E-Mail-Vorlagen - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - Latest

Benutzerhandbuch zu Automate Evolve

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Studio Manager
Automate > Automate Evolve
Version
Latest
Language
Deutsch
Product name
Automate Evolve
Title
Benutzerhandbuch zu Automate Evolve
Copyright
2024
First publish date
2018
ft:lastEdition
2024-05-23
ft:lastPublication
2024-05-23T16:24:42.750458

Sie können standardisierte E-Mails für den automatisierten Versand erstellen. Diese E-Mails können zum Beispiel eine Aufgabe zuweisen oder darüber informieren, dass ein Benutzer erfolgreich hinzugefügt wurde. Es sind vordefinierte E-Mail-Vorlagen verfügbar, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.

E-Mail-Vorlagen, die auf Anwendungsebene erstellt wurden, können verwaltet werden, und ihre Verwendung ist auf innerhalb einer App beschränkt. Für die Verwendung innerhalb verschiedener Anwendungen müssen sie neu erstellt werden.   

Nur der Globale Administrator kann E-Mail-Vorlagen auf globaler Ebene anzeigen und verwalten.

Zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen können Sie eine der folgenden Sprachen wählen:

  • Englisch
  • Deutsch
  • Spanisch
  • Französisch

Sie können die folgenden Aktionen in Bezug auf E-Mail-Vorlagen durchführen:

Allgemeine Richtlinien

Wenn ein Lösungsdesigner einen Vorlagennamen in der Eigenschaft „Nachricht“ definiert hat, bedeutet dies, dass der Designer eine E-Mail über die E-Mail-Vorlage versenden möchte. Sowohl der Text als auch der Betreff der E-Mail werden auch dann aus einer E-Mail-Vorlage abgerufen, wenn der Betreff leer ist und der Textkörper keinen Text enthält. Es gibt kein Ausweichen auf den Konfigurationsschlüssel oder die Eigenschaft, d. h., wenn es keine E-Mail-Vorlage mit dem angegebenen Namen gibt, wird die E-Mail nicht mit den Werten des Konfigurationsschlüssels gesendet.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage in der Eigenschaft „Nachricht“ oder im Schlüssel verwenden möchten, fügen Sie $EmailTemplate. hinzu, gefolgt vom Namen der E-Mail-Vorlage. Beispiel: $EmailTemplate.AssignmentMessage

Die E-Mail-Vorlage wird entsprechend der Sprache des Benutzers versandt. Wenn die Vorlage in dieser Sprache nicht definiert ist, oder wenn die E-Mail-Vorlage mit diesem Namen nicht existiert, wird eine Fehler-E-Mail gesendet.

  • Der Fallbackmechanismus für E-Mails ist wie folgt:

    1. Name der E-Mail-Vorlage in der Eigenschaft Nachricht: Wenn eine E-Mail-Vorlage mit diesem Namen nicht im System definiert wurde, wird eine Fehlermeldung an den Benutzer geschickt. Der Inhalt der E-Mail wird in diesem Fall nicht aus den Administrator-Konfigurationsoptionen ausgewählt.
    2. Die Eigenschaft Nachricht ist leer: Ausweichen auf Konfigurationsschlüssel. Benutzer können auch einen Namen für eine E-Mail-Vorlage im Konfigurationsschlüssel hinzufügen. In diesem Fall wird die E-Mail von einer E-Mail-Vorlage gesendet.
    3. Wenn Eigenschaft, Konfigurationsschlüssel und E-Mail-Vorlage jeweils leer sind: Es wird eine Fehler-E-Mail gesendet.

Wenn die Eigenschaft „Nachricht“ Text enthält oder leer ist, hat das Hinzufügen einer „E-Mail-Vorlage“ zur Eigenschaft „Betreff“ keine Auswirkungen, und der in der Eigenschaft „Betreff“ vorhandene Text wird wie ein tatsächlicher Betreff behandelt. Das heißt, es wird keine E-Mail aus der im Betreff definierten E-Mail-Vorlage ausgewählt. E-Mail-Vorlagen werden immer aus der Eigenschaft „Nachricht“ oder dem Konfigurationsschlüssel Nachricht/Textkörper ausgewählt.

Namen von E-Mail-Vorlagen werden standardmäßig in der Eigenschaft „Nachricht“ angezeigt. Die Eigenschaft „Betreff“ ist standardmäßig leer, da sowohl der Textkörper als auch der Betreff aus der E-Mail-Vorlage abgerufen werden.

Anzeigen vorhandener E-Mail-Vorlagen

So zeigen Sie alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen an:

  1. Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine App und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
  2. Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
  3. Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste oben rechts in der Tabelle aus. Alle für diese Sprache verfügbaren E-Mail-Vorlagen erscheinen tabellarisch auf der Seite. Sie können Folgendes einsehen:

    • Name: Klassifizierung der E-Mail
    • Betreff: E-Mail-Betreff
    • Typ: Benutzerdefiniert oder Systemdefiniert
      • Benutzerdefiniert Sie können diese Vorlagen neu erstellen, bearbeiten und löschen.
      • Systemdefiniert Diese Vorlagen werden standardmäßig erstellt. Sie können sie bearbeiten, aber Sie können sie nicht erstellen oder löschen.
        Anmerkung:

        Standardmäßig werden die E-Mails in der Sprache aufgelistet, die als Sprachumgebung des Benutzers festgelegt ist.

Hinzufügen von E-Mail-Vorlagen

Anmerkung:

Hinweis: Um sicherzustellen, dass Sie Daten im richtigen Format erhalten, fügen Sie Tags wie {{mailRef}} oder {{History}} hinzu.

  • Globale Administratoren können jetzt die Reihenfolge der Informationen, die Sie im Textbereich einer E-Mail-Vorlage einfügen, aktualisieren. Sie können auch die Reihenfolge der gesamten Elemente innerhalb jeder Vorlage steuern; Elemente wie der Prozessverlauf oder Links zu einer Genehmigungsaufgabe.

  • Namen von E-Mail-Vorlagen können nicht lokalisiert werden. Benennen Sie die Vorlagen daher so, dass sie von Personen mit anderen Sprachen verstanden werden können.

So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine App und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
  2. Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
  3. Klicken Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen auf Hinzufügen. Die Seite E-Mail-Vorlage hinzufügen wird angezeigt.
  4. Geben Sie die Details für die folgenden Felder ein:

    • Name – Klassifizierung der E-Mail. Zum Beispiel: Benutzerrolle geändert
    • Sprache – Die Sprache, in der Sie die Vorlage erstellen möchten
    • Menübandtyp – Einer der drei unten aufgeführten Menübandtypen, der im E-Mail-Text angezeigt werden soll
      1. Benachrichtigung – Blaues Menüband ohne Schaltflächen
      2. Aufgabe – Blaues Menüband mit der Schaltfläche „Aufgabe öffnen“
      3. Fehler – Rotes Menüband ohne Schaltflächen
    • Menübandtext – Der Text, der auf dem Menüband in der E-Mail angezeigt werden soll
    • Betreff – Der Betreff der zu versendenden E-Mail
    • Benachrichtigung – Der Text, der im Benachrichtigungsbereich der Startseite angezeigt werden soll
    • Text – Im Textfeld können Sie Ihren E-Mail-Text eingeben. Es stehen Standard-HTML-Bearbeitungsoptionen zur Verfügung, um das Erscheinungsbild Ihrer Nachricht anzupassen. Sie können zum Beispiel die Schriftart und Schriftgröße auswählen.
      Anmerkung:

      Sie können Sprachen aus der Dropdown-Liste des Feldes „Sprache“ auswählen, um sprachspezifische Versionen zu erstellen. Nachdem Sie die E-Mail-Vorlage gespeichert haben, können Sie Ihren angepassten und lokalisierten Text in jeder der verschiedenen Sprachen anzeigen.

  5. Klicken Sie auf Absenden. Eine Nachricht informiert Sie darüber, dass die E-Mail-Vorlage erfolgreich gespeichert wurde. Die Vorlage ist auch auf der Seite „E-Mail-Vorlagen“ aufgelistet.

Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen

So bearbeiten Sie eine E-Mail-Vorlage:

  1. Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine App und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
  2. Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
  3. Wählen Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen eine E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Die Seite E-Mail-Vorlage aktualisieren wird angezeigt.
  4. Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste Sprache aus.
  5. Ändern Sie die Details in den folgenden Feldern je nach Bedarf:

    • Menübandtyp
    • Menübandtext
    • Betreff
    • Benachrichtigung
    • Text (Sie können jetzt die Reihenfolge der Informationen im Textbereich einer E-Mail-Vorlage ändern.)
  6. Klicken Sie auf Absenden. Eine Nachricht informiert Sie darüber, dass die E-Mail-Vorlage erfolgreich aktualisiert wurde.

Exportieren einer E-Mail-Vorlage

So exportieren Sie eine E-Mail-Vorlage:

  1. Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine App und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
  2. Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Vorlage, die Sie exportieren möchten.
  4. Klicken Sie auf Exportieren. Eine E-Mail-Vorlage wird im ZIP-Dateiformat in Ihren Standardordner für Downloads exportiert.

Importieren einer E-Mail-Vorlage

So importieren Sie eine E-Mail-Vorlage:

Anmerkung:

Sie müssen zuerst die Vorlage aus der anderen App in Evolve exportieren.

  1. Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine App und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
  2. Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
  3. Klicken Sie auf Importieren.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien auswählen. Suchen Sie nach der Vorlage, die Sie importieren möchten, und wählen Sie diese aus.
  5. Klicken Sie auf Öffnen.
  6. Importoption verfügbar:
    • Vorhandene E-Mail-Vorlagen überschreiben – Wählen Sie diese Option aus, um die vorhandenen Vorlagen zu aktualisieren, falls sie bereits in der App vorhanden sind.
  7. Klicken Sie auf Absenden. Eine E-Mail-Vorlage wurde erfolgreich importiert.

Löschen von E-Mail-Vorlagen

So löschen Sie eine E-Mail-Vorlage:

  1. Klicken Sie auf das Menü Anwendungen, wählen Sie eine App und klicken Sie dann auf das Symbol unter den Aktionen.
  2. Klicken Sie auf die Option Konfigurationen und dann oben auf die Registerkarte E-Mail-Vorlagen.
  3. Wählen Sie auf der Seite E-Mail-Vorlagen eine E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie dann auf Löschen. Sie werden aufgefordert, das Löschen zu bestätigen.
    Anmerkung:

    Nur benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können gelöscht werden. Benutzer/Administratoren können systemdefinierte E-Mail-Vorlagen nicht löschen.

  4. Klicken Sie auf Ja. Eine Nachricht informiert Sie darüber, dass die E-Mail-Vorlage erfolgreich gelöscht wurde.