グローバル管理者は、システムに設定されているアーカイブ ジョブの詳細について、[アーカイブ] ページを参照してください。関連するドキュメントは、次のライブラリ タイプのいずれかからのものである可能性があります: フォーム ソリューション、Excel ソリューション、または Transaction、および Query。
アプリ管理者は、彼らが管理者であるアプリのみのアーカイブ ジョブをスケジュールすることができる一方、グローバル管理者は、すべてのアプリにアクセスでき、すべての アプリのためのアーカイブ ジョブをスケジュールすることができます。両者はユーザー アプリの管理カレンダー ページからアーカイブ ジョブを編集および/または削除できます。ジョブのスケジュール方法の詳細については、 ユーザー アプリの管理カレンダー ページを参照してください。
注: アーカイブ ジョブは、管理アプリからスケジュールすることはできません。
アーカイブ ジョブを営業時間外に実行するようにスケジュールすることをお勧めします。
ワークフローが適用されている場合でも、参照データリストがアーカイブされることはありません。
注: Evolve では、アーカイブ プロセスには、指定された時間内に完了したすべてのフォームのアーカイブが含まれます。フォームをアーカイブするために、 プロセス完了済フォーム ビューのスナップショットが添付ファイルとして追加されます。このスナップショットの作成は、フォーム上のフィールド、ドロップダウン、およびフォーム要素またはコントロール (たとえば) の数に直接依存します。このビューは、(データの観点から) 可能な限り軽量である必要があります。アーカイブ プロセスがスムーズに実行され、アプリケーション サーバーに追加の負荷がかからないようにするために、[ プロセス完了済フォーム] ビューには次のことをお勧めします。
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フォーム ビューに含めるテキスト ボックスは 25 個以下にします。
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ドロップダウン フィールドをテキスト ボックスに変換します。
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フォーム ビューにプロセス履歴または割り当て制御を含めないでください。
この情報はすべて、アーカイブされたフォーム内で XML として利用できます。
各タイプのライブラリについてアーカイブされた詳細については、以下を参照してください。
ライブラリ タイプからのドキュメント | アーカイブされた情報 |
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フォーム ソリューション タイプ ライブラリ |
プロセス履歴、バージョン履歴、サポート ドキュメント (添付ファイル)、および プロセス完了済ビュー |
Excel ソリューション タイプ ライブラリ Transaction または Query タイプのライブラリ |
プロセス履歴、バージョン履歴、サポート ドキュメント、およびドキュメントの各バージョン (データ ファイル)。 |
完了日がアーカイブ ジョブの 存続時間の値 (例: 30 日) より前のドキュメントはアーカイブされます。存続時間の計算は、プロセスの完了日が起点です。これは、まだ完了していない古いプロセスには適用されません。
グローバル管理者は、管理アプリのアーカイブ ページで次のアーカイブ データを表示できます。
- ドキュメント名 - ドキュメントの名前
- ライブラリ タイプ - ドキュメントが送信されたライブラリのタイプ
- アプリ名 - ドキュメントのアーカイブ元のアプリの名前
- ライブラリ名 - ドキュメントが送信されたライブラリの名前
- ソリューション名 - ドキュメントが属するソリューションの名前
- 作成日 - ドキュメントが送信/作成された日付
- アクション - ドキュメントに対しサポートされているアクション: コピーのダウンロード、プロセス履歴の表示、バージョン履歴の表示、サポート ドキュメント (添付ファイル) の表示
データ ジョブをアーカイブ
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アーカイブ データ ジョブは、プロセスが完了したフォーム ソリューション/Excel ソリューション/トランザクション (OOB)/クエリ (OOB) をアーカイブします。アーカイブ データ ジョブはアプリ固有であるため、これらのソリューションを持つすべてのアプリに対してアーカイブ ジョブをスケジュールする必要があります。親プロセスまたは子プロセスが完了していない場合、アーカイブ ジョブはドキュメントとプロセスをアーカイブしません。
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Evolve システムを健全な状態に保つために、要件に従って手動でスケジュールを設定することをお勧めします。または、ビジネス要件に従って [TTL (存続期間)] オプションを使用して時間外に定期的に実行するようにスケジュールすることもできます。完了日がアーカイブ ジョブの 存続時間の値 (例: 30 日) より前のドキュメントはアーカイブされます。存続時間の計算は、プロセスの完了日が起点です。これは、まだ完了していない古いプロセスには適用されません。
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デフォルトでは、1 つのアーカイブ データ ジョブが 120 分間実行されます。お客様が週末に 2 時間以上 (営業時間外) アーカイブ データ ジョブを実行したい場合は、デフォルトの期間を Evolve サイトから変更するか、複数のアーカイブ ジョブを 2 時間間隔でスケジュールすることができます。負荷に応じて、このジョブは毎週、隔週、または毎月スケジュールできます。
ジョブのデフォルト期間を変更する手順:
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グローバル管理者ユーザーから Evolve サイトを開き、 管理 アプリを開きます
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[システム] ページに移動し、[詳細設定] をクリックします。
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[追加] をクリックして、次の値を指定します。
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カテゴリ – システム
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構成キー – ArchiveDataJobMaxDuration
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構成値 - 設定する期間 (分単位)
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複数のジョブ
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アプリ内で複数のアーカイブ ジョブをセットアップする必要がある場合は、すべてのジョブのパラメータ値が同じである必要があります。
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このようなジョブを更新する場合は、そのアプリ内のすべてのアーカイブ ジョブに対して行う必要があります。
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[存続時間 (TTL)] が 1 つのジョブで 10 日に設定され、別のジョブで 20 日に設定されるなど、異なるパラメータ値を持つ複数のアーカイブ ジョブは、管理または追跡の問題の原因となる可能性があります。両方のジョブが終了すると、10 日より前のすべてのデータがアーカイブされます。
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Evolve では、アーカイブ プロセスには、指定された時間内に完了したすべてのフォームのアーカイブが含まれます。フォームをアーカイブするために、 プロセス完了済フォーム ビューのスナップショットが添付ファイルとして追加されます。このスナップショットの作成は、フォーム上のフィールド、ドロップダウン、およびフォーム要素またはコントロール (たとえば) の数に直接依存します。このビューは、(データの観点から) 可能な限り軽量である必要があります。アーカイブ プロセスがスムーズに実行され、アプリケーション サーバーに追加の負荷がかからないようにするために、別の [プロセス完了済フォーム] ビューを持ち、[プロセス完了済フォーム] ビューについては次のことをお勧めします。それ以外の場合、スナップショットが必要ない場合、管理者はアーカイブ データ ジョブをスケジュールする際に [フォーム イメージをスキップ] オプションを使用できます。
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フォーム ビューに含めるテキスト ボックスは 25 個以下にします。
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ドロップダウン フィールドをテキスト ボックスに変換します。
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フォーム ビューにプロセス履歴または割り当て制御を含めないでください。
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デフォルトで毎日 00:40 (サーバー時間) にサーバー リサイクルがあるため、このサーバー リサイクル時間の 3~5 時間前、またはサーバー リサイクルが発生した後の 10~15 分間にアーカイブ データ ジョブをスケジュールすることをお勧めします。
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アーカイブ ジョブにチェックを追加/監視して、これらのジョブが実行され、エラー状態になっていないことを確認することが推奨されます。または通常の Evolve メンテナンス作業にこのチェックを追加することができます。
システム ジョブを消去
すべてのバックグラウンド ジョブの実行を正常に保つために、完了したバックグラウンド ジョブを消去して、システム ジョブがインフラにかける負荷を軽減することをお勧めします。デフォルトでは、「システム ジョブを消去」ジョブは毎月 10 日 (サーバー時間の午前 3 時 30 分) に実行されるようにスケジュールされています。負荷に基づいて、このジョブの繰り返しを毎週または隔週に変更して、バックグラウンド ジョブ システムを正常な状態に保つことができます。このジョブは業務時間外に実行するようにスケジュールすることをお勧めします
廃止されたワークフロー ソリューション ジョブを削除する
また、実稼働環境では、四半期に 1 回、業務時間外に「廃止されたワークフロー ソリューションの削除」を実行することをお勧めします。開発および QA 環境では、毎月実行することをお勧めします。- このジョブは、システムに実行中のプロセスがないソリューションのバージョンを完全に削除します。