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Anzeigen von Informationen von übermittelten Dokumenten

Wenn Sie Globaler Administrator oder App Administrator sind, können Sie alle Dokumente einsehen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie die von Ihnen übermittelten Dokumente einsehen.

Im Menü „Dokumente“ stehen für übermittelte Datendateien und Formulare die folgenden Informationen zur Verfügung:

• Name
• Status – Einzelheiten zu jedem Status finden Sie in der Tabelle Prozessstatusbeschreibung unten.
• Erstellt von
• Erstellungsdatum
• Geändert von
• Änderungsdatum
• Ausgabetyp (gilt nur für Dokumente vom Typ Query)
• Begleitdokumente – Sie können die Begleitdokumente herunterladen.

Nach Lösung filtern

Sie können Dokumente nach den Lösungen anzeigen, zu denen sie gehören. Das linke Fenster listet alle Lösungen auf, die sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen. Die Anzahl der zu einer Lösung gehörenden Dokumente ist neben dem Lösungsnamen angegeben. Klicken Sie auf einen Lösungsnamen, um die Liste der Begleitdokumente im rechten Fenster anzuzeigen.

Nach Lösung suchen

Sie können auch nach für eine Lösung übermittelte Dokumente suchen, indem Sie Ihre Suchbegriffe in das Suchfeld im linken Fenster eingeben. Diese Suche wird nur für die ausgewählte Lösung durchgeführt.

Herunterladen von Begleitdokumenten

Wenn Sie Globaler Administrator oder App Administrator sind, können Sie Begleitdokumente für alle Dokumente herunterladen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie Begleitdokumente für Dokumente herunterladen, die Sie übermittelt haben.

So laden Sie Begleitdokumente herunter:

1. Klicken Sie auf Dokumente und wählen Sie auf der linken Seite eine Lösung aus, um die Dokumente für diese Lösung anzuzeigen.
2. Suchen Sie nun das Dokument, für das Sie Begleitdokumente herunterladen möchten.
3. Klicken Sie in der Spalte Begleitdokumente auf die Dateinamen. Das Fenster „Begleitdokumente“ wird angezeigt, in dem jede Datei, die mit einem Prozess verknüpft ist, aufgelistet ist.
4. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol , das der Datei entspricht, und klicken Sie auf das Symbol zum Herunterladen. Eine Nachricht zur Bestätigung, dass die Datei heruntergeladen wurde, wird angezeigt.

Dokumente – Statusbeschreibungen

Formulare – Statusbeschreibungen

Für Formulare wird der Status aus dem Workflow-Design abgeleitet.

In Excel öffnen

Sie können die Excel-Dokumente direkt im Studio Excel Add-In öffnen. Das Studio Add-In wird mit den Informationen des auf diesem Rechner zuletzt angemeldeten Benutzers angemeldet.

Wenn Sie eingeloggt sind und eine Aufgabe für eine bestimmte Datei haben, können Sie diese Aufgabe nach dem Öffnen der Datei in Excel erledigen.

Wenn Sie Globaler Administrator oder App Administrator sind, können Sie alle Dokumente in Excel öffnen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie Dokumente öffnen, die Sie in Excel übermittelt haben.

Zum Öffnen von Excel-Tabellen in Excel:

1. Klicken Sie auf Dokumente und wählen Sie auf der linken Seite eine Lösung aus, um die Liste der Dokumente für diese Lösung anzuzeigen.
2. Suchen Sie nun das Dokument, das Sie in Excel öffnen möchten.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen neben diesem Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche In Excel öffnen. Die Excel-Tabelle wird mit der Excel-Anwendung auf Ihrem System geöffnet.

Herunterladen einer Kopie einer Excel-Datei

Wenn Sie Globaler Administrator oder App Administrator sind, können Sie Kopien aller Dokumente herunterladen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie Kopien der Dokumente herunterladen, die Sie übermittelt haben.

So laden Sie Kopien herunter:

1. Klicken Sie auf Dokumente und wählen Sie auf der linken Seite eine Lösung aus, um die Liste der Dokumente für diese Lösung anzuzeigen.
2. Suchen Sie nun das Dokument, das Sie herunterladen möchten.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen für dieses Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopie herunterladen. Die Excel-Datei wird auf Ihr System heruntergeladen.

Den Prozessverlauf anzeigen

Wenn Sie Globaler Administrator oder App Administrator sind, können Sie den Prozessverlauf für alle Dokumente anzeigen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie den Prozessverlauf für Dokumente einsehen, die Sie übermittelt haben.

Um den Prozessverlauf anzuzeigen:

1. Klicken Sie auf Dokumente und wählen Sie eine Lösung im linken Bereich aus. Dadurch werden alle Dokumente für diese Lösung aufgelistet.
2. Suchen Sie nun das Dokument, für das Sie den Prozessverlauf anzeigen möchten.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für dieses Dokument, und klicken Sie auf den Prozessverlauf, um das Fenster „Prozessverlauf“ zu öffnen.
4. Klicken Sie auf das Symbol , um Details zu jedem Arbeitsauftrag bzw. jeder Aufgabe im Workflow zu sehen.

Das Fenster Prozessverlauf enthält folgende Informationen:

• Name und Status des Workflows
• Zeitpunkt der Erstellung des Workflows/verstrichene Zeit seit Prozessstart
• Kommentare
• Details zu jedem Arbeitsauftrag:
  • Zugewiesener
  • Aufgabenname
  • Datum des Arbeitsauftrags
  • Datum überprüfen
  • Fälligkeits-/Abschlussdatum
  • Kommentare
  • Status

Metadaten als Excel herunterladen

So laden Sie Metadaten von Dokumenten in Excel herunter:

1. Klicken Sie auf Dokumente.

2. Wählen Sie im linken Bereich eine Lösung aus. Dokumente für die ausgewählte Lösung werden aufgelistet.

3. Klicken Sie auf Als Excel herunterladen, um Metadaten der Dokumente herunterzuladen.

4. Sie können Metadaten von gefilterten Dokumenten herunterladen. Verwenden Sie für diese Filterdokumente das Spaltenmenü, und klicken dann auf Als Excel herunterladen.

Versionsverlauf

Wenn Sie Globaler Administrator oder App Administrator sind, können Sie den Versionsverlauf für alle Lösungen einsehen. Und wenn Sie der Urheber oder Übermittler eines Dokuments sind, können Sie den Versionsverlauf für Dokumente einsehen, die Sie übermittelt haben.

So zeigen Sie den Versionsverlauf an:

1. Klicken Sie auf Dokumente und wählen Sie eine Lösung im linken Bereich aus. Dokumente für diese Lösung werden aufgelistet.
2. Suchen Sie nun das Dokument, für das Sie den Versionsverlauf anzeigen möchten.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen für dieses Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche Versionsverlauf. Dadurch wird das Fenster „Versionsverlauf“ geöffnet, welches das Folgende enthält:
   • Versionsnummer
   • Titel
   • Geändert von und Änderungsdatum
   • Erstellt von und Erstellungsdatum
   • Unterstützende Dateien
4. Klicken Sie auf das Symbol , um die Details für jede Versionsnummer zu sehen. Die Einzelheiten der einzelnen Versionen können, soweit zutreffend, folgende Angaben enthalten:
   • Beschreibung
   • Status
   • Lösungsname
   • Lösungsversion
   • Daten- prüfungsprozess
   • AutoRun
   • Systemveröffentlichung
   • Name der SAO-Verbindung
   • Gesamtzeilen
   • Fehlerzeilen
   • Gesperrt
   • Gesperrt von
   • Formular-XML (Sie müssen über die Rolle „Lösungsentwickler“ verfügen, um das Formular-XML anzeigen zu können)
   Anmerkung:

   Die Funktion Formular-XML ermöglicht es Lösungsentwicklern, Formular-XML anzuzeigen und herunterzuladen (dies unterstützt die Behebung von Problemen mit Formularen).