Archivierung - Automate_Evolve - Automate_Studio_Manager - Latest

Benutzerhandbuch zu Automate Evolve

Product type
Software
Portfolio
Integrate
Product family
Product
Automate > Automate Evolve
Automate > Automate Studio Manager
Version
Latest
Language
Deutsch
Product name
Automate Evolve
Title
Benutzerhandbuch zu Automate Evolve
Copyright
2024
First publish date
2018
ft:lastEdition
2024-05-23
ft:lastPublication
2024-05-23T16:24:42.750458

Globale Administratoren finden auf der Seite „Archivierung“ Details zu Archivierungsaufträgen, die im System eingerichtet wurden. Die verwandten Dokumente können aus einem der folgenden Bibliothek-Typen stammen: Formularlösung, Excel-Lösung oder Transaction/Query. Ab Version 24.0 können die SAP-API-Dokumente ebenfalls archiviert werden.

Globale Administratoren haben Zugriff auf alle Anwendungen und können Archivierungsaufträge für alle Anwendungen planen, während App Administratoren Archivierungsaufträge nur für Anwendungen planen können, bei denen sie Administrator sind. Beide können auf der Seite Kalender – BenutzerApp Administrator Archivierungsaufträge bearbeiten und/oder löschen. Weitere Informationen zum Planen von Aufträgen finden Sie auf der Seite Kalender – BenutzerApp Administrator.

Archivierte Daten verwalten (gilt für Version 24.0 und höher)

  • Wählen Sie die Datenbank aus und klicken Sie auf Archivdaten verschieben, um bereits archivierte Daten zu verschieben und den Prozess einzuplanen. So können archivierte Daten in eine separate Datenbank verschoben werden, wodurch die Systemleistung verbessert wird und eine bessere Verwaltung der Verlaufsdaten ermöglicht wird.
  • Wählen Sie Server- und Datenbankoptionen aus, die empfehlen, eine andere Datenbank von Evolve auszuwählen.
Anmerkung:
  • Archivierungsaufträge können nicht über die Administrator App geplant werden.
  • Wir empfehlen, Archivierungsaufträge so einzuplanen, dass sie außerhalb der Spitzenzeiten ausgeführt werden.
  • Referenzdaten-Listen werden niemals archiviert, auch wenn ein Workflow auf sie angewendet wurde.
  • Gefilterte Daten herunterladen: Herunterladen bestimmter Datensätze von Evolve zur einfacheren Datenanalyse.

In Evolve umfasst der Archivierungsprozess die Archivierung aller innerhalb der angegebenen Zeit ausgefüllten Formulare. Zum Archivieren von Formularen wird ein Snapshot der Ansicht Prozess-Abgeschlossen-Formular als Anhang hinzugefügt. Die Erstellung dieses Snapshots hängt direkt von der Anzahl der Felder, Dropdownlisten und Formularelementen oder -Steuerelementen auf dem Formular ab (als Beispiele). Diese Ansicht muss (in Bezug auf Daten) so überschaubar wie möglich sein. Um sicherzustellen, dass der Archivierungsprozess reibungslos abläuft und den Anwendungsserver nicht zusätzlich belastet wird, empfehlen wir für die Ansicht Prozess-Abgeschlossen-Formular Folgendes:

  1. Fügen Sie nicht mehr als 25 Textfelder in die Formularansicht ein.

  2. Konvertieren Sie die Dropdownfelder in Textfelder.

  3. Schließen Sie den Prozessverlauf oder die Zuweisungssteuerung nicht in die Formularansicht ein.

All diese Informationen sind im archivierten Formular als XML verfügbar.

Nachfolgend finden Sie die für jeden Bibliothekstyp archivierten Details:

Dokumente aus Bibliothekstyp Archivierte Informationen

Bibliotheken des Typs Formularlösung

Prozessverlauf, Versionsverwaltung, Begleitdokumente (Anhänge) und die Prozess-Abgeschlossen-Ansicht

Bibliotheken des Typs Excel-Lösung

Bibliotheken des Typs Transaction oder Query

Prozessverlauf, Versionsverwaltung, Begleitdokumente und jede Version des Dokuments (eine Datendatei).

Dokumente, deren Abschlussdatum vor der Gültigkeitsdauer des Archivierungsauftrags liegt (zum Beispiel: 30 Tage), werden archiviert. Die Gültigkeitsdauer wird ab dem Abschlussdatum des Prozesses berechnet. Dies gilt nicht für ältere Prozesse, die noch nicht abgeschlossen sind.

Globale Administratoren können die folgenden Archivdaten auf der Seite „Archivierung“ der Administrator App einsehen:

  • Dokumentname – Name des Dokuments
  • Bibliothekstyp – Typ der Bibliothek, an die das Dokument übermittelt wurde
  • Anwendungsname – Name der Anwendung, aus der das Dokument archiviert wurde
  • Bibliotheksname – Name der Bibliothek, an die das Dokument übermittelt wurde
  • Lösungsname – Name der Lösung, zu dem das Dokument gehört
  • Erstellungsdatum – Datum, an dem das Dokument übermittelt/erstellt wurde
  • Aktionen – Aktionen, die für das Dokument unterstützt werden: Kopie herunterladen, Prozessverlauf anzeigen, Versionsverlauf anzeigen, Begleitdokumente (Anhänge) anzeigen

Auftrag zur Archivierung von Daten

  1. Beim Auftrag zur Archivierung von Daten werden die Dokumente Formularlösung/Excel-Lösung/Transaction (OOB)/Query (OOB) archiviert, deren Prozesse abgeschlossen sind. Der Auftrag zur Archivierung von Daten ist anwendungsspezifisch. Daher müssen wir den Archivierungsauftrag für alle Anwendungen mit diesen Lösungen planen. Beim Archivierungsauftrag werden das Dokument und die Prozesse nicht archiviert, wenn der übergeordnete Prozess oder die untergeordneten Prozesse nicht abgeschlossen sind.

  2. Damit das Evolve System intakt bleibt, empfehlen wir, es ihren Anforderungen entsprechend manuell zu planen. Alternativ kann es auf Wiederholungsbasis so geplant werden, dass es außerhalb der Geschäftszeiten mit der Option „Gültigkeitsdauer“ gemäß ihren Geschäftsanforderungen ausgeführt wird. Dokumente, deren Abschlussdatum vor der Gültigkeitsdauer des Archivierungsauftrags liegt (zum Beispiel: 30 Tage), werden archiviert. Die Gültigkeitsdauer wird ab dem Abschlussdatum des Prozesses berechnet. Dies gilt nicht für ältere Prozesse, die noch nicht abgeschlossen sind.

  3. Ein einzelner Auftrag zur Archivierung von Daten wird standardmäßig 120 Minuten lang ausgeführt. Falls ein Kunde einen Auftrag zur Archivierung von Daten über das Wochenende für mehr als 2 Stunden (außerhalb der Geschäftszeiten) ausführen möchte, kann die Standarddauer auf der Evolve Site geändert werden. Alternativ können auch mehrere Archivierungsaufträge mit einem Abstand von 2 Stunden geplant werden. Je nach Auslastung kann dieser Auftrag wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich geplant werden.

    Die Schritte zum Ändern der Standarddauer des Auftrags:

    1. Öffnen Sie über den globalen Administrator die Evolve Site und anschließend die Administrator App.

    2. Navigieren Sie zur Seite System, und klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.

    3. Klicken Sie auf Hinzufügen, und geben Sie folgende Werte ein:

      1. Kategorie – System

      2. Konfigurationsschlüssel – ArchiveDataJobMaxDuration

      3. Konfigurationswert – Einzustellende Dauer (in Minuten)

Anmerkung:

Mehrere Aufträge

  • Falls in einer App mehrere Archivierungsaufträge eingerichtet werden müssen, müssen die Parameterwerte für sämtliche Aufträge den gleichen Wert aufweisen.

  • Wenn Sie solche Aufträge aktualisieren, sollte dies für alle Archivierungsaufträge innerhalb dieser App erfolgen.

  • Wenn mehrere Archivierungsaufträge mit unterschiedlichen Parameterwerten wie TimeToLive in einem Auftrag auf 10 Tage und in einem anderen Auftrag auf 20 Tage festgelegt wären, würde dies zu Verwaltungs- oder Nachverfolgungsproblemen führen. Denn am Ende beider Aufträge werden sämtliche Daten vor Ablauf von 10 Tagen archiviert.

  1. In Evolve umfasst der Archivierungsprozess die Archivierung aller innerhalb der angegebenen Zeit ausgefüllten Formulare. Zum Archivieren von Formularen wird ein Snapshot der Ansicht Prozess-Abgeschlossen-Formular als Anhang hinzugefügt. Die Erstellung dieses Snapshots hängt direkt von der Anzahl der Felder, Dropdownlisten und Formularelementen oder -Steuerelementen auf dem Formular ab (als Beispiele). Diese Ansicht muss (in Bezug auf Daten) so überschaubar wie möglich sein. Zur Sicherstellung, dass der Archivierungsprozess reibungslos abläuft und der Anwendungsserver nicht belastet wird, empfehlen wir die Ansicht Prozess-Abgeschlossen-Formular sowie Folgendes für die Ansicht Prozess-Abgeschlossen-Formular. Falls kein Snapshot erforderlich ist, kann der Administrator andernfalls die Option „Formularbild überspringen“ verwenden, während er einen Auftrag zur Archivierung von Daten plant.

    1. Fügen Sie nicht mehr als 25 Textfelder in die Formularansicht ein.

    2. Konvertieren Sie die Dropdownfelder in Textfelder.

    3. Schließen Sie den Prozessverlauf oder die Zuweisungssteuerung nicht in die Formularansicht ein.

  2. Da der Server-Neustart standardmäßig täglich auf 00:40 Uhr (Serverzeit) festgelegt ist, wird empfohlen, den Auftrag zur Archivierung von Daten entweder 3–5 Stunden vor diesem Server-Neustart oder 10–15 Minuten nach dem Server-Neustart zu planen.

  3. Es wird empfohlen, die Prüfung/Überwachung des Archivierungsauftrags hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass diese Aufträge ausgeführt werden und sich nicht im Fehlerzustand befinden. Sie können diese Prüfung auch in der regulären Evolve Wartungsübung hinzufügen.

Systemaufträge bereinigen

Damit sämtliche Hintergrundaufträge weiterhin fehlerfrei ausgeführt werden, empfehlen wir, die abgeschlossenen Hintergrundaufträge zu löschen, um die Infrastruktur der Systemaufträge einfach zu halten. Standardmäßig wird der Auftrag „Systemaufträge bereinigen“ am 10. jedes Monats (3:30 Uhr Serverzeit) ausgeführt. Abhängig von der Auslastung können wir die Wiederholung dieses Auftrags in „Wöchentlich“ oder „Zweiwöchentlich“ ändern, um sicherzustellen, dass das System der Hintergrundaufträge in einem fehlerfreien Zustand ist. Wir empfehlen, diesen Auftrag so zu planen, dass er außerhalb der Geschäftszeiten ausgeführt wird.

Auftrag zur Bereinigung veralteter Workflowlösungen

Wir empfehlen zudem, den Auftrag „Veraltete Workflowlösungen bereinigen“ einmal im Quartal außerhalb der Geschäftszeiten für die Produktionsumgebung auszuführen. Für Entwicklungs- und QA-Umgebungen wird empfohlen, diesen monatlich auszuführen. Dieser Auftrag löscht dauerhaft Lösungsversionen, für die kein laufender Prozess im System vorhanden ist.

Prozessdaten löschen

Ab Version 24.0 archiviert der Auftrag Archivieren die Daten, entfernt aber keine Dokumente von Evolve (Seite Dokumente). Der Benutzer muss PurgeProcessData aus dem Kalender einplanen, um archivierte Dokumente aus Evolve zu entfernen/zu bereinigen (Seite Dokumente).