentlichen, Daten hinzufügen und AutoAusführen automatisch Benachrichtigungen an diese Benutzer senden.

    furtherinformation: Weitere Informationen:
    • Klicken Sie auf Schema aktualisieren, wenn der Status nicht sofort aktualisiert wird.
    • Sie können diese Lösungsvorlage im Excel-Add-In öffnen. Sie können Daten auch im Excel-Add-In auffüllen, überprüfen und speichern. Sobald Sie Referenzdaten aus dem Excel-Add-In an Evolve übermittelt haben, können Sie die Daten über das Menü Dokumente anzeigen (verwenden Sie den Namen der Referenzdatendatei, den Sie beim ersten Übermitteln der Referenzdatendatei verwendet haben).
    • Sie können Versionen von Referenzdaten über das Menü Dokumente verfolgen.

Schema aktualisieren

Sie können nur Schemata bearbeiten, die sich im Entwurfsformat befinden. Wenn Sie Felder in einem veröffentlichten Schema ändern müssen, empfehlen wir Ihnen, das Schema über die Schaltfläche Schema kopieren zu kopieren und anschließend als neues Schema zu speichern.

So aktualisieren Sie ein Schema:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Lösungen.
  2. Wählen Sie die Referenzdatenlösung aus der Referenzdatenbibliothek aus.
  3. Klicken Sie auf Schema aktualisieren.
  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen auf der angezeigten Seite Schema aktualisieren vor.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Schema kopieren

Verwenden Sie diese Funktion, um Felder in bereits veröffentlichten Schemata zu ändern.

So kopieren Sie ein Schema:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Lösungen.
  2. Wählen Sie die Referenzdatenlösung aus der Referenzdatenbibliothek aus.
  3. Klicken Sie auf Schema kopieren.
  4. Geben Sie den Namen, die Kategorie und die Beschreibung an. Dadurch werden neue Referenzdaten erstellt.
  5. Ändern Sie das Schema mit der oben beschriebenen Option „Schema aktualisieren“.
  6. Klicken Sie auf Absenden. Das Schema ist in der Referenzdatenbibliothek aufgeführt.
Anmerkung:

Wenn Sie ein kopiertes Schema bearbeiten, können Sie die Methode Schema-Erstellung oder den Feldtyp eines vorhandenen Feldes nicht ändern.

Schema anzeigen

So zeigen Sie ein Schema an:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Lösungen.
  2. Wählen Sie die Referenzdatenlösung aus der Referenzdatenbibliothek aus.
  3. Klicken Sie auf Schema anzeigen. Auf der Seite „Schema anzeigen“ werden die Schema-Informationen angezeigt.

Daten anzeigen

Die Benutzer können die hochgeladenen Daten über die Evolve Website oder das Excel-Add-In einsehen. Der Benutzer kann auch alle OData-Filter anwenden. Die Daten werden gemäß der Sprachumgebung des Benutzers aus den persönlichen Informationen angezeigt. Der Benutzer kann eine ODC-Datei exportieren, um die Daten in Excel herunterzuladen. Die ODC-Excel-Datei wird mit Windows-Authentifizierung ausgeführt, und dieser Benutzer muss Teil der Evolve Benutzergruppen sein.

So zeigen Sie Daten an:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Lösungen.
  2. Wählen Sie die Referenzdatenlösung aus der Referenzdatenbibliothek aus.
  3. Klicken Sie auf Daten anzeigen. Die Seite zeigt die Daten innerhalb der Referenzdaten an.

Daten bearbeiten

Bei Lösungen, die ohne Excel-Vorlage veröffentlicht werden, ist der Urheber der Lösung als Einziger dazu berechtigt, die Daten von der Website zu bearbeiten. Validierungen funktionieren so, wie sie in Excel beim Hochladen von Daten in Referenzdaten-Listen funktionieren. Wenn keine Daten angegeben werden, wird der Standardwert der Felder hochgeladen.

So bearbeiten Sie Daten:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Lösungen.
  2. Wählen Sie die Referenzdatenlösung aus der Referenzdatenbibliothek aus.
  3. Klicken Sie auf Daten bearbeiten. Auf der Seite können Sie eine Zeile nach der anderen bearbeiten. Auf dieser Seite können Sie auch vorhandene Zeilen aus den Referenzdaten entfernen und neue Zeilen zu ihnen hinzufügen.

Referenzdaten-Anwendung – Online-Hilfe

Die Online-Hilfe für die Benutzeranwendung gilt mit den folgenden Ausnahmen auch für die Referenzdaten-Anwendung:

Anwendungsoption Status in der Referenzdaten-Anwendung
Transaction Richtlinien Kann nicht angezeigt werden.
Präferenzen: Transaction Datenprüfungsprozess Nicht verfügbar.
Präferenzen: Transaction Ausführungskonfiguration Nicht verfügbar.
„Ausführungseinstellungen“ --> „Allgemeine Einstellungen“: Fügen Sie einen Grund für die Ausführung des Transaction-Skripts hinzu Nicht verfügbar.
„Ausführungseinstellungen“ --> „Zeitplanung“: Transaction Skript mit Desktop-Planung Nicht verfügbar.
E-Mail-Vorlagen: Query und Referenzdatenvorlagen Dies sind die einzigen verfügbaren Vorlagen.
Bibliotheken verwalten: Query und Referenzdatenbibliotheken Dies sind die einzigen verfügbaren Bibliotheken.
Lösungen verwalten: Query und Referenzdatenlösungen Dies sind die einzigen verfügbaren Lösungen.
Seite „Vorlagen“ – Registerkarte „Excel“ Die Registerkarte „Excel“ ist die einzige Registerkarte, die auf der Seite „Vorlagen“ verfügbar ist.