Globale Administratoren und App Administratoren können die Archivierungsstrategie für die Benutzeranwendung festlegen.
Wenn Sie den Archivierungsplan festlegen möchten, navigieren Sie zur Benutzeranwendung, und wählen Sie Kalendar aus.
Die Seite „Kalender“ enthält den aktuellen Zeitplan der verschiedenen Systemaufträge, die zur Ausführung auf der verwendeten App eingeplant sind. Sie können zur Rasteransicht wechseln, um die Häufigkeit der Aufträge und die Zeit, zu der die Aufträge eingeplant sind, zu sehen.
Doppelklicken Sie in der Kalenderansicht auf einen Auftrag, um Folgendes zu tun:
- Auftragsdetails anzeigen.
- Den Auftrag bearbeiten.
- Den Auftrag abbrechen.
- Neue Aufträge planen mit zugewiesenen Eigenschaften.
Kalender bearbeiten
Um einen Auftrag im Kalender zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den Auftrag.
Fahren Sie zum Abbrechen/Löschen eines Auftrags mit der Maus über den Auftrag, und klicken Sie auf das „X“.
Die folgenden Änderungen können im Kalender an Aufträgen vorgenommen werden:
| Auftragstyps | Beschreibung | Änderungen, die Sie vornehmen können |
|---|---|---|
| Daten archivieren |
Archivieren Sie die Dokumente (Formulare und Excel) aus der Anwendung, die Sie verwenden. Nachdem die Dokumente archiviert wurden, können Globale Administratoren dies auf der Seite „Archivierung“ in der Administrator App sehen. |
Gültigkeitsdauer in Tagen Zeitplan |
| Bereinigung veralteter Workflowlösungen |
Bereinigen Sie ältere Versionen von Formularlösungen und Excel-Lösungen, für die es in keinem Status einen Prozess oder ein Dokument gibt. Damit sollen ungenutzte Lösungsversionen aus dem Speicher gelöscht werden. |
Zeitplan |
Planen eines Archivierungsauftrags
Wenn Sie die Archivierung festlegen möchten, navigieren BenutzerApp Administratoren zu der gewünschten App und wählen Kalender aus.
Auf der Seite „Kalender“ können BenutzerApp Administratoren einen neuen Auftrag zur Archivierung hinzufügen. Definieren Sie hierzu die folgenden Parameter:
- Gültigkeitsdauer – Alle Daten, die älter als der hier definierte Zeitraum sind, werden archiviert (Beispiel für Zeitraum: eine Woche). Dies gilt nicht für ältere Prozesse, die noch nicht abgeschlossen sind.
- Zeitplan – Legt fest, wann der Archivierungsauftrag ausgeführt und nach Daten gesucht wird, die den Gültigkeitsdauer-Kriterien entsprechen.
Wie durch den Zeitplan festgelegt erscheinen die Archivierungsaufträge im Kalender und können dann auf der Benutzeroberfläche bearbeitet und/oder gelöscht werden.
Auftrag zur Planung der Bereinigung veralteter Workflowlösungen
Die Seite „Kalender“ enthält den aktuellen Zeitplan der verschiedenen Systemaufträge, die zur Ausführung eingeplant sind. Sie können zur Rasteransicht wechseln, um die Häufigkeit der Aufträge und die Zeit, zu der die Aufträge eingeplant sind, zu sehen.
In der Kalenderansicht können Sie auf einen Auftrag doppelklicken, um Auftragsdetails anzuzeigen. App Administratoren können keine Änderungen an Systemaufträgen in der Administrator App vornehmen; sie können die Aufträge nur anzeigen.
Verwenden Sie den Auftrag Bereinigung veralteter Workflowlösungen zur Bereinigung älterer Versionen von Formularlösungen und Excel-Lösungen. Alle Lösungsversionen von Formularlösungen und Excel-Lösungen, für die es keinen Prozess oder kein Dokument in keinem Status gibt, werden aus dem System gelöscht. Damit sollen nicht verwendete Lösungsversionen aus dem Speicher gelöscht werden.
Das mit dem Formular oder der Excel-Lösung verbundene Dokument und sein Prozess können manuell oder mit Hilfe eines Löschauftrags oder durch Archivierung gelöscht werden. Wenn ein Dokument zusammen mit dem Prozess archiviert wird, gilt es nicht mehr als aktiver Prozess oder Dokument. Wenn also alle zugehörigen Dokumente oder Prozesse der Versionen einer bestimmten Lösung archiviert wurden, kann diese bestimmte Lösung bereinigt werden.
Wenn ein Entwurf mit einer älteren Version der Lösung gespeichert wird, geschieht Folgendes, wenn Sie den Bereinigungsjob ausführen: Der Entwurf und diese Version der Lösung werden gelöscht.